Fonte: Ebook Papo de Controller
Manuais
de Procedimentos
Um bom manual de procedimentos deve
ser claro e conter passo a passo como devem ser executadas as principais
atividades da empresa. Os manuais também contribuem para a avaliação dos
processos e atividades a que dizem respeito.
O simples fato de documentarmos
alguns processos através de manuais de procedimentos não raro evidencia
necessidades de tais atividades e processos serem melhorados, ou até mesmo
eliminados (processos discricionários ), outras vezes os processos avaliados
são terceirizados ( outsourcing ).
As normas e os procedimentos não
devem representar uma camisa de força, mas sim um importante elemento de
apoio para a operação da empresa.
Uma vez estabelecidos os
procedimentos não significa que os mesmos sejam imutáveis. Mudanças, melhorias alterações
deverão ocorrer sempre que necessário porem de forma coordenada e organizada.
Fluxogramas das principais rotinas
devem fazer parte dos procedimentos. Para a elaboração dos fluxogramas poderão
ser usadas algumas ferramentas específicas ou até mesmo ser usado o processador
textos tipo WORD.
Quanto mais padronizada e normatizada
uma empresa maior a possibilidade de descentralização e delegação. Algumas
grandes empresas são altamente padronizadas. Exemplo: Mc Donalds e tantas redes
de franquias que conhecemos.
Pior do que não possuir um manual, é
ter e não respeitá-lo, ou ainda ter e frequentemente serem autorizadas inúmeras
exceções pelos níveis de comando da organização.
Quanto mais técnica e profissional a
administração da empresa, maior a tendência de ter elevado grau de normatização
e padronização na empresa. Elevado grau de normatização não significa uma
imensa quantidade de normas e procedimentos. Ao se elaborar um manual é muito
importante capacidade de síntese.
Ø Manuais enormes são convite ao
descumprimento. As normas devem ser sucintas e objetivas.
Observação: O Manual da Contabilidade de uma empresa multinacional
européia onde atuei tinha e creio que ainda tem cerca de 700 folhas, o que
demonstrava um certo exagero e por vezes dificultava o cumprimento das normas
definidas.
Alguns exemplos de manuais:
ü - Manual Contábil;
ü - Manual de Custos;
ü - Manual da Qualidade;
ü - Manual de Procedimentos dos
diversos departamentos.
A dependência que as empresas possuem
em relação a alguns funcionários que se tornam insubstituíveis é indicador de
problema de gestão, bons manuais de procedimentos colaboram para que essa
situação seja evitada. A elaboração de manuais de procedimentos com o registro
criterioso e atualizado das principais rotinas da empresa contribui para a boa
gestão.
Ariovaldo Lopes da Silva –
Mestre em Ciências Contábeis, Economista, Professor universitário por 20 anos e executivo de empresas por 40 anos, sendo último cargos ocupados com carteira assinada de Controller para America Latina na Henkel e Diretor Financeiro na Mauser. Atualmente é Palestrante, Consultor e Empresário. Possui mais de 200 artigos sobre Controladoria, Finanças e Gestão de Empresas. arilopes@folha.com.br