Cartão de crédito corporativo: praticidade no pagamento exige rigor na contabilização

Cartão de crédito corporativo: praticidade no pagamento exige rigor na contabilização

Professor Ari | Alpha Premium

Ao longo da minha atuação em Controladoria e Finanças, encontrei diversas falhas no controle dos cartões de crédito corporativos. Duas delas merecem atenção especial: gastos contabilizados meses depois da competência e compras de naturezas diferentes registradas em uma única conta chamada “Despesas com cartão de crédito”.

Essas práticas prejudicam a qualidade da informação contábil e gerencial.

Cartão de crédito não é uma categoria de despesa. É um meio de pagamento.

Uma compra de combustível continua sendo combustível. Uma hospedagem continua sendo hospedagem. Um equipamento pode representar um ativo imobilizado. O uso do cartão não altera a natureza econômica da operação.

1. A competência não pode depender da prestação de contas

Imagine uma viagem realizada em setembro. O funcionário entrega os comprovantes em novembro, e somente nesse momento a empresa reconhece as despesas.

Se os serviços foram consumidos em setembro, o atraso na entrega dos documentos não transfere a competência para novembro. O regime de competência exige reconhecer os efeitos das operações nos períodos em que ocorrem, independentemente do pagamento. Essa orientação está na Estrutura Conceitual contábil, conforme esclarecimento do Conselho Federal de Contabilidade. (cfc.org.br⁠)

Nesse exemplo, deixar o gasto fora de setembro superestima o resultado daquele mês. Reconhecê-lo indevidamente em novembro reduz o resultado de outro período, comprometendo comparações e avaliações de desempenho.

A demora do portador em prestar contas é uma pendência de controle. Não deve determinar o mês da despesa.

Por isso, a Contabilidade precisa ter acesso às movimentações dos cartões, sem depender exclusivamente da entrega da prestação de contas. No fechamento, as transações ainda pendentes devem ser investigadas e tratadas com base nas informações disponíveis, com suporte e revisão adequados.

2. Nem toda compra no cartão é despesa imediata

A classificação deve considerar o objeto da aquisição e sua utilização:

• Combustível consumido: custo ou despesa, conforme sua finalidade.
• Hospedagem de viagem já realizada: despesa correspondente à atividade.
• Mercadoria para revenda: estoque, com reconhecimento do custo quando cabível.
• Equipamento: imobilizado, quando atender aos critérios de reconhecimento.
• Serviço pago antecipadamente: ativo, com apropriação conforme a prestação do serviço.

A data da compra, a competência, o fechamento da fatura e o vencimento são informações diferentes.

Uma passagem comprada em setembro para uma viagem em dezembro, por exemplo, não deve ser tratada automaticamente como despesa de setembro apenas porque apareceu na fatura daquele mês.

3. Como funciona um lançamento simplificado

Considere uma hospedagem de R$ 1.500, utilizada em setembro e paga com cartão corporativo cuja fatura vence em outubro.

No reconhecimento da hospedagem:

Débito: Despesas com viagens — hospedagem: R$ 1.500
Crédito: Obrigações com cartão corporativo: R$ 1.500

No pagamento da fatura:

Débito: Obrigações com cartão corporativo: R$ 1.500
Crédito: Bancos: R$ 1.500

O pagamento liquida uma obrigação já reconhecida. Não gera uma segunda despesa.

O exemplo desconsidera tributos e particularidades da operação. Quando a nota já tiver sido contabilizada em fornecedores, o fluxo deve prever a transferência da obrigação para o cartão, evitando duplicidade.

4. Conciliar é mais do que conferir o total da fatura

Uma conciliação completa deve relacionar cada transação com:

• Documento comprobatório e finalidade empresarial.
• Portador responsável pela utilização.
• Conta contábil, centro de custo e projeto, quando aplicável.
• Competência e eventual período de apropriação.
• Aprovação conforme as regras da empresa.
• Registro contábil e liquidação financeira.

Também é necessário acompanhar compras parceladas, estornos, cancelamentos, cobranças duplicadas e transações contestadas.

O parcelamento organiza o pagamento. Ele não determina, por si só, o reconhecimento mensal da despesa.

Além da conferência por transação, o saldo contábil precisa ser conciliado: saldo inicial, novas obrigações, encargos, estornos e pagamentos devem explicar o saldo final. Compras já realizadas que ainda não entraram na fatura também exigem atenção no fechamento.

5. A fatura não explica tudo

A fatura identifica cobranças, mas, isoladamente, pode não esclarecer o que foi comprado, quem foi beneficiado ou qual foi a finalidade empresarial.

Um comprovante da máquina de cartão também pode demonstrar apenas o pagamento, sem detalhar a aquisição.

A empresa deve exigir documentação compatível com a operação, justificativa e aprovação. Eventuais efeitos fiscais dependem da documentação e das regras aplicáveis; o pagamento pelo cartão não comprova automaticamente a dedutibilidade nem o direito a créditos tributários.

6. O controle começa antes da compra

Uma política de cartões corporativos deve definir quem pode utilizar o cartão, limites, gastos permitidos, prazos de prestação de contas e responsáveis pela aprovação.

Sempre que possível, quem realiza a compra deve ser diferente de quem a aprova e de quem faz a conciliação.

As pendências precisam ter responsável, prazo e acompanhamento. Uma conta transitória pode apoiar o tratamento de exceções, mas não deve se transformar em depósito permanente de gastos sem identificação.

7. O que a gestão deveria acompanhar

Alguns indicadores ajudam a tornar o problema visível:

• Valor e quantidade de transações sem comprovantes.
• Pendências por portador e tempo de atraso.
• Percentual de transações conciliadas.
• Gastos identificados após o fechamento de sua competência.
• Valores em contas transitórias.
• Cobranças indevidas e estornos ainda não recebidos.
• Juros e multas por atraso no pagamento.

8. Normas e compliance: cartão corporativo não é autorização para gastar livremente

Entregar um cartão corporativo a um funcionário significa delegar uma responsabilidade sobre os recursos da empresa. O limite disponibilizado pela operadora não substitui a autorização interna para realizar gastos.

A utilização deve estar amparada por uma política formal, detalhada, aprovada pela administração e integrada ao sistema de compliance e aos controles internos da organização.

Essa política deve estabelecer, no mínimo:

• Responsáveis e finalidade: quem pode receber um cartão, em quais atividades poderá utilizá-