Tenho trabalhado ao longo dos anos na análise, implantação e revisão de Sistemas de Custos e ainda encontro empresas cometendo erros conceituais importantes que podem comprometer seriamente a qualidade das informações gerenciais.
Um bom sistema de custos não depende apenas do software utilizado. Ele exige conceitos corretos, estrutura adequada de dados, critérios consistentes de apropriação e rateio e profundo conhecimento dos processos da empresa.
O software não pode definir a metodologia de custos
Um dos problemas mais perigosos ocorre quando a empresa adapta toda a sua metodologia de custos às limitações do sistema adquirido.
Em um caso que analisei, por exemplo, o sistema não possuía uma estrutura adequada para determinados rateios entre departamentos. A solução proposta foi distribuir os gastos já no momento do lançamento das despesas.
Na prática, em vez de o sistema atender às necessidades da metodologia de custos da empresa, a metodologia estava sendo modificada para se adaptar às limitações do software.
Esse tipo de procedimento pode prejudicar a rastreabilidade das informações, dificultar análises posteriores e gerar distorções na apuração dos custos.
Departamentalização e Centros de Custos
A departamentalização e a correta utilização de Centros de Custos continuam sendo instrumentos importantes para inúmeras organizações.
Evidentemente, os critérios devem ser definidos de acordo com a realidade de cada empresa. Mas decisões metodológicas devem ser tomadas com base na necessidade gerencial e econômica do negócio — e não simplesmente porque determinado software possui ou não determinada funcionalidade.
ERP é ferramenta. Não substitui conhecimento.
Sistemas integrados são fundamentais para a gestão moderna. Entretanto, nenhuma tecnologia substitui uma arquitetura de custos bem construída.
Antes de implantar ou substituir um sistema, algumas perguntas precisam ser respondidas:
- Como os custos diretos são apropriados aos produtos ou serviços?
- Como os custos indiretos são tratados?
- Os Centros de Custos representam adequadamente a estrutura da empresa?
- Quais critérios de rateio são utilizados?
- Como são tratadas horas de máquinas e mão de obra?
- Os cadastros e o Master Data possuem qualidade suficiente?
- O sistema permite rastrear a origem das informações?
- Os custos apurados são úteis para decisões de preço, margem e rentabilidade?
Um sistema pode ser tecnologicamente sofisticado e, ainda assim, produzir informações gerenciais ruins quando os conceitos utilizados em sua parametrização estão errados.
Não adapte os conceitos fundamentais da Gestão de Custos às limitações do software. O sistema deve ser configurado para representar, da melhor maneira possível, a realidade econômica e operacional da empresa.
Seu Sistema de Custos é realmente confiável?
Se existem dúvidas sobre os critérios utilizados, rateios, Centros de Custos, cadastros, custos dos produtos, margens ou parametrização do ERP, uma revisão independente pode identificar rapidamente distorções e oportunidades de melhoria.
Uma análise técnica do Sistema de Custos pode ser realizada inclusive de forma remota, avaliando sua estrutura, metodologia, parametrizações e principais relatórios gerenciais.
Controladoria • Custos • Finanças • Excelência Operacional
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