Implantação de um Sistema de Custos - Por onde começar?

Está ai uma questão que preocupa a muitos.

Por onde começar a Implantação de um Sistema de Custos?

A grande maioria dos sistemas de custos são de pouca utilidade para a efetiva gestão e entendimento dos custos.

Ao pensar em um sistema de custos grande parte dos gestores deixam de se preocupar com a parte mais importante e partem para o que deveria ser preocupação menor que é o tipo de sistema a ser utilizado. Isso é importante, mas mais importante é a qualidade das informações que irá alimentar o sistema.

QUALIDADE DAS INFORMAÇÕES 

Antes de qualquer coisa cuide da qualidade das informações que irão alimentar o seu sistema de custos. Se não houver qualidade nelas de nada vai adiantar se você usa o melhor ERP do mundo ou se utilizará o mais avançado de sistema de custos como Activity Based Costing, Target Costing, UEP, ou seja lá o que for.

Nas redes sociais consultores e gestores de custos mostram seus sistemas a eles mesmos como as melhores soluções, mas nem sempre apontam o melhor caminho para a implantação.

O primeiro passo para a implantação de um sistema de custos é assegurar qualidade das informações que o sistema irá tratar, o que deverá incluir:

ORDENS DE PRODUÇÃO

- Abertura, controle e encerramento correto das ordens de produção.

Independentemente do tipo de produção as OP´s, OF´s ou seja qual for o nome que se dê ao serem encerradas as ordens devem ter as quantidades e valores reais consumidos comparados com os valores teóricos ou padrões.

Em muitas empresas as ordens são fechadas com erros e muitas vezes as áreas de custos sofrem para remediar ou ajustar os inúmeros erros contidos nas nas ordens.

Logo, se a empresa não tiver um controle de ordens de produção com alta qualidade, antes de implantar o sistema de custos deve assegurar a devida acurácia nos processos envolvidos. Isso pode requerer treinamentos, mudança de postura, comprometimento e suporte da chefia e gerencia envolvidos e em último caso, funcionários que não tenham o perfil necessário devem ser substituídos.

NO CASO DE PRODUÇÃO SERIADA

Nesse caso não muda muito e qualidade dos dados que irão gerar as informações de produção serão fatores essenciais. No caso volumes acabados e insumos consumidos deverão ter um reporte eficaz.

Nas produções seriadas especial cuidado deve ser designado aos produtos que permanecerem em processo. Como valorizar esses itens precisa estar bem definido nos processos de apuração de custos,

- Controle dos estoques eficaz

Em muitas empresas os problemas com estoques errados são cada vez maiores.

Funcionários e principalmente as lideranças envolvidas devem ter claro o fato de que apenas uma opção existe na área de estoques. A opção é fazer correto no momento e na forma devidos.

Correto significa que ao movimentar um material imediatamente tal fato deve ser registrado no sistema.

Nas empresas é muito comum deixar para depois, ou se esquecer de fazer o devido registro no sistema.

Devem ser assegurados o cumprimento de todos os procedimentos o que pode implicar em registrar lotes, locais e tudo mais que resulte em ter os estoques plenamente controlados.

- Cadastros devidamente efetuados no sistema

Este é um outro tópico onde frequentemente encontramos problemas. 

Os cadastros devem estar nas mãos de poucas pessoas e serem muito registrados, documentados e controlados. 

Empresas sofrem muito por problemas nos cadastros. 

Além de fazer os cadastros eficazmente é necessário que as alterações de cadastros sejam documentadas de forma a podermos rastrear eventuais mudanças ocorridas.

Conclusão

Esses são três elementos que devem preceder uma implantação de custos. 

Alguns profissionais sabendo da baixa qualidade desses três elementos acreditam que a implantação de um sistema de custos irá ajudá-los a reduzir os problemas. 

Na realidade, esse entendimento pode ser inadequado pois sistemas de custos têm como condição para funcionarem bem uma boa qualidade nas informações que serão tratadas pelo mesmo.

Assegurada qualidade nos três elementos abordados ai sim pode-se dar continuidade à definição do sistema, parametrizações, métodos, etc. Essa é a parte mais fácil.

arilopes@folha.com.br