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sexta-feira, 29 de novembro de 2019

O que é CAPEX? O que é OPEX?

CAPEX E OPEX são dois termos compostos cada um por duas palavras em Inglês

São termos muito usados principalmente em empresas internacionais.

terça-feira, 26 de novembro de 2019

O Complexo Controle dos Materiais em Poder de Terceiros

Incrível a quantidade de empresas onde os materiais em poder de terceiros não são bem controlados.

RESPONSÁVEL
Na realidade quase sempre falta na maioria dessas empresas a designação de um responsável.

PROCESSOS

Com frequência os processos necessários ao controle eficaz dos materiais em poder de terceiros não estão bem definidos ou até mesmo inexistem. 
Por isso, logo após a designação de um responsável os processos principais que envolvam esse grupo devem ser formalizados.

REPORTE CORRETO

Uma vez designado o responsável e formalizados os processos deve-se assegurar os registros corretos no sistema. 
Registros corretos implicam em ter o saldo físico em poder de terceiros 100% correto e batendo com o saldo virtual registrado.

DEPÓSITO VIRTUAL

Fazem muita confusão sobre a forma correta de controlar e registrar os materiais em poder de terceiros. Muitos chegam a dar baixa dos materiais enviados a terceiros e controlam à parte esses itens.

O que recomendo e que criem um depósito virtual para materiais em poder de terceiros. 

E ao registrar as notas de envio a terceiros faça a transferência de depósitos onde os materiais enviados sairão de algum local do estoque interno da empresa e entrarão no Depósito Terceiros.

Um bom truque para ajudar no controle de terceiros e que cada terceiro tenha uma posição de estoque no Depósito Terceiros. Gosto de criar um local para cada terceiro com o próprio nome da empresa. Isso facilitará o controle e será de grande ajuda.

CONFERÊNCIA NOTA A NOTA

Existe um prazo legal para materiais permanecerem com terceiros. Consulte a legislação aplicável e fale com o seu contador.

Os envios e recebimentos de materiais para terceiros precisam ser conferidos nota a nota, nas saídas e nos retornos.

Conferencia Mensal

As empresas ao contratarem terceiros podem definir por contrato a obrigação dos terceiros informarem todo final de mês os saldos de materiais que estiver em poder deles. 
Desta forma, poderá ser efetuada um reconciliação e confirmação dos materiais que estiverem com eles.

Inventários

Inventários periódicos devem ser efetuados de  forma a garantir que os números reportados estejam corretos. 
Também é recomendável deixar definido por contrato, que a qualquer momento poderá ser solicitado a elaboração de inventário no site do terceiro.

Quebras e perdas de produção.

Em algumas terceirizações poderá ser gerada alguma quebra ou perda de produção. 
No caso, a porcentagem máxima de perda aceitável poderá também ser definida por contrato e o que exceder o nível aprovado, o terceiro deverá indenizar.

Circularizações

Circularização consiste em enviar uma relação ao terceiro para que ele confirme se está em poder do material. Enviar uma posição mensalmente ou pelo menos trimestralmente ao terceiro que deverá confirmar os montantes é uma outra prática que irá ajudar.


POSIÇÃO MENSAL

A posição mensal dos estoques em poder de terceiros deverá fazer parte do MODELO 7  e Bloco K que são informação informada aos orgãos do Governo. Isso é mais uma razão para buscar um Controle de terceiros preciso.

RESPONSABILIDADE CONTÁBIL

A Responsabilidade da Contabilidade pelo correto reporte desse grupo é da Controladoria que deverá cuidar e participar da definição dos procedimentos e zelar para que os mesmos sejam cumpridos, ou seja valores e quantidades reportados no sistema deverão corresponder à realidade.

Se ainda tiver dúvida me envie um email.  arilopes@folha.com.br


Gestão Estratégica do DRE / P&L Strategic Management

Gestão Estratégica do DRE é mais a amplo e abrangente do que a Gestão de Custos, por exemplo.

Ao gerir estrategicamente o DRE você terá que focar todas as linhas relevantes de um DRE de forma a otimizar todos os seus componentes.

