Pessoalmente, como funcionário, consultor ou como colaborador, eu já iniciei em dezenas de empresas, além disso tenho visto muitos funcionários iniciando em diferentes áreas e funções. Posso afirmar com segurança que são muitos os casos em que ocorre uma má integração do funcionário que está chegando.Elenco a seguir, sem esgotar as possibilidades, uma serie de ações que entendo serem necessárias à uma adequada integração do funcionário que está chegando:
1- Efetuar uma apresentação que fale sobre a organização, histórico da empresa, estrutura, produtos, políticas, mercados, etc. Se for uma multi nacional pode-se iniciar pela matriz e empresa no mundo, e em seguida entrar na empresa localmente e seu posicionamento no país. Em muitas empresas são desenvolvidos vídeos que além de serem apresentados para os colaboradores que iniciam, também podem ser apresentados para outros parceiros, como bancos, fornecedores e clientes, sempre que necessário.
2- Após uma apresentação mais descontraída sobre a organização podem-se apresentar as normas, políticas, benefícios, horário de trabalho, código de ética, etc. Nessa parte apresenta-se quais são os limites na empresa, deve-se deixar claro o que pode e o não se pode fazer na empresa. Importante destacar que algo normal em uma empresa, pode ser considerado falha grave em outra, então isso deve ser abordado na integração do funcionário.
3- Em seguida podemos abordar a respeito dos benefícios, muitas vezes o diferencial que pode atrair o afastar um funcionário da empresa é o plano de benefícios. As empresas costumam elaborar uma cartilha, bem como deixar um canal com o RH sempre acessível para esclarecer pontos necessários. Na área de benefícios o pacote é importante, mas igualmente importante é a forma como o RH gerencia junto aos funcionários a comunicação a respeito desse tópico.
4- Fornecer também um bom pacote de informações detalhadas, que muitos podem julgar não muito importantes, mas que para o colaborador recém chegado pode fazer a diferença, assim recomendo que esclareçam quanto a aspectos como: Posicionamento sobre o dia a dia, uso de máquinas de café, área de descanso e copa, fumódromos, salas de reuniões, casual day, horário flexível se houver, compensações de pontes dos feriados, uso de taxis, uso de copiadoras e telefones, etc.
5- Para o funcionário iniciante deve-se preparar um programa de integração que pode durar entre 2 dias e uma semana ou mais. Deve-se preparar uma agenda contendo áreas, profissionais e processos que serão apresentados. Nada pior do que um programa de integração ser desvirtuado pelas usuais emergências que os profissionais vivem na empresas.
6- Ao iniciante deve-se apresentar os fatores chave esperados para o sucesso da função que ele vai ter. Deve-se deixar claro o que espera-se dele e qual o apoio e ferramentas que ele terá para entregar os resultados esperados. Essa missão cabe ao gerente ou supervisor da área e deve ser assegurada pela cúpula da empresa com o acompanhamento do RH.
7- Hoje em dia a sustentabilidade é tão importante que muitas empresas reservam um tempo especialmente dedicado para apresentar o posicionamento que mantêm com relação ao meio ambiente.Nessa etapa recomenda-se apresentar de forma transparente indicadores, metas e políticas voltadas para a sustentabilidade.
8- Outro aspecto que ganha espaço diz respeito às práticas da empresa com relação à responsabilidade social. A cada dia mais as empresas se convencem de que suas missões incluem responsabilidade em contribuir com a comunidade onde estão inseridas. Assim, muitas empresas criam seus institutos ou desenvolvem ações que por vezes incentivam funcionários a se tornarem voluntários.
9- Recomenda-se que as empresas façam pesquisas com todos os funcionários no sentido de obter sugestões para melhorar o programa de integração dos novos funcionários. Assim podemos perguntar o que eles acham que contribuiria com os novos funcionários para eles melhor desempenharem suas funções bem como se sentirem mais confortáveis na organização.
10- Finalizada a integração peça para que o funcionário recém chegado prepare um relatório de feed back do programa de integração. Deixe claro que o relatório é confidencial e que sua crítica, sugestão e comentário será tomada como contribuição para desenvolvimento do programa. Em seguida, para cada funcionário admitido, mas principalmente para os de maior potencial, nomeie um tutor e informe ao novo funcionário que seu tutor estará disponível para responder aos seus questionamentos que porventura surjam durante dua trajetória na empresa.
Durante os primeiros dias de empresa o superior imediato e RH devem acompanhar a integração e assegurar que tudo ocorra bem. Assim como num casamento, um bom começo é essencial, por isso o RH e o gestor imediato têm grande responsabilidade para o sucesso do novo colaborador.
Nos primeiros meses de trabalho do novo colaborador é essencial prover feed back contínuo, destacando os pontos positivos, e avaliando e atuando sobre pontos passivos de melhoria, para isso o novo funcionário precisa se sentir apoiado e estar ciente que faz parte de um eficiente e qualificado sistema, onde cada um faz a sua parte, e nesse contexto o resultado tende a ser o melhor.
