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quarta-feira, 13 de maio de 2020

Como uma área de Controladoria deve funcionar. Oito obrigações básicas da Controladoria

90% ou mais das áreas de Controladoria não cumprem com as obrigações mínimas que deveriam atender.

Os motivos para o não atendimento são diversos, entre os principais estão a falta de conhecimento e / ou a falta de recursos.

Citarei apenas algumas obrigações que devem ser atendidas em uma CONTROLADORIA que funcione de forma eficaz.

Como uma área de Controladoria deve funcionar. Oito obrigações básicas da Controladoria


A fim de facilitar reduzi essas obrigações a 8 itens principais conforme segue:


1- Assegurar que sistema integrado seja utilizado de forma eficaz, que não seja fraudado, que os cadastros estejam restritos a poucas pessoas que tenham compromisso em manter um MASTER DATA com qualidade. A figura do KEY USER é essencial. 

Funcionalidades dos sistemas devem ser amplamente utilizadas. 
Consistências mensais, semanais e até diárias devem ser processadas de forma a assegurar integridade dos dados considerados nos vários módulos do sistema.

Boa parte dos sistemas possuem problemas desde a implantação. Já em outros casos, e de forma acumulativa com motivo citado, muitas vezes não se tem o devido controle sobre os cadastros e outros dados imputados no sistema.

MASTERDATA.

MasterData significa os dados mestre do sistema e incluem: 

CADASTROS e
BOM ( Bill of Material ) que em português equivale a Lista de Materiais, Roteiros de Produção e outros dados essenciais para o correto funcionamento do ERP.

KEY USER

Key User significa usuário chave. 
Recomenda-se que se designe um Key User por módulo ou grupo de módulos. Ele será o multiplicador do conhecimento e zelará para que todos os dados cadastrados no sistema ocorram de forma correta, sem erros e inconsistências. 

Em sistemas mais simples poucos Key Users podem ser suficientes, já em sistemas mais complexos, como o SAP por exemplo,  devido à complexidade, recomenda-se que seja designado um Key User por módulo.

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2- Publicar, analisar, efetuar reuniões, divulgar questões e sugestões de ações que os Demonstrativos Financeiros permitam obter. 
Tudo isso no máximo até o décimo dia útil de cada mês. O que deve incluir a análise detalhada por produto, por segmento, por cliente dos: 

PREÇOS, 
MARGENS, 
CUSTOS, 
FRETES 
e TODOS OS DEMAIS CUSTOS VARIÁVEIS.



3- Comparar valores Orçados com Valores Reais apurados e analisar as variações: POR PROJETO, POR PRODUTO, POR CLIENTE, etc.
Para que a comparação seja possível é necessário criar dados padrões de preferência no sistema integrado . 
Nos sistemas mais completos como o SAP, Oracle , J.D Edwards e outros, grande parte das comparações poderão ser parametrizadas no próprio sistema integrado. 
Já na maioria dos sistemas principalmente os nacionais, é preciso efetuar algumas comparações e análises fora do sistema, o que pode ser via planilha Excel, BI´s e Softwares próprios como o Hyperion e outros. 
Comparações entre dados da BOM e outros cadastrados nos sistemas na maioria dos sistemas podem ser obtidos diretamente dos ERPs. Já comparativos de dados Orçados das contas do P&L ( DRE ), por exemplo, frequentemente são preparados fora do sistema.

Mostrar uma boa análise sobre o P&L ( DRE ) é essencial. A seguir encontre diversos links sobre análises do P&L

4- Garantir que as áreas de Produção, PCP e Estoques trabalhem rigidamente segundo procedimentos e regras que devem estar de acordo com BOAS PRÁTICAS alinhadas com as que se praticam em empresas WMS ( empresas de classe mundial). 
Essas áreas quando sob a DESCULPA de não engessar o sistema e agilizar o trabalho podem atropelar, destruir processos, gerar enormes diferenças, fraudar ordens de produção, gerar erros em cadastros, etc. 
Uma CONTROLADORIA que não controla fortemente fatores que transgridam as boas práticas nas áreas citadas é uma CONTROLADORIA ineficaz.

Para complementar a leitura vejam LINK abaixo 


5- Controlar fortemente as despesas e assegurar gastos estejam  alinhados com planejamento e com evolução sem grandes desvios de preços de compra e sem aumento de volumes que não sejam devidamente justificados. 
Relatórios por área de responsabilidade devem ser divulgados para todos que tenham responsabilidade direta pelos departamentos. 
O ideal é que os relatórios sejam pequenos e que tenham a funcionalidade de chamamos de "DRILL DOWN", que significa podermos expandir algumas informações agrupadas, detalhando-as até chegar a nível de conta contábil.
Exemplo de Drill Down em dois níveis: 
Mostrar em uma única linha os valores relativos a salários e encargos. Ao expandir essa linha abrir em 2 ou 3 grupos, como Salários e Encargos. Expandir novamente por exemplo os Salários e abrir por conta que compõe os Salários. 


6- Coordenar para que todos grupos de conta do Balanço para que estejam reconciliados, checados, validados,  analisados e conferidos e ainda de acordo com as Normais de Contabilidade ( CPC´s , IFRS, FASB ).
Toda área de Contabilidade de ter um relação com todas as contas reconciliadas e as diferenças de reconciliação devem estar explicadas e justificadas. 
As reconciliações não devem ficar acumuladas com vários meses pendentes porque isso pode destruir a qualidade das in formações reportadas.

7- Apurar, analisar, reportar, implementar sistemas de melhoria contínua, divulgar indicadores de desempenho que incluam os principais KPI´s da empresa. Um sistema de BSC pode atender amplamente.

8- Manter um sistema de reuniões mensais, com agendas, follow ups, planos de ações e tudo mais que possa contribuir.

Leitura Complementar  - Clique abaixo
 

Como executar uma reunião mensal de revisão de Resultados - Business Review


Esses são apenas alguns tópicos que uma boa CONTROLADORIA deve cobrir. Diversos outros poderão ser acrescentados dependendo da característica, tipo, tamanho e outras características de cada negócio. 

Permitida a reprodução desde que mencionado a fonte, com link e data da consulta.

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Um comentário:

Curso Virtual de Controladoria Estratégica - Conteúdo por Ordem Alfabética

CONTEÚDO DO CURSO DE CONTROLADORIA ESTRATÉGICA 

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