Manuais de Procedimentos

Quanto mais técnica e profissional a gestão da empresa, maior o grau de normatização e padronização. Maior grau de normatização não significa uma imensa quantidade de normas e procedimentos. Ao se elaborar um manual é muito importante capacidade de síntese, manuais enormes são convites ao descumprimento, por isso as normas devem ser sucintas e suficientes.

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Pior do que não possuir um manual, é ter e não respeitá-lo, ou ainda ter e frequentemente serem autorizadas exceções pelos níveis de comando da organização.

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Exemplos de Manuais de Procedimentos: 

- Manual Contábil;

- Manual de Custos;

- Manual da Qualidade;

- Manual de Procedimentos dos diversos departamentos.
- Manual do Funcionário
- Manual das Políticas de Vendas e Crédito
- Manual da Sustentabilidade
- Manual de Contratos

A dependência que as empresas possuem em relação a alguns funcionários que se tornam insubstituíveis é indicador de problema de gestão. Bons manuais de procedimentos colaboram para que essa situação seja evitada. A elaboração de manuais de procedimentos com o registro criterioso e atualizado das principais rotinas da empresa contribui para sistematização dos processos e rotinas evitando a criação de funcionários insubstituíveis.

Um bom manual de procedimentos deve ser claro e conter passo a passo como devem ser executadas as principais atividades da empresa. Os manuais também contribuem para a avaliação dos processos e atividades a que dizem respeito. 

O simples fato de documentarmos processos, rotinas, responsabilidade através de manuais de procedimentos já evidencia a necessidade de tais atividades e processos serem melhorados ( reengenharia de processos ), ou até mesmo eliminados (processos discricionários ), outras vezes os processos avaliados são terceirizados ( outsourcing ). Assim um bom manual deve incentivar à melhoria contínua.

Por outro lado, as normas e os procedimentos não devem representar uma camisa de força, mas sim um importante elemento de apoio para a operação da empresa. Uma vez estabelecidos os procedimentos não significa que os mesmos sejam imutáveis. Mudanças, melhorias alterações deverão ocorrer sempre que necessário porem de forma coordenada e organizada.

Sempre que um manual for alterado, o registro e aprovação da alteração deve ser feito de forma oficial o que deve ser documentado de forma clara e demonstrável no caso de futuras auditorias.

Os fluxos das principais rotinas devem fazer parte dos procedimentos para tal é necessário que os funcionários envolvidos recebam treinamento específico sobre elaboração de procedimentos e elaboração de fluxogramas.

Por fim lembramos que quanto mais padronizada e normatizada uma empresa maior a possibilidade de descentralização e delegação. Algumas grandes empresas são altamente padronizadas. Exemplo: Mc Donalds, Carrefour, etc.

Como começar?

Comece de forma simples e com as normas principais. Comece com normas de alguns parágrafos. Vá melhorando e complementando o manual com o tempo.

O que incluir no manual?

Inclua

Nome da norma;
Responsabilidades;
Datas, prazos;
Um fluxograma dos processos envolvidos;
As parte descritiva das normas;
Aprovações;
Exceções;
etc.