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domingo, 18 de maio de 2014

Sistemas de Custos - Implantação e gerenciamento




Tenho acompanhado muitas discussões, principalmente nos grupos linkedin sobre a implantação, gerenciamento e utilização dos Sistemas Custos.

Essa é uma área onde alguns que opinam conhecem muito pouco mas mesmo assim opinam como se fossem grades especialistas.

Discussões pouco produtivas sobre qual sistema de custos é ideal e sobre como implantar predominam nas redes sociais, no entanto, não é aí que reside o maior problema dos sistemas de custos.

Profissionais especialistas em metodologias avançadas de gestão estratégica de custos sobrevalorizam algumas ferramentas, e frequentemente esquecem que elas são apenas um componente dos sistemas de custos.

Grande parte das discussões sobre custos focam mais como apurar custos e menos em como utilizar as informações geradas, o que sem dúvida é a parte mais importante porém a menos abordada.

COMO APURAR OS CUSTOS DE PRODUÇÃO?

Para apurar custos de produção são necessários:

1- Ter os dados mestres dos produtos ou serviços muito bem elaborados.

O que deve incluir listas de materiais ( BOM - Bill of Material ), roteiros de produção, dados sobre rendimentos, índices de perdas, tempos de preparação ( SET UP´S ) e tempos padrões ou teóricos de execução das operações. A esse conjunto de informações chamarei Manutenção dos Dados Mestres (Master Data Maintenance ). Os especialistas em custos focam muito pouco essa parte essencial para a identificação dos custos dos produtos.

2- Um sistema de reportes diários de ordens de produção de boa qualidade.

A cada ordem encerrada é importante que sejam avaliados os consumos dos materiais e tempos reportados, de forma que tenhamos os dados teóricos ou padrões mostrados de forma comparativa com os dados reais reportados. Há alguns meses atrás um gerente de uma área de IT de uma empresa que utilizava um software que eu nunca tinha visto antes chamado MFG, defendia severamente que apenas os consumos padrões eram suficientes, e que não era inviável o reporte dos dados reais. Obviamente essa é uma visão inadequada de quem não entende sobre custos. Infelizmente sistemas simplistas e inadequados são utilizados por muitas empresas.

3- Um bom controle sobre registros, apuração, controle e análise dos custos dos materiais.

Nessa área residem muitos problemas dos sistemas de custos. Os livros e os catedráticos focam muito pouco a respeito dos custos dos materiais. Na grande maioria das empresas os custos com materiais representam a grande parcela dos custos dos produtos, no entanto quase nunca são focados pelos ditos especialistas que preferem ficar com as discussões clássicas sobre o que considerar como custos indiretos, ou sobre como distribuir custos dos serviços, o sobre utilização de sistemas ABC, ou custos por absorção ou custeio direto. Todos esses aspectos são importantes e merecem ser avaliados, mas sempre levando em conta a representatividade que possuem sobre os custos totais.

4- Um bom sistema de atribuição dos custos diretos e indiretos aos produtos

Nesta etapa se discute muito a respeito de qual sistema é melhor: o custeio direto ou custeio por absorção. Não precisamos dessa discussão pois podemos ter um sistema de atribuição de custos que atenda às duas abordagens que na realidade não competem mas se complementam. Para algumas análises e decisões o custeio direto é melhor, já para outras, como formação de preços os custeio por absorção é o mais adequado. Por isso, é importante que os custos dos processos sejam separados em variáveis e fixos. O que facilitará muito a gestão e análise dos custos.

5- O que considerar como custos indiretos de fabricação?

Aqui temos outra fonte de discussões desnecessária. Muitos são o que defendem que diversos custos devem ser tratados como despesa, como é o caso de uma área de Recursos Humanos e de TI ( Tecnologia da Informação). Na realidade esses gastos devem ser classificados uma parte para despesa e outra parte como custo dos produtos. A distribuição pode ser feita preferencialmente por um sistema de custos por atividades ou de forma mais simplista com base no número de funcionários para o caso de Recursos Humanos ou números de computadores ou de usuários para o caso da área de TI. Desta forma, uma distribuição de custos de forma mais precisa ou de forma mais simplista, sempre apontará para a distribuição desses custos entre essas duas categorias ( despesas ou custos ), conforme a utilização dos serviços que essas áreas prestam.

Uma vez as empresas terem definido como irão apurar os custos de produção elas devem definir: COMO UTILIZAR OS CUSTOS DE PRODUÇÃO?

A utilização dos custos de produção poderá ocorrer de varias formar, a seguir listo algumas delas:

- Relações de Custos Standard ou custos de reposição atualizadas
- Relatórios comparativos entre custos standard ou teórico X custos reais e respectivas variações
- Reuniões períódicas com registro de presença, atas e follow ups detalhados
- Estudos especiais de custos para analisar decisões especiais
- Avaliação de rentabilidade, margens e outros índices relativos aos produtos
- Avaliação diária das variações apontadas nas ordens de produção
- Análises de utilização de capacidade instalada e produtividade na utilização dos recursos de produção.


Em breve entrarei em mais detalhes sobre como abordar análises eficientes sobre esse tópicos acima assim como outros que são relevantes no controle dos custos. Todavia como mensagem aos que querem apurar os custos dos produtos recomendo que primeiramente PROCUREM TER UM BOM MASTER DATA, e que em segundo lugar tenha um bom sistema de reporte diário de dados de produção, sem o que nunca serão obtidos custos confiáveis para controle e tomada de decisão.
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