Utilizando Excel para a elaboração de Relatórios Financeiros
O Excel é uma tremenda ferramenta e permite diferentes relatórios, gráficos e base de dados. No entanto, mesmo após utilizarem a ferramenta por anos, usam apenas os recursos básicos.
Vou comentar, dentre muitas, apenas algumas oportunidades de melhorias nas planilhas em excel, sem contudo entrar em ferramentas mais avançadas como macros programados e programação em Visual Basic.
Veja outras postagens fora da Caixa:
Inclusão de Dados nas Planilhas
Muitos perdem tempo imputando dados que podem ser importados. Hoje em dia a maioria dos sistemas permite importação dados. Por outro lado, os sistemas devem ser pensados e parametrizados visando atender as necessidades as necessidades dos relatórios gerenciais. Os dados dos relatórios gerenciais devem ser obtidos sem a necessidade de retrabalho. Sem contar que muitos relatórios podem ser obtidos diretamente dos sistemas. Outro importante recurso, diz respeito a montar um banco de dados interligado e alimentado pelo sistema integrado. Mas aqui, vou comentar exclusivamente alguns recursos que podem ser usados nos relatórios construidos em excel.Considero essencial que os responsáveis por relatórios financeiros em excel dominem os seguintes funções e recursos. Todos esses recursos e funções podem ser explorados pela Internet, nos manuais e help on line. Já vi casos de funcionários que falam que não conhecem muito o excel porque a empresa nunca pagou um curso para eles. Não me considero especialista, mas sempre procurei ter na equipe conhecedores dessa ferramenta, e tenho noção do que a ferramenta pode fazer e nunca aceitei o uso medíocre desse e de outros software.
Pessoas colocam no Currículo que tem conhecimento de Excel avançado ou mesmo intermediário, sem terem noção nenhuma. Quando perguntamos sobre algum recurso dizem que sabem, quando pedimos exemplo e detalhes não sabem explicar.
Recursos e funções úteis em relatórios financeiros
Seguem apenas alguns exemplos entre muitos outros:
Menu
Planilhas ficam muito melhor organizadas quando apresentados com um menu. Então aprender a preparar um menu em Excel é fundamental;
Múltiplas planilhas interligadas
Campo de uma planilha pode ser interligada com outras. Para isso as pessoas precisam ter noção das atualizações, perdas de links, e outras particularidades. Às vezes ao enviar relatórios de planilhas linkadas é melhor copiar e colar valores, evitando assim que problemas de atualização.
Uma planilha pode acessar dados de outras através de alguns comando como PROCV e PROCH. Para saber mais sobre esses comandos veja o link abaixo:
http://www.cavalcanteassociados.com.br/article.php?id=11
Tabelas dinâmicas bem elaboradas
Um dos piores tipos de planilhas é aquela onde se procura reproduzir o que seria o resultado de uma tabela dinâmica, mas sem usar tabela dinâmica. No caso, é feito um autêntico trabalho de datilografia computadorizada.
Algumas pessoas são grandes especialistas em tabelas dinâmicas. A consultoria desse tipo de especialista costuma cada centavo investido.
Mas independentemente da consultoria de especialista em Excel é fundamental que funcionários da área financeira e de outras áreas da empresa dominem como construir boa tabelas dinâmicas. Segue um link que poderá auxiliar
http://www.tecmundo.com.br/excel/1056-excel-aprenda-a-criar-tabelas-dinamicas.htm
Gráficos
As informações facilitam a análise e tomada de decisão quando apresentadas de forma correta. Mostrar informações de forma inteligente significa apresentar na forma de tabelas, de gráficos de evidenciar as informações mais importantes.
A Internet está repleta de boas informações dentre elas sobre como fazer gráficos. Passo abaixo um bom vídeo sobre como criar gráficos.
Gráficos de Bridge
Vejam esse tipo de gráfico. Ele enriquece muito as análises financeiras.
Construindo uma Bridge Financeira <<<< CLIQUE
Efeito "Drill Down"
Relatórios financeiros enriquecem muito quando incorporam o efeito "Drill Down". Esse efeito pode fazer com uma informação seja vista fechada ou agrupada, como o caso de Vendas Líquidas. Ao clicar sobre essa informação fechada ela é expandida e podemos ver a Venda Líquida por produto, ou por outro tipo de detalhe.
Informações agrupadas e expandíveis nos relatórios financeiros
A visualização das informações de muitos relatórios financeiros, em Excel ou em outra ferramenta, é muito prejudicada por não serem agrupadas. Vou dar um exemplo: O grupo de salários e encargos tem muitas contas como: FGTS, Provisão para13.o salário, Provisão para Férias, etc. É melhor mostrar dois grupos, um para Salários e outro para Encargos, e se quiserem ver os detalhes pode-se obtê-los através do efeito "Dril Down" ou de outra forma.
