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9 métricas de contas a pagar para otimizar seu processamento de fatura
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Ao automatizar seus processos de contas a pagar (AP), é essencial que você rastreie algumas métricas-chave.Nesta publicação, explicaremos por que isso é importante, quais métricas de contas a pagar para rastrear e como usar cada um para melhorar seu sistema de processamento de fatura.
Observação: Em Inglês a sigla AP significa " Accounts Payables" ou Contas a pagar em Português
No final, você deve poder melhorar seus fluxos de trabalho AP e otimizar consideravelmente seus processos de fatura.Vamos lá.
Por que você deve rastrear métricas de contas a pagar?
O rastreamento de suas métricas AP é benéfico de muitas maneiras, mas o objetivo final é medir e analisar resultados para melhoria.Sem rastrear, medir e analisar suas métricas de forma regular, será difícil identificar áreas de AP que exijam mudanças.
Essas métricas são indicadores de desempenho chave (KPIs), que podem ser usados como valores mensuráveis para mostrar com que eficácia sua equipe de AP está cumprindo metas e alcançando os objetivos departamentais e determinar como aproveitar ao máximo o tempo e os recursos.Se você não acompanhar suas métricas de contas a pagar, talvez você não saiba o quão produtiva é sua equipe ou a sua potencial produtividade.
O rastreamento também fornece uma visibilidade mais clara em seus processos de fatura e etapas de aprovação.A visibilidade é importante para a eficiência e o crescimento.Ele permite que você veja o que está funcionando e o que não está em sua estratégia de AP atual.Com isso, você poderá tomar decisões com base em dados, em vez de adivinhar com base em informações limitadas.
Se puxar alguns números para obter melhores resultados soa intrigante para você, continue lendo para descobrir os KPIs mais importantes para contas a pagar.
As principais métricas de contas a pagar para rastrear
1. Número total de faturas recebidas dentro de um determinado período de tempo.Antes de medir qualquer métrica, você deve seguir o número total de faturas que entram no departamento de contas a pagar dentro de um determinado período de tempo.Pode ser diariamente, semanalmente, mensalmente ou mesmo anualmente.Este conhecimento lhe dará uma ideia do volume de trabalho normal e permite definir algumas linhas de base para facilitar a medida de outras métricas.
O número total de faturas recebidas diretamente depende do tamanho da sua organização - quanto maior a empresa, mais contas tem que pagar e mais facturas serão recebidas.
2. Número total de faturas processadas como uma porcentagem do número total de faturas recebidas dentro de um período de tempo.A razão para rastrear esta métrica é medir a taxa de trabalho da sua equipe de AP.Para análise de longo prazo, como três ou seis meses, esse número deve ser superior a 90%.Se não estiver, então algo está errado e você precisa reavaliar sua estratégia.
Poderia haver estrangulamentos não identificados que retardam os processos ao longo do caminho?Algumas partes dos fluxos de trabalho do AP ainda são gerenciadas manualmente?Existem problemas com exceções?Seja qual for a obstrução, identifique-a e remova-a.
Esforçar-se para melhorar esta métrica irá melhorar a eficiência e a eficácia da sua equipe.
3. O custo médio por fatura.O custo é uma das métricas de contas a pagar mais importantes para rastrear, pois você poderá obter informações sobre fatores que o conduzem.Você também poderá encontrar formas de reduzir seus gastos com fatura e reduzir custos.
No rastreamento de custos de fatura, considere coisas como taxas de software, suporte de TI pago, custo de hardware, salários e benefícios do pessoal, despesas gerais gerenciais e outras coisas de conseqüência financeira.
O tipo de fatura também é importante, uma vez que as exceções e as faturas não-PO são mais dispendiosas para processar que as faturas diretas e baseadas em PO, respectivamente.
Geralmente, o custo de um sistema automatizado é inferior ao custo da operação manual.Com a automação, você não terá que gastar muito dinheiro na entrada manual de dados, pois você poderá capturar automaticamente os dados da fatura rapidamente.
4. Tempo de ciclo da fatura.Aqui é onde você rastreia o tempo médio de recebimento / pagamento.Ele mede o tempo médio de trabalho necessário para processar uma fatura desde quando é recebida quando é paga e arquivada.
