P & L Based Analysis / Análise Baseada no Demonstrativo de Resultados
Para que um sistema de reporte do P & L seja bem estruturado recomendo os seguintes elementos:
- Ao invés de adotar um sistema de reporte simples, com poucas linhas, é importante que o demonstrativo seja aberto em diversas linhas que demonstrem os custos e despesas fixos e variáveis.
- As Receitas devem ser demonstradas em valores brutos, líquidos e uma linha específica para volumes deve ser incluída. Isso propiciará que seja calculado o preço médio de venda, que é um importante indicador. As Receitas ao serem comparadas com receitas as ocorridas no ano anterior poderão ter as variações divididas em variações de volume e variações de preço.
- Todos os gastos variáveis como fretes, comissões sobre vendas, matérias primas e gastos variáveis de fabricação devem ser destacados.
- Ao tomarmos as receitas líquidas deduzidas dos custos e despesas variáveis teremos um importante subtotal que é a margem de contribuição. Considerando que os volumes são reportados, as margem de contribuição e outros custos variáveis poderão ser avaliados por montantes e unitariamente.
- Todos os demais gastos que sejam relevantes até um limite de 20 a 30 itens devem demonstrados.
- Um bom recurso é utilizar o sistema "Drill Down" de report, cujo significado em português seria a capacidade de detalhar uma determinada linha. Ou seja, suponha que uma linha tem o nome de custos, ao clicar sobre ela essa linha pode ser aberta em matéria prima, embalagem, outros matérias, custos com mão de obra direta, serviços de terceiros, custos diretos de fabricação variáveis, custos diretos de fabricação fixos, custos indiretos de fabricação, etc.
O recurso "DRILL DOWN" permite o detalhamento das contas do P & L. Assim um P&L com 100, 200 linhas ou mais pode ser apresentado inicialmente com 10 a 20 linhas principais.
Para relatórios desenvolvidos em Excel o Drill Down pode ser obtido por agrupamentos ou por dados com link para outras planilhas ou outras pastas dentro da mesma planilha.
Um P&L bem detalhado com diversas linhas, com índices, variações, análises e justificativas dessas variações cobrirá praticamente tudo que ocorre e impacta nos resultados da empresa.
Um P&L básico e simplificado, sem condições de detalhamento dos itens poderá deixar os gestores da empresa cheio de dúvidas e com com pouca confiança nos dados reportados.
Efeito DRILL DOWN nas receitas
Nas receitas o efeito deve permitir que se abram as vendas por produtos, clientes, etc.
O sistema SAP tem como uma de suas principais funcionalidades a possibilidade de se fazerem Drill Downs múltiplos. Desta forma é possível, por exemplo, clicar sobre um grupo de despesas e ver a abertura por centro de custos, clicamos sobre o centro de custos e vemos a abertura por conta contábil, clicamos sobre a conta contábil e chegamos ao nível de lançamento.
O que destacar no P & L
Destaco alguns importantes itens que são de grande valia nos demonstrativos de resultados:
- Volumes de Vendas em toneladas, unidades, litros, etc.
- Vendas
- Comissões ( sempre despesadas pelo regime de competência e nunca caixa ). Demonstrar em valor e em porcentagem sobre venda.
- Fretes - mostrar em valores e em % sobre vendas e por tonelada.
- Custos abertos em matérias primas, embalagens e overheads ( separar overheads fixos dos variáveis)
- Detalhar as despesas por área ( administrativas, financeiras, vendas, etc ). Em cada área usar o efeito Drill Down abrindo entre as principais contas ou grupo de contas que formam as despesas das áreas.
- Detalhar as depreciações pois elas serão usadas para o cálculo do EBTDA.
- Se forem relevantes demonstrar separadamente gastos com propaganda e marketing, assistência técnica, e outros que tenham valor importante.
Modelo de um P&L gerencial completo
Quando me refiro a um P&L gerencial isso implica que esse relatório deve incluir informações adicionais aos P&L´s contábeis para facilitar a análise e propiciar tomada de decisão. Para casa empresa deve ser montado um P&L com informações adequadas ao seu tipo de negócio. Informações que normalmente os P&L´s contábeis não incluem podem ser adicionadas ao P&L gerencial.
Vejam alguns exemplos de DRE´s ou P&L´s tradicionais ou contábeis
P&L de uma grande empresa de serviços
Vejam um modelo de DRE
MODELO DA DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO
fonte: Portal de ContabilidadeRECEITA OPERACIONAL BRUTA
Vendas de Produtos
Vendas de Mercadorias
Prestação de Serviços(-) DEDUÇÕES DA RECEITA BRUTA
Devoluções de Vendas
Abatimentos
Impostos e Contribuições Incidentes sobre Vendas= RECEITA OPERACIONAL LÍQUIDA(-) CUSTOS DAS VENDAS
Custo dos Produtos Vendidos
Custo das Mercadorias
Custo dos Serviços Prestados= RESULTADO OPERACIONAL BRUTO(-) DESPESAS OPERACIONAIS
Despesas Com Vendas
Despesas Administrativas(-) DESPESAS FINANCEIRAS LÍQUIDAS
Despesas Financeiras
(-) Receitas Financeiras
Variações Monetárias e Cambiais Passivas
(-) Variações Monetárias e Cambiais AtivasOUTRAS RECEITAS E DESPESASResultado da Equivalência PatrimonialVenda de Bens e Direitos do Ativo Não Circulante(-) Custo da Venda de Bens e Direitos do Ativo Não Circulante= RESULTADO OPERACIONAL ANTES DO IMPOSTO DE RENDA E DA CONTRIBUIÇÃO SOCIAL E SOBRE O LUCRO(-) Provisão para Imposto de Renda e Contribuição Social Sobre o Lucro= LUCRO LÍQUIDO ANTES DAS PARTICIPAÇÕES(-) Debêntures, Empregados, Participações de Administradores, Partes Beneficiárias, Fundos de Assistência e Previdência para Empregados(=) RESULTADO LÍQUIDO DO EXERCÍCIO
Ariovaldo Lopes da Silva – Mestre em Ciências Contábeis, Economista, Professor universitário por 20 anos e executivo de empresas por 40 anos, sendo último cargos ocupados com carteira assinada de Controller para America Latina na Henkel e Diretor Financeiro em várias empresas. Atualmente é Palestrante, Consultor e Empresário. arilopes@folha.com.br
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