Utilizei os BSC durante diversos anos e fui o coordenador da ferramenta em diversos países. Essa ferramenta é excepcional, mas deve ser implementada de forma adequada. Além disso, é necessário comprometimento por parte da direção da empresa, visto que nenhuma estratégia pode ser bem sucedida se não houver uma execução adequada.
Robert Kaplan falando sobre a contabilidade do futuro afirmou que essa contabilidade será uma contabilidade voltada para indicadores de performance. Conhecer os indicadores chave ( KPI´s - Key Performance Indicators ), entender e analisar muito bem o passado, construir programas ambiciosos de melhoria contínua e determinar metas ambiciosas de médio e longo prazos, são elementos essenciais às organizações que visam atingir patamares superiores de desempenho ( excelência organizacional ).
Os padrões superiores a serem perseguidos devem cobrir as principais áreas de atividades e processos das organizações. Para se determinarem os padrões (metas estratégicas) deve-se avaliar muito bem os indicadores no que diz respeito ao desempenho interno da empresa, para isso se faz necessário disponibilidade e ampla análise de dados estatísticos a um nível muito detalhado ( avaliação de processos internos ).
Os processos internos dizem respeito às atividades principais das organizações ( core business ), as atividades não essenciais podem ser terceirizados em sua maior parte, assim a empresa poderá dar foco às suas atividades principais. Para determinação das metas estratégicas também deve-se ter conhecimento a respeito de como se posicionam os indicadores de empresas concorrentes, e de outras empresas tidas como modelo de padrão de desempenho superior no mercado global. (Benchmark) Existem varias categorias de indicadores de desempenho, no entanto Kaplan e Norton desenvolveram uma metodologia consagrada e atualmente utilizada em muitas corporações.
O BSC divide os indicadores de desempenho em quatro categorias a saber: Financeiros, Mercado e Clientes, Processos Internos e Aprendizado e Crescimento. Segundo o site http://pt.wikipedia.org , Desde que foi criado, o BSC vem sendo utilizado por centenas de organizações do setor privado, público e em ONG’s no mundo inteiro e foi escolhido pela renomada revista Harvard Business Review como uma das práticas de gestão mais importantes e revolucionárias dos últimos 75 anos.
A organizações devem definir alguns indicadores estratégicos para cada uma das quatro categorias citadas, tais indicadores devem ser dispostos e interrelacionados em um único mapa. Esse mapa foi chamado por Kaplan e Norton de Mapa Estratégico. Preparar seus Mapas Estratégicos vem se constituindo como prática freqüente na maiorias das organizações comprometidas com a melhoria continua e pela busca de padrões superiores de desempenho.
Uma vez preparado o Mapa Estratégico, as empresas devem designar um responsável pela coordenação de cada meta estratégica definida e também devem definir AÇÕES que irão contribuir para o alcance das metas estratégicas. O BSC também irá requerer o levantamento e acompanhamento sistemático dos indicadores de performance ( KPI´s ) que estarão associados às meta estratégica.
Veja o exemplo abaixo:
META ESTRATÉGICA: Aumentar para 16% o ROS ( return over sales ) - retorno sobre vendas.
AÇÕES:
Num.1: Obter uma evolução de preços sempre superior a evolução dos custos;
Num.2: Desenvolver um programa de redução de custos com envolvimento do chão de fábrica promovendo a participação e a inovação;
Num.3: Priorizar clientes e produtos de maiores margens e substituir, eliminar ou tornarem viáveis clientes e produtos com margens inferiores.
KPI´s
Num.1: ROS
Num.2: Redução de custos em Milhares de Reais
Num.3: Indice e Evolução de Preços X Evolução de Custos
Além dos elementos acima o BSC em sua execução irá requerer um bom programa de comunicação e um eficiente sistema de follow up e controle sobre as metas estratégicas, ações e KPI´s definidos. A cada período de 30 a 90 dias todas as metas, ações e KPI´s devem ser avaliados. Essa avaliação ser adequadamente documentada em algum sistema de controle do BSC, Com base nisso será conferido um status a cada Meta, Ação e KPI. Esse status normalmente é traduzido na forma de um farol com uma das três cores: verde, amarelo ou vermelho, quando o planejado está sendo cumprido a cor verde é obtida, quando se está ligeiramente inferior ao planejado classifica-se como amarelo e, no caso de execução abaixo do planejado confere-se a cor vermelha.
Quando a avaliação do Mapa Estratégico está concluída temos um excelente efeito visual onde as cores indicam a qualidade da execução das estratégias da empresa.Abaixo destacam-se elementos que o BSC podem incorporar:
1- comentários atualizados e sucintos sobre cada meta e ação estratégicos;
2- datas previstas para início e fim de cada ação;
3- documentação comprovatória do avanço obtido na execução das ações;
4- um coordenador geral do BSC;
5- dados previstos detalhados a respeito de todos os KPI´s adotados;
6- um bom sistema de controle e de follow up e reuniões periódicas;
7- obter envolvimento e comprometimento de todos os níveis da empresa, mas principalmente dos principais executivos da organização.
O BSC é uma ferramenta excelente que pode trazer grandes resultados. No entanto para se ter sucesso, é necessário um trabalho muito bem feito para implementar, treinar participantes e efetuar o acompanhamento, follow up, análise, ações corretivas e feed back do sistema. Vital tamém para o sucesso da ferramenta é o apoio e comprometimento da cúpula da empresa para que haja uma boa execução, sem isso melhor não perder tempo.
Se precisar de suporte para montar o seu BSC, escreva para arilopes@folha.com.br
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