A Controladoria e Manual de Procedimentos

Fonte: Ebook Papo de Controller

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Manuais de Procedimentos

Um bom manual de procedimentos deve ser claro e conter passo a passo como devem ser executadas as principais atividades da empresa. Os manuais também contribuem para a avaliação dos processos e atividades a que dizem respeito.

O simples fato de documentarmos alguns processos através de manuais de procedimentos não raro evidencia necessidades de tais atividades e processos serem melhorados, ou até mesmo eliminados (processos discricionários ), outras vezes os processos avaliados são terceirizados ( outsourcing ).

As normas e os procedimentos não devem representar uma camisa de força, mas sim um importante elemento de apoio para a operação da empresa.

Uma vez estabelecidos os procedimentos não significa que os mesmos sejam imutáveis. Mudanças, melhorias alterações deverão ocorrer sempre que necessário porem de forma coordenada e organizada.

Fluxogramas das principais rotinas devem fazer parte dos procedimentos. Para a elaboração dos fluxogramas poderão ser usadas algumas ferramentas específicas ou até mesmo ser usado o processador textos tipo WORD.

Quanto mais padronizada e normatizada uma empresa maior a possibilidade de descentralização e delegação. Algumas grandes empresas são altamente padronizadas. Exemplo: Mc Donalds e tantas redes de franquias que conhecemos.

Pior do que não possuir um manual, é ter e não respeitá-lo, ou ainda ter e frequentemente serem autorizadas inúmeras exceções pelos níveis de comando da organização.

Quanto mais técnica e profissional a administração da empresa, maior a tendência de ter elevado grau de normatização e padronização na empresa. Elevado grau de normatização não significa uma imensa quantidade de normas e procedimentos. Ao se elaborar um manual é muito importante capacidade de síntese.

Ø  Manuais enormes são convite ao descumprimento. As normas devem ser sucintas e objetivas.

Observação: O Manual da Contabilidade de uma empresa multinacional européia onde atuei tinha e creio que ainda tem cerca de 700 folhas, o que demonstrava um certo exagero e por vezes dificultava o cumprimento das normas definidas.

Alguns exemplos de manuais:

ü  - Manual Contábil;

ü  - Manual de Custos;

ü  - Manual da Qualidade;

ü  - Manual de Procedimentos dos diversos departamentos.

A dependência que as empresas possuem em relação a alguns funcionários que se tornam insubstituíveis é indicador de problema de gestão, bons manuais de procedimentos colaboram para que essa situação seja evitada. A elaboração de manuais de procedimentos com o registro criterioso e atualizado das principais rotinas da empresa contribui para a boa gestão.

Ariovaldo Lopes da Silva – 

Mestre em Ciências Contábeis, Economista, Professor universitário por 20 anos e executivo de empresas por 40 anos, sendo último cargos ocupados com carteira assinada de Controller para America Latina na Henkel e Diretor Financeiro na Mauser. Atualmente é Palestrante, Consultor e Empresário. Possui mais de 200 artigos sobre Controladoria, Finanças e Gestão de Empresas.  arilopes@folha.com.br