Esta postagem eu farei aos poucos e após alguns tempo, ainda em 2019 espero, terei completado a postagem.

De uma forma rápida a Gestão do DRE implica na Gestão estratégica de:

1- Receitas
2- Custos
3- Despesas
4- Impostos
5- Working Capital

Quando falamos de DRE estamos nos referindo ao DRE Gerencial que pode ir bem além de um DRE tradicional que é um dos Demonstrativos Financeiros gerados por uma contabilidade.

Dependendo do tipo de negócio deveremos agregar outras linhas ao DRE pois ela mostrará elementos importantes para controle e análise.

Cada item acima poderá ser desdobrar em dois ou mais itens. Por Exemplo: Temos que gerir as Receitas Brutas, as deduções das Receitas e as Receitas Líquidas. Somente este tópico poderá implicar em diversas análises e ações para otimização dos pontos abrangidos.

Se quiser eu te avisarei quando atualizar e complementar a postagem, para isso me envie um whatsapp para 11.97227.7471




Implantação de um Sistema de Custos - Por onde começar?


segunda-feira, 25 de novembro de 2019

Controladoria - Boas Práticas nos Ativos Fixos.




Gestão Contábil dos Estoques - Relatório de Consistência

Muitas áreas de Contabilidade apenas registram no Balanço os Valores dos Estoques  gerados pelo Sistema Integrado.

Na Gestão Contábil dos Estoques a análise rotineira de um Relatório de Consistência é essencial.

Na realidade a responsabilidade de uma boa Controladoria vai bem além do que o simples fato de reportar o que o sistema integrado mostra.

Boa parte dos números reportados nos Demonstrativos Financeiros carregam erros enormes e uma análise bem feita sobre os dados reportados é essencial.

Ao final desta postagem encontrem um link do artigo que escrevi sobre as Funções da Controladoria no Controle dos Estoques.

Esta postagem tem o objetivo de comentar especificamente a respeito de um relatório de consistência que deveria ser rodado e analisado mensalmente antes efetuar o fechamento contábil.

Trata-se de um relatório sobre a evolução dos Preço Médios por item de estoques cujo modelo simplificado segue abaixo:


Alguns sistemas integrados como o caso do Datasul e Protheus já possuem um relatório que mostra a evolução dos Preços Médios. Mas se não houver algo disponível é muito fácil desenvolver algo similar. 
Apesar disso, muitas empresas deixam de utilizar funcionalidades já disponíveis no sistema.

Vejam no exemplo acima, onde é identificado um item com crescimento anormal do Preço Médio.

Tive um cliente que somente 6 meses depois descobriu que o modulo dos estoques do ERP estava calculando errado os Preços Médios. 
Foi feito um retrabalho enorme para recalcular o preços médios corretos e reprocessar toda a contabilidade.

Tudo seria evitado com esse simples relatório de consistência.

Costumo recomendar um outro relatório bem parecido com esse. Na realidade, é igual com a única diferença de no lugar do preço médio constar o preço de compra.

Na postagem abaixo menciono diversas outras obrigações de uma área de Controladoria com relação ao Controle dos Estoques. O link se encontra a seguir.

FUNÇÕES DA CONTROLADORIA NOS ESTOQUES 



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sábado, 23 de novembro de 2019

Tópicos de Controladoria / parte 6 ( final)

Tópicos de Controladoria / parte 6 ( final)

Elementos de controle

O processo de controle das empresas é algo complexo, que varia em função do modelo de gestão, do ramo de negócio, disponibilidade de recursos, etc... Abaixo destacamos alguns elementos de controle:

• Sistema Integrado e outros sistemas diversos da empresa (contabilidade ,custos, orçamentos);
• Estatísticas e acompanhamento sistemático dos diversos indicadores de eficiência e eficácia através das medições contínuas;
• Processo Orçamentário
• Sistemas da Qualidade
• Normas de procedimentos;
• Auditorias e verificações periódicas;
• Estudos específicos;
• Análises do fluxo de documentação;
• Circularizações.