Esta métrica pode ajudá-lo a identificar quais tarefas ocupam mais tempo, e geralmente informa você como seu time gasta seu tempo.Um tempo de ciclo de faturamento baixo é definitivamente uma coisa boa.Se for alto, você deve agilizar seus processos de AP para acelerar seus fluxos de trabalho.A automação completa é a melhor maneira de fazer isso.
Ao acelerar os fluxos de trabalho, você poderá eliminar as penalidades em atraso e tornar sua empresa mais facilmente elegível para descontos de pagamento antecipado.
5. Taxa de pagamentos errados como percentual do pagamento totalEsta métrica mede o número de pagamentos errôneos feitos durante um determinado período de tempo, dividido pelo número total de faturas pagas ao longo do mesmo período de tempo.Embora os humanos cometem erros, você quer que esse número seja baixo.
Pagamentos duplicados, pagamentos em excesso e outros pagamentos errôneos podem ser um enorme dreno sobre as finanças da empresa.
6. Taxa de exceções como porcentagem do número total de faturas processadas.Você deve pressionar por um sistema que o permita processar rapidamente a maioria de suas faturas sem qualquer problema.
Mesmo com um sistema automatizado, algumas faturas podem ser marcadas como exceções devido a discrepâncias no final do fornecedor.As faturas que resultam em uma exceção geralmente requerem intervenção manual (como corrigir um campo) antes de serem aprovadas para pagamento.E uma vez que as exceções custam mais para processar que as faturas diretas, faz sentido rastrear a taxa de exceções.
Isso ajudará você a identificar fontes comuns dessas exceções (como fornecedores com a maioria das exceções em suas faturas), motivos comuns para as exceções e maneiras de resolvê-las facilmente.
7. Descontos captados como uma porcentagem dos descontos oferecidos.Embora a maioria dos fornecedores geralmente ofereça descontos para pagamentos antecipados, uma empresa pode não conseguir marcar todos os descontos para os quais eles são elegíveis.
Você deve tentar obter o maior número possível de descontos para economizar custos e melhorar a linha de fundo da sua empresa.A automação do fluxo de trabalho irá ajudá-lo a fazer isso, mas, para não deixar pedra nenhuma, é importante rastrear a taxa de descontos captados como uma porcentagem dos descontos totais oferecidos pelos fornecedores.
Seguir esta métrica irá ajudá-lo a saber por que os descontos foram perdidos e apresentá-lo com formas de responder de acordo.
8. Faturas eletrônicas como porcentagem do total de faturas recebidas.As faturas eletrônicas são mais rápidas e mais baratas para processar, pois você não perde tempo e recursos digitalizando e capturando dados.
O objetivo do rastreamento desta métrica é conhecer a porcentagem (e os tipos) de fornecedores que os enviam, de modo que você esteja melhor equipado para eliminar faturas em papel.Quanto mais facturas eletrônicas você recebe, menos tempo e dinheiro você gasta para processá-los.
9. Número de operadores AP.Esta métrica mede o número de trabalhadores que processam uma certa quantia de faturas dentro de um período de tempo.
Um sistema automatizado de processamento de fatura foi projetado para ajudá-lo a fazer mais com o mínimo de força de trabalho necessário.
Ao rastrear o número de trabalhadores de AP, você é capaz de medir a eficiência e encontrar formas de reduzir o número de funcionários, tudo ao fazer mais.Aponte para manter esta métrica baixa sem sacrificar a eficiência e a qualidade do trabalho.Se você se encontrar com um número alto aqui, talvez seja necessário reavaliar seu sistema de processamento de faturas.
Um volume elevado de faturas ainda requer toque manual mesmo depois de automatizar seu sistema?Os membros da sua equipe realmente estão implementando o novo sistema automatizado?
Tudo o que está acontecendo, resolver o problema ajudará a reduzir o número de trabalhadores humanos e libertar o tempo de seus funcionários para fazer tarefas mais importantes e reduzir os custos no processo.
O especialista em gestão e autor Peter Drucker é muitas vezes citado como dizendo: "O que é medido é melhorado." Certamente é verdade para os negócios hoje.Se você quer melhorar ao tornar seu processamento de fatura tão suave e simplificado quanto possível, enquanto desfruta de excelentes retornos em seu investimento em uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho, então você definitivamente precisa rastrear, medir e usar suas métricas de contas a pagar.
Isso deve ser feito de forma regular, seja mensalmente, trimestralmente, a cada seis meses - seja o que for mais sensato para a sua organização.
