Gestão de Contratos / Como alcançar resultados, reduzir riscos e desenvolver parceirias de sucesso com os contratados

Efetivamente contratos são grandes fontes de confusão e descontrole nas organizações. Pior que isso, eles podem remeter as empresas e pessoas a contingências enormes, fraudes e dificuldades diversas.

Por outro lado, muitas empresas buscam formas de reduzirem custos, e / ou dedicarem mais tempo às suas atividades fins ( core business ), deixando atividades assessorias para terceiros.

No entanto, se por um lado as empresas reduzem custos e se concentram mais fortemente nos seus negócios fim, por outro lado aumentam as necessidades decorrentes da seleção de contratados, aprovação e execução dos contratos.

Antes de assinar um contrato é preciso uma análise criteriosa, e essa análise não deve ser efetuada apenas pela área jurídica ou advogado externo que avaliará o contrato sobre o ponto de vista jurídico. Menciono isso porque tenho visto várias empresas apenas submetendo contratos a área jurídica e após aprovação dos mesmos, considera-se que o documento está apto para ser assinado. Mas um contrato antes de ser assinado deve ser analisado detalhadamente por outras áreas envolvidas, conforme segue:

Áreas a serem envolvidas previamente nas aprovações dos contratos:

- Área de compras, que deve assegurar que o processo de contratação observou normas internas de seleção e cotação e que não houve qualquer tipo de vantagem, comissionamento, sobrepreço ou favorecimento.

- Área de Recursos Humanos, que deve juntamente com área jurídica assegurar que não haja risco trabalhista, e se houver que o risco seja minimizado.

No Brasil, existem muitas possibilidades para se entrar com ação trabalhista contra as empresas, e mesmo no caso de contratação de terceiros, o risco persiste. Hoje é normal empresas contratarem funcionários que trabalham sob o regime PJ, e nesses casos sempre que se configurem os requisitos abaixo, poderá também ser configurado vínculo empregatício e os mesmos direitos de um funcionário contratado via CLT, gerando consequentemente potenciais contingências.

Configuração de vínculo empregatício e obtenção de direitos trabalhistas poderão ocorrer mediantes o atendimentos dos seguintes requisitos: Pessoalidade; Habitualidade, Subordinação e Onerosidade. Vejam link detalhando cada um desses pontos .

Nas contratações de terceiros sempre permanecerão alguns riscos, no entanto existem formas de minimizá-los.

Vou dar apenas um exemplo simples:

Ao contratar uma empresa de vigilância deve-se contratar o serviço, e não a pessoa, visto que um vigilante que trabalha vários anos na mesma empresa representa um risco muito maior do que um serviço contratado, onde por contrato há a obrigação contratual de se fazer um rodízio com os vigilantes, isso minimiza o risco e torna o serviço mais profissional. Quando uma empresa contratada não honra as obrigações com seus funcionários, as empresas contratantes poderão ser solidariamente responsabilizadas ao serem consideradas com maior poder econômico.

Outro exemplo:

Conheci um funcionário terceirizado da área de manutenção que trabalhou quase que 10 anos na mesma empresa. No caso percebiam-se vários requisitos necessários à configuração de vínculo trabalhista. Efetivamente a empresa contratou o funcionário e não o serviço e o vínculo trabalhista estava configurado.

A área de recursos humanos deve avaliar sistematicamente as empresas contratadas e assegurar que as contribuições previdenciárias e outras obrigações trabalhistas estejam atendidas ( obter cópias dos recolhimentos previdenciários e manter arquivadas ), em paralelo a área financeira deve avaliar a integridade financeira dos contratados mediante avaliação dos demonstrativos financeiros e outros dados indicativos ).

Área jurídica

Deverá avaliar o contrato na sua plenitude e assegurar que o contrato esteja equilibrado de forma a minimizar os riscos e assegurar que a operacionalização do mesmo seja favorecida. Algumas cláusulas devem ser evitadas, exceto em contratos de adesão onde não há opção. Desta forma evite cláusulas contratuais que impliquem em: multas elevadas, renovação automática, exclusividade no serviço, previlégio na renovação, e obrigações de difícil cumprimento.

Área de Supply Chain ou Logística

Muitos contratos implicam em movimentação de estoques. Sempre que há movimentação de estoques, vários aspectos e controles necessários devem ser contemplados. Estoques em poder de terceiros precisam ser controlados. Em casos em que haja processamento de materiais por terceiros é preciso prever por contrato níveis de perdas aceitáveis, e o que exceder tais níveis deve ser cobrado do terceiro contratado.

Já vi empresa que simplesmente não controlava seus estoques em poder de terceiros, as perdas que eram frequentes simplesmente eram ajustadas e assumidas.

Em alguns casos materiais podem ser enviados para consignação. Isso também requer estrito controle e ações previstas em contrato sempre que ocorram diferenças de estoque.

Área Financeira

Deve avaliar: prazos de pagamentos, saúde financeira dos contratados, pagamentos mensais dos serviços  contratados, documentação de suporte para pagamento, multas contratuais, cumprimento das normas de governança corporativa, e outros aspectos relacionados a área financeira. Já vi área financeira pagando parcelas de contrato, sem ter em mãos cópia ou original do contrato, o pagamento ocorria apenas mediante a aprovação do administrador do contrato, ou responsável pela área operacional beneficiada pelo contrato.

À área financeira também deve assegurar que todas as obrigações tributárias decorrentes dos contratos esteja assegurada, hoje em dia as obrigações tributárias são enormes e é preciso uma área de tributos que avalie e assegure o cumprimento das obrigações contratuais.