Macros
Os macros auxiliam e dão um perfil profissional aos relatórios financeiros. Os macros podem ser gravados e programados. Ter conhecimento e fazer uso de macros gravados eu considero como obrigação dos funcionários que cuidam dos sistemas de relatórios financeiros.
Para saber mais sobre macros gravados acesse o link abaixo:
http://office.microsoft.com/pt-pt/excel-help/criar-ou-eliminar-uma-macro-HP010014111.aspx
Comando DESLOC ou DESLOCAMENTO
Há alguns dias necessitei usar a função DESLOC ou DESLOCAMENTO no Excel. Essa é uma função super útil. No caso usei para somar o período acumulado referente aos meses encerrados numa determinada coluna que era fixa. Para saber mais sobre esse comando acesse http://excelmax.blogspot.com.br/2011/10/tabela-movel-com-funcao-desloc.html
Use a função SE ( If em Inglês )
A função SE é super útil pois ela evita o retorno de células estouradas por exemplo. Relatórios Financeiras com células estouradas demonstram desconhecimento por parte dos responsáveis pelos mesmos.
Segue um bom link sobre essa função:
http://www.tiespecialistas.com.br/2013/09/excel-voce-funcao-2/
Outras funções úteis
Passo um link com funções muito utilizadas
http://www.akuario.net/pdfs/efalog/lista_funcoes.pdf
Dashboard
Dashboard é uma nova forma de mostrar informações utilizando-se de uma interface gráfica do Excel. O resultado é um painel de indicadores, gráficos e dados com ótima qualidade e com efeito visual excelente.
Destaco uma apresentação a seguir que lhe dará maiores informações sobre dashboards:
Acredito que passei apenas algumas coisas básicas que não requerem muito habilidade para entender e utilizar nas Planilhas Excel, o que é uma parte mínima dos recursos disponíveis.
Relatórios financeiros enriquecem muito quando incorporam o efeito "Drill Down". Esse efeito pode fazer com uma informação seja vista fechada ou agrupada, como o caso de Vendas Líquidas. Ao clicar sobre essa informação fechada ela é expandida e podemos ver a Venda Líquida por produto, ou por outro tipo de detalhe.
Informações agrupadas e expandíveis nos relatórios financeiros
A visualização das informações de muitos relatórios financeiros, em Excel ou em outra ferramenta, é muito prejudicada por não serem agrupadas. Vou dar um exemplo: O grupo de salários e encargos tem muitas contas como: FGTS, Provisão para13.o salário, Provisão para Férias, etc. É melhor mostrar dois grupos, um para Salários e outro para Encargos, e se quiserem ver os detalhes pode-se obtê-los através do efeito "Dril Down" ou de outra forma.
Macros
Os macros auxiliam e dão um perfil profissional aos relatórios financeiros. Os macros podem ser gravados e programados. Ter conhecimento e fazer uso de macros gravados eu considero como obrigação dos funcionários que cuidam dos sistemas de relatórios financeiros.
Para saber mais sobre macros gravados acesse o link abaixo:
http://office.microsoft.com/pt-pt/excel-help/criar-ou-eliminar-uma-macro-HP010014111.aspx
Comando DESLOC ou DESLOCAMENTO
Há alguns dias necessitei usar a função DESLOC ou DESLOCAMENTO no Excel. Essa é uma função super útil. No caso usei para somar o período acumulado referente aos meses encerrados numa determinada coluna que era fixa. Para saber mais sobre esse comando acesse http://excelmax.blogspot.com.br/2011/10/tabela-movel-com-funcao-desloc.html
Use a função SE ( If em Inglês )
A função SE é super útil pois ela evita o retorno de células estouradas por exemplo. Relatórios Financeiras com células estouradas demonstram desconhecimento por parte dos responsáveis pelos mesmos.
Segue um bom link sobre essa função:
http://www.tiespecialistas.com.br/2013/09/excel-voce-funcao-2/
Outras funções úteis
Passo um link com funções muito utilizadas
http://www.akuario.net/pdfs/efalog/lista_funcoes.pdf
Dashboard
Dashboard é uma nova forma de mostrar informações utilizando-se de uma interface gráfica do Excel. O resultado é um painel de indicadores, gráficos e dados com ótima qualidade e com efeito visual excelente.
Destaco uma apresentação a seguir que lhe dará maiores informações sobre dashboards:
Acredito que passei apenas algumas coisas básicas que não requerem muito habilidade para entender e utilizar nas Planilhas Excel, o que é uma parte mínima dos recursos disponíveis.
Fazer e utilizar um curso avançado de Excel e estudar e usar VB pode ser um grande diferencial, mas começando por alguns desses recursos aqui comentados já é um bom começo.
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