Comece simples com um pequeno número de métricas e depois melhore.
Costumo consultar com freqüencia o excelente link da Biblioteca Digital da USP. Nesse site podemos efetuar o download de Dissertações e Teses completas. http://www.teses.usp.br/ Essa é uma excelente fonte para estudantes, profissionais e outros interessados no vasto material disponibilizado. Aproveitem!!
Os ERPs trazem informações sobre o que se passou e o que ocorreu durante os meses de vida e de anos das empresas e na maioria das vezes trabalham somente com o passado, o que infelizmente e na maioria dos casos só nos auxiliam a lembrar e verificarmos o que fizemos de errado para tentarmos corrigir o próximo mês , o próximo trimestre ou o próximo ano.
Sumário ......................................................................................................................................... 1
INTRODUÇÃO ................................................................................................................................ 3
CAPÍTULO I - PAPO SOBRE CONFIGURAÇÃO DA CONTROLADORIA ............................................. 5
Configuração da Controladoria ................................................................................................. 6
Quais são as Diferenças entre Contabilidade Gerencial e a Financeira? .................................. 8
Informações não Financeiras .................................................................................................... 9
Responsabilidades da Função Contábil ................................................................................... 11
Gestão Financeira .................................................................................................................... 12
Novas Responsabilidades incorporadas à Controladoria / Contabilidade. ......................... 13
Sistemas Integrados ................................................................................................................ 13
Detalhando as Responsabilidades da função contábil ............................................................ 15
Responsabilidades Tradicionais: ......................................................................................... 15
Responsabilidades Novas .................................................................................................... 16
Novas Responsabilidades em empresas pequenas ............................................................. 16
Impacto das Mudanças no ambiente dos Negócios e nas funções da Contabilidade ........ 17
Atividades de Rotina e o envolvimento do Controller ............................................................ 17
Transações Virtuais ................................................................................................................. 19
BLOCO K – Entrou em vigência para grande parte das empresas....................................... 20
Transações que envolvem dois ou mais países. ...................................................................... 20
Operações Intercompany ........................................................................................................ 21
Full Time Equivalent ( FTE ) e outros indicadores de Colaboradores ..................................... 22
FTE Management – Gestão de FTE´s ....................................................................................... 23
Dispensa de funcionários ........................................................................................................ 25
Problemas decorrentes da ausência de uma Controladoria Eficaz ......................................... 25
Empresas com Múltiplas Filiais ............................................................................................... 27
O Papel do Controller .............................................................................................................. 27
A Controladoria e a Indústria 4.0 ............................................................................................ 28
Indústria 4.0 - A indústria do Futuro ....................................................................................... 28
Quando Gerentes e Diretores querem manipular dados contábeis ....................................... 31
Exemplos de manipulação para maquiar ou até mesmo forjar resultados: ....................... 31
Um pouco mais sobre a responsabilidade do Controller ........................................................ 32
Quando não há a figura do Controller .................................................................................... 33
2
Configuração da CONTROLADORIA -
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O Controller e a sua coordenação. .......................................................................................... 33
Missão da Empresa ................................................................................................................. 34
A Missão, Cultura e Valores das Empresas e a Controladoria................................................ 34
Visão .................................................................................................................................. 35
Cultura Empresarial ............................................................................................................. 36
Accountability.......................................................................................................................... 40
Organização da Controladoria................................................................................................. 41
- Características básicas da Controladoria em todas empresas .......................................... 41
- Características específicas da Controladoria decorrentes do tipo de empresa e ramos de negócio ................................................................................................................................ 41
Gestão do Grupo Contábil ....................................................................................................... 42
Desafio do Grupo Contábil ...................................................................................................... 42
O que é “Core Business .......................................................................................................... 43
Estilos de Comando ................................................................................................................. 44
Avaliação de desempenho ...................................................................................................... 45
Avaliação por Competências ................................................................................................... 45
Avaliação 360 graus. ................................................................................................................ 46
Manuais de Procedimentos .................................................................................................... 47
Recursos necessários ao funcionamento da Controladoria .................................................... 49
1- Recursos Humanos ...................................................................................................... 50
2- Recursos Tecnológicos .................................................................................................... 50
3- Recursos de estrutura ..................................................................................................... 50
4- Recursos de capacitação ................................................................................................. 51
Avaliação da Controladoria e as medidas corretivas .............................................................. 51
A Informação Contábil............................................................................................................. 52
Conclusão .................................................................................................................................... 54
Bibliografia .............................................................................................................................. 59
Um seleto grupo somente para Controllers experientes e CFO´s
Se você é ou foi Controller ou CFO com muita experiência venha participar https://lnkd.in/dJfWca8
Segue exercício envolvendo diversos conceitos já estudados no curso de Contabilidade Gerencial I da UNIFIEO e outros conceitos que serão estudos em paralelo à resolução do Exercício.