Outra responsabilidade da área financeira diz respeito a providenciar que haja seguro para os casos previstos ou não nos contratos, que possam gerar perdas e danos, indenizações  e outros tipo de riscos que remetam a perdas e que possam ser tais perdas cobertas por seguros.

Área operacional e o administrador do contrato

A área que recebe os serviços previstos em contrato deve assegurar que eles sejam efetuados na qualidade, intensidade, periodicidade e outros aspectos previstos em contrato. A figura do administrador do contrato é elemento chave, e deve estar em contato com todas as demais áreas assegurando o cumprimento do contrato dentro das normas de governança e dos padrões previstos.

Quantidade de contratos

Trabalhei numa empresa que possuía mas de 700 contratos. Eu era responsável pela análise dos contratos sob o aspecto financeiro e também por algumas negociações e discussões com provedores de serviços e outros contratados. Nenhum contrato era liberado sem a aprovação da área financeira. Não preciso dizer o imenso trabalho que isso gerava, o que só não foi maior que o aprendizado decorrente de tantas análises e negociações contratuais.

É muito importante que as empresas tenham um database com todos os contratos digitalizados, e com dados disponíveis referentes aos contratos.

Contratações em regime de urgência e sem cotações.

Pois é, aqui é que mora o perigo. Esse tipo de ocorrência é muito comum em empresas públicas, não é? Na minha opinião raramente poderia ocorrer, e mesmo ocorrendo os preços dos serviços deveriam seguir padrão de mercado.

Contratações sem concorrência e definida por critério técnico

O critério técnico pode ser necessário, mas na maioria dos casos mesmo considerando o critério técnico é possível identificar 2 ou mais empresas que possam prover o serviço. É lógico que empresas de baixo nível podem oferecer serviços mais baratos, mas com nível de serviço muito inferior. No entanto pode-se definir um critério de qualidade de nível de serviço e efetuar uma cotação dentro desse parâmetro.

Indicações de amigos de diretores, gerentes e outras pessoas com poder de influencia

Se alguém dentro de uma empresa pressionar para que algum indicado seu seja contratado, usando ou não o poder de seu cargo isso se configurará em sério problema ético.

Eu quase já fui demitido por não contratar serviço indicado por pessoa muito influente em uma organização onde trabalhei no passado, mas que seria muito lesivo à empresa, por custar 4 vezes mais do que serviço de mesmo ou melhor nível efetuado por profissional não apadrinhado.

Fornecedores cativos em empresas

Existem fornecedores que estão nas empresas fornecendo serviços há muito tempo. Quando as empresas fazem cotação de preços, sempre submetem o menor preço a esse fornecedor que concorda em fazer um preço ligeiramente menor que o menor preço conseguido. Trata-se de procedimento antiético que beneficia um detrimento de muitos, e sabe-se lá o que pode estar por trás de relação tão preferencial com o fornecedor.

Inventário de contratos

Se na sua empresa a área financeira não mantêm controle de todos os contratos, recomendo que façam um inventário de contratos.  Para isso pode-se preparar um arquivo padrão com diversos campos a serem preenchidos com todos os contratos. Os gerentes e diretos devem além de preencher o arquivo devem também anexar uma cópia do contrato em vigor.

Aprovações dos contratos

Apenas procuradores oficiais da empresa podem assinar contratos, portante não permitam que contratos sejam assinados por pessoal não habilitado para isso.

Outro importante aspecto relacionado a aprovação de contratos e o fato de os contratos estarem produzindo efeitos e sendo os serviços executados, antes das aprovações necessárias.  Tal fato se configura em falha grave e falta de eficácia nos controles.

Acordos comerciais

Todos os acordos comerciais nas empresas também são contratos. É preciso tomar muito cuidado com esses acordos. A área financeira e outras áreas envolvidas devem analisar os acordos e aprová-los.  Verbas previstas e devidas conforme previsão nos acordos comerciais precisam ser provisionadas.

Identificação de terceiros e política de movimentação de terceiros nas empresas

Efetivamente terceiros não são funcionários da empresa, muitas empresas os identificam de forma diferenciada, com cores diferentes nos uniformes, com crachás diferentes ou de outras formas. Importante também dar um bom treinamento aos terceiros que irão trabalhar dentro da empresa, abordando principalmente aspectos relacionados à segurança.

Redução de funcionários efetivos

Ao terceirizar funcionários próprios estão sendo substituídos. Já vi casos em que gerentes mostram com um certo orgulho que reduziram em 50% ou mais o número de funcionários, só não confessam que aumentaram em igual ou maior número a quantidade de terceiros na empresa. Mas já ví também empresas com ótimos controles onde vemos a evolução de funcionários efetivos ( CLT ), terceiros ( PJ ), estagiários, trainees e temporários.

Início da prestação de serviços antes de ter o contrato assinado

Os gestores das empresas não devem permitir que a prestação de serviço seja iniciada antes da aprovação formal dos contratos. Essa é uma prática muito comum que implica em deixar o contrato para assinar posteriormente ao início da prestação de serviço, ou pior, providenciar o contrato assinado apenas para atender uma situação já instalado onde serviços se iniciaram sem contrato aprovado.

Conclusão

Contratos podem ser grandes fontes de problemas, mas não dá para viver sem eles. Então o melhor a fazer é trabalharmos de forma a assegurar a qualidade dos serviços e produtos a serem entregues pelos contratados, sempre com excelente nível de controle e gestão do contrato em linha com as melhores normas de governança corporativa. 

Obrigações associadas aos contrato ocorrem antes, durante e depois da contratações e para que haja qualidade em todas as fases os gestores devem dar exemplo e exigirem processos que assegura qualidade e eficácia.