Segregação de Funções

A segregação de funções na área contábil consiste em que uma mesma pessoa não tenha acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido ao fato dessas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno. 29
Na empresa como um todo diversas áreas podem ser questionadas por não adotarem a devida segregação de funções. Seguem alguns exemplos:
- Função de compras X Função de armazenagem (almoxarifado )
- Função de contas a pagar X Função de caixa
- Função de vendas X Função produção

Algumas funções acabam se auto controlando, se as funções que se alto controlam forem colocadas sob a responsabilidade de uma mesma área, a empresa pode correr risco de ter uma das funções prejudicada. 
Outro exemplo podemos destacar a função de produção da função de controle de qualidade, um gerente de produção tendo sob responsabilidade a área de controle de qualidade, poderá não estar motivado a mostrar baixos índices de qualidade, assim poderiam ser reportados indicadores de qualidade irreais ou indicadores da não qualidade poderiam ser omitidos.

Pontos de Controle

Para alcançarem as metas com eficiência e eficácia as empresas precisam de controles nas mais diversas atividades. Algumas áreas apresentam alto risco e exigem um controle muito efetivo. Abaixo destacamos algumas áreas:

Controle do Caixa

Este é um item muito sensível a erros, ineficiências e fraudes, todas as transações da área devem ocorrer de acordo com os procedimentos formais que a empresa deve ter.

Controle dos Estoques

Um bom controle dos estoques é obrigatório. Um estoque mal gerenciado pode gerar perdas irreparáveis, as empresas precisam minimizar os estoques aplicando técnicas modernas, especial cuidado deve-se tomar no sentido de se reduzirem estoques sem prejudicar o nível de serviço. 

Algumas empresas adotam com filosofia e estoque zero ou o "just in time", termo que significa adquirir mercadorias apenas em tempo de consumi-las, ou seja, não se trabalha com estoques.

Toda e qualquer material estocado só deve ser entregue mediante documentação devidamente registrada no sistema de processamentos dos estoques sempre de acordo com procedimentos formais.

Empresas eficazes já não mais efetuam inventários anuais ou semestrais, assegurando alta acurácia diária através de práticas de inventário rotativo.

Controle do Contas a pagar

Os pagamentos requerem muito controle, os sistemas informatizados atualmente de constituem como elemento de controle, mas também podem representar elemento de risco para o Contas a Pagar. 

Todos os pagamentos devem ser resultados da rígida observância de procedimentos padronizados. 


Cabe à Controladoria estabelecer e / ou avaliar os procedimentos a serem observados. Cabe à Controladoria e / ou Auditoria interna e/ou externa assegurar que os procedimentos efetivamente sejam cumpridos. 

Algumas áreas são "experts" em criarem "urgências" que acabam implicando em compras ou contratações de serviços sem respeitar aos procedimentos necessários. 

Processos que resultem em pagamentos que não respeitem aos procedimentos estabelecidos são grandes oportunidades de riscos da mais variada natureza, que vão desde perdas financeiras por pagar preços elevados ou, até mesmo fraudes.

Controle dos Adiantamentos


Todo adiantamento concedido a funcionários e a terceiros em geral devem submeter-se a normas que assegurem o uso exclusivo para pagamentos da empresa, procedimentos específicos deverão assegurar que o dinheiro da empresa não seja utilizado para fins particulares de funcionários. O prazo de permanência de adiantamentos deve ser rigidamente controlado.

Controle do Contas a Receber

A maioria das empresas sofrem por parte de seus devedores algum grau de inadimplência Um maior ou menor grau de inadimplência é conseqüência direta da gestão do contas a receber, incluindo a área de concessão de crédito. 
Cabe á área de Contas a Receber manter um trabalho preciso no manejo do contas a receber, além de manter estreito contato com devedores e área comercial das empresas. 
Em casos de cobranças difíceis poder-se-á recorrer a empresas especializadas. 
A política de prazos da empresa precisa ter padrões bem definidos 
As áreas comerciais devem estar conscientizadas que a dilatação dos prazos de recebimento é algo altamente danoso ao fluxo de caixa da empresa. 
É recomendável que as áreas comerciais possuam metas não somente relacionadas a volumes e valores de vendas, mas também metas relacionadas a prazos médios de recebimento. 
O gerenciamento do custo financeiro atribuído aos prazos concedidos também pode fazer parte da gestão do Contas a Receber.