MILAGRES existem,!
Algumas empresas operam numa bagunça generalizada, mas no dia de auditorias de certificação tudo fica perfeito de um dia para outro.
Você já viu esse tipo de milagre!? Pois é. Vivo avisando aos meus clientes, Obter um certificado ISO não assegura muita coisa apesar de ainda ser um diferencial. É preciso ir além da ISO Vejam meu Linkedin e seja meu contato lá. https://www.linkedin.com/in/ariovaldosilva/
Muito empresários gostariam de saber o valor de suas empresas.
M&A - Qual é o Valor - "Evaluation" da sua Empresa?
Esse é um cálculo cujo valor aproximado pode ser obtido de forma bem rápida, mas mais importante do que ter conhecimento, ainda que de forma estimativa do valor da suas empresas é adotar uma forma de gestão que contribua para otimizar o valor da sua empresa, de forma a criar riqueza e maximizar o valor de venda caso em algum momento venha a ocorrer. MÚLTIPLOS DE EBITDA
O valor de uma empresa será otimizado na medida da capacidade da empresa gerar EBITDA. Quanto mais alto o EBITDA anual gerado tanto maior será o valor da empresa.
Uma das formas mais rápidas, embora não seja a melhor, para se ter noção do valor de uma empresa é através de MÚLTIPLOS DE EBITDA. Empresas normalmente são vendidas ou compradas por 5 a 10 vezes os múltiplos do EBITDA anual. Pode-se tomar o EBITDA médio dos últimos 3 ou mais anos e multiplicá-lo pelo número de anos a ser considerado. A quantidade de anos a ser considerado depende do Ramo de Negócio, Produtos e Marcas envolvidos e uma série de outras informações.
A forma tecnicamente mais adequada para calcular o valor de uma empresa é desenvolver um cálculo de evaluation.
O cálculo de evaluation é obtido através da projeção de um Fluxo de Caixa detalhado para um período mínimo de 5 anos.
Um cálculo de Fluxo de Caixa detalhado envolve projeção do EBITDA e de outra entradas e saídas de caixa até se chegar a um Fluxo de Caixa Liquido.
Sobre o Fluxo de Caixa Líquido Obtido se aplica uma taxa de desconto, que em Ingles se chama WACC ( WHEIGHED AVERAGE COSTS OS CAPITA ) ou em português ( Custo Médio Ponderado de Capital).
Normalmente calculamos o valor liquido presente que é o valor liquido deflacionado pelo Custo Médio Ponderado de Capital para um período de anos assumido também em função do tipo de empresa, ramo, produtos, marcas etc.
Também costuma-se cálculo o valor liquido de Caixa com Base na Perpetuidade do funcionamento de uma empresa.
Fonte da Figura: https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/valuation/dcf-pros-and-cons/
OTIMIZAÇÃO DO VALOR DE VENDA DA EMPRESA
Mais importante do que saber o valor de venda de uma empresa é administrar a empresa de forma o fazê-la geradora de valor e gerando o máximo de EVA possível.
Para entender um pouco mais sobre EVA vejam os links abaixo:
Para uma grande quantidade de empresas o Bloco K entra em vigor a partir de janeiro de 2019.
Muitas empresas terão sérios problemas para atender a essa exigência tributária.
Bons técnicos, ao assumirem posições de comando, muitas vezes tornam-se maus gestores de pessoas. O conhecimento técnico é importante, entretanto, representa apenas uma parcela das habilidades necessárias aos gestores. O autêntico líder necessita estudar, entender e praticar algumas competências essenciais.
Preparei um sistema que posso formatar para cada empresa onde Formato,Implanto e dou Treinamento para um sistema em Excel para a Gestão de Múltiplas Lojas.
Lembro que em breve o Bloco K entrará em vigor para grande parte das empresas.
Ele trará a obrigação de passar em meio magnético arquivo detalhado com movimentação por item de estoque e até por ordem de produção. Só existe uma forma de atender o bloco K que é trabalhando bem fazendo as baixas de estoques e controlando as ordens de produção corretamente. Se manterem práticas atuais muitas empresas terão sérios problemas para o atendimento das exigências que o Bloco K irá trazer. Ajustes e melhorias nos processos precisam ser implementados a partir de agora e as empresas que deixarem para última hora não conseguirão adequarem seus métodos de trabalho em um ou dois meses. Varias empresas estão preocupadas exclusivamente se os seus sistemas integrados atenderão a informação, mas essa é uma questão secundária, pois todos os sistemas integrados deverão atender aos requisitos e gerarem os arquivos exigidos. Neste momento o mais importante é cuidar dos processos e práticas de trabalho assegurando qualidade e alta acurácia no controles. Temos grande experiência e poderemos contribuir propondo auxiliando na implementação de boas práticas que facilitarão enormemente o atendido das exigências trazidas pelo BLOCO K. Faça um contato agora, que explicarei melhor e farei um pré avaliação gratuita para você Vejam também BLOCO k Saiba mais consultante a publicação da SECRETARIA DA FAZENDA < < < clique Apresentação BLOCO K < < < clique Apresentação do CRC sobre Bloco K< < clique Fique atualizado sobre o fisco!< < < clique
ROE significa "Return on Equity" que em português é o Retorno sobre o PL (Patrimonio Líquido ) É um indicador financeiro demonstrado em percentagem e que representa a capacidade de uma empresa gerar retorno sobre o seu capital próprio investido. Vejam este artigo:
A empresa casarão alcançou um lucro líquido de R$ 50.000,00. Neste período, seu grau de endividamento foi de 30% e seu exigível somava 31.500,00. Neste contexto, qual o retorno da empresa sobre o Patrimônio Líquido? A RESPOSTA É 47,62%. Eu quero saber como chegaram nesse valor.
Não sou nenhum grande especialista em Excel, mas procuro usar a ferramenta da melhor forma. Quando não domino um recurso vou procurar informações ou suporte de especialistas.
Esse é um dos cursos mais completos sobre formação em SPED que existe no mercado, além de estar super atualizado. É ministrado por Fellipe Guerra, que é especialista no assunto e tem uma linguagem leve, com bom humor e uma organização de ideias que facilita o aprendizado, além de um material de apoio bastante denso.
O custo-benefício é excelente porque o curso custa R$ 299,00 e ainda entrega de graça um E-book
MÓDULO 01 Documentos Fiscais Eletrônicos
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
- Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
- Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)
MÓDULO 02 Escriturações Fiscais Digitais
2.1. EFD ICMS-IPI
- Conceitos, legislação e obrigatoriedade
- Aspectos Técnicos e Práticos
- Leiaute, perfil e funcionamento
- Detalhamento dos blocos e registos
2.2. EFD CONTRIBUIÇÕES
- Conceitos, legislação e obrigatoriedade
- Aspectos Técnicos e Práticos
- Leiaute, perfil e funcionamento
- Detalhamento dos blocos e registos
3.3. REINF
- Conceitos, legislação e obrigatoriedade
- Aspectos Técnicos e Práticos - Leiaute e funcionamento
- Detalhamento das informações
MÓDULO 03 Escriturações contábeis digitais
3.1. Escrituração contábil Digital
- Evolução da Contabilidade no Brasil
- Aspectos Conceituais da ECD
- Obrigatoriedade e Substituição de ECD
- Blocos, registros e campos
3.2. Escrituração contábil Digital
- Contabilidade Tributária no Brasil
- Aspectos Conceituais da ECF
- Blocos, registros e campos
- Recuperação da ECD e ECF anterior
MÓDULO 04 e-Social e e-Financeira
4.1. e-Social
- Informações Trabalhistas e Previdenciárias
- Surgimento do eSocial
- Estrutura do Projeto, Objetivos e Entidades Participantes
- Legislação Aplicável
- Classificação dos Eventos e Tabelas
4.2. e-Financeira
- Informações Econômicas e Financeiras
- Dispensa da DIMOF - Obrigatoriedade e Prazos
- Operações Informadas, Assinatura e
Atendo em Home Office via Skype ou What App.
Fonte da Figura: https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/valuation/dcf-pros-and-cons/
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