Controle do Imobilizado

Os ativos imobilizados são elementos cuja falta de controle podem acarretar perdas imensas além de configurar não cumprimento das obrigações mínimas
com relação a esse item. Desta forma, verificações periódicas incluindo o confronto físico dos ativos devem assegurar eficiência e eficácia no controle necessário.

Frequentemente verifica-se que mais e mais empresas descuidam de seus ativos fixos, destacamos alguns erros frequentes encontrados:


- Ativos desaparecidos
- Ativos alocados em centros de custos errados
- Ativos em poder de funcionários sem terem assinado termos de responsabilidade
- Ativos sem cobertura de seguro
- Etc...


É importante assegurar que todo ativo da empresa seja controlado de forma a garantir o uso dos bens exclusivamente em função dos interesses da empresa.
Todos os valores a receber que não forem liquidados nos seus vencimentos deverão ser encaminhados para as providências que devem estar previstas nas normas da empresa.




Bibliografia
1-Tung. Nguyen H.,
Controladoria Financeira das empresas
uma abordagem prática, Editora Universidade de São Paulo.
2-Kanitz, Stephen Charles
Controladoria : Teoria e estudos de casos
Editora Pioneira.
3-Figueiredo,Sandra e Caggiano, Paulo Cesar
Controladoria Teoria e Prática. 33
4- Roehl-Anderson , Janice M. e Bragg, Steven M.
Controllership, John Wiley & Sons, Inc
5-Warren, M., Reeve e Fess,
Contabilidade Gerencial, Pioneira, São Paulo
6-Nakagawa, Masayuki,
Introdução à Controladoria, Editora Atlas, São Paulo

Tópicos de Controladoria / parte 5



Tópicos de Controladoria / parte 5




Funções adicionais do Controller em pequenas empresas

Em empresas menores é comum o Controller ser responsável por diversas outras atividades, que normalmente não lhe são atribuídas em organizações de maior porte. Mesmo não tendo o Controller responsabilidade direta sobre as atividades abaixo referidas o entendimento, análise e controle dos indicadores relacionados a essas atividades são de grande importância e devem ser acompanhados pelo Controller.
Abaixo destacam-se algumas das funções adicionais do Controller em pequenas empresas:

Funções na área financeira

• Aquisição de cobertura de seguros
• Coordenação de ofertas públicas
• Relacionamento com investidores e financiadores
• Determinação de níveis de crédito
• Investimento em fundos de pensão
• Investimentos de sobras de caixa

Funções na área de recursos humanos:

• Desenvolver Plano de carreira para principais gerentes
• Manutenção de prontuário dos principais empregados
• Coordenação do plano de benefícios
• Análise e administração das faixas salarias
• Manter manual do empregado atualizado
• Administração das mudanças nos fundos de pensão
• Administração do desenvolvimento dos novos empregados
• Treinamentos
• Recrutamento e Seleção etc...

Funções na área administrativa:
• Atendimento de contactos externos em geral
• Infraestrutura e administração de equipamentos de copias e fax
• Assegurar operação adequada do sistema telefônico
• Gerenciar staff administrativo
• Plano de reposição para equipamentos desatualizados e depreciados
• Coordenação de projetos especiais envolvendo terceiros

Funções na área de tecnologia da informação:

• Back up do sistema de computadores
• Reforçar padrões de segurança dos sistemas
• Expandir sistemas de acordo com as necessidades
• Instalar novos hardwares e softwares sempre que necessário
• Manter todos os hardwares e softwares
• Operação e reparação do sistema informatizado
• Prover treinamento em sistemas para usuários


Relacionamento entre o Controller e o CFO

Em grandes empresas pode existir uma clara distinção entre as responsabilidades do Controller e do CFO, por suas vezes as empresas pequenas e medias normalmente não possuem uma ou até as duas mencionadas posições.
Cuidar e manter a linhas de crédito, gerenciamento do caixa, limites de crédito por cliente, relacionamento com investidores, plano de pensão e manutenção da política de seguros são atividades clássicas de um CFO.
A chegada de um CFO em empresas que não possuem tal cargo pode gerar algum conflito interno ou mesmo desmotivação do Controller, visto que a figura do CFO muitas vezes coordena e assumi responsabilidade direta sobre o trabalho do Controller, assim se não houver cooperação entre esses dois profissionais problemas sérios poderão ocorrer.

Funções Básicas da Controladoria segundo o Controllers Institute of America

Uma antigo pronunciamento do Controllers Institute of America detalha as principais obrigações da Controladoria conforme segue:

1-Plano Contábil da empresa (implantar e supervisionar)
2-Relatórios Financeiros (preparar e interpretar);
3-Contas e Registros (verificação continua);
4-Compilação dos Custos de Produção;
5-Compilação dos Custos de Distribuição;
6-Contagens Físicas dos Estoques (realização e custeio);
7-Assuntos referentes a Impostos (preparação, apresentação e supervisão); 26
8-Estatísticas e Relatórios para decisão administrativa (preparação e interpretação);
9-Orçamento global da empresa (preparação);
10-Seguros de todos os bens da empresa (fazer);
11-Normas-Padrão (elaborar);
12-Planos de Aquisição de Ativos ( supervisionar );
13-Decisões Financeiras tomadas pela administração (apoio e comparação de padrões com o real);
14-Contratos da empresa com terceiros ( análise e manutenção);
15-Pagamentos e cheques (aprovação e assinatura);
16-Cauções e Ações emitidas pela empresa (aplicar regulamentos);
17-Regulamento interno para atender governo (preparar e/ou aprovar);

À relação supra citada foi concebida em um período em que o ritmo das inovações não era tão acentuado e por isso sugerimos acrescer alguns tópicos à relação acima, quais sejam:

1-Sistemas computadorizados (selecionar, implantar, manter atualizado e em bom funcionamento, otimizando a integração entre os módulos);
2-Inovações Tecnológicas (providenciar para que não haja defasagem e desinformação na empresa, Exemplos: Activity Based Costing, ISO 9000, EVA. BSC, etc...


Características da função do Controller

Tung nos apresenta um breve resumo das características necessárias às funções do Controller (1).

1-Capacidade de prever problemas em geral e coletar informações necessárias para tomada de decisão;
2-Prever problemas nos departamentos e buscar elementos para solução;
3-Fornecer informações com linguagens adequadas às áreas;
4-Traduzir os fatos estatísticos em gráficos de tendências;
5-Ter olhos voltados para o futuro; 27
6-Dar informações e elaborar relatórios no momento em que forem solicitados;
7-Insistir com estudos e interpretações;
8-Posição de conselheiro e não de crítico;
9-Ser imparcial e honesto;
10-Vender idéias dando aos dados forma compreensível;
11-Compreender que suas informações nunca substituam a capacidade do executivo que as recebe.

Controladoria versus Administração Financeira

As funções da Controladoria distinguem-se das funções do administrador financeiro. Enquanto o Gerente Financeiro está mais ligado aos aspectos relacionados ao caixa e a liquidez o Controller relaciona-se mais aos aspectos de controle e rentabilidade.

No Brasil muitas empresas acumulam num único profissional as duas funções, o que se dá, na maioria dos casos, em função do porte e de estruturas enxutas. Nesse caso recomenda-se ao profissional que procure não sobrepor os interesses, visto que, não raro, eles são conflitantes, de qualquer forma os aspectos inerentes à correta segregação de funções entre as áreas devem ser observados.

Por exemplo: o contas a pagar e o caixa sob responsabilidade de um mesmo profissional.

Na próxima postagem ( link abaixo ) relacionamos as principais diferenças entre as funções do Controller e do Administrador Financeiro extraído do livro Controladoria de Kanitz (2)

Continua em  http://blogdoprofessorari.blogspot.com/2009/06/controladoria-parte-6-final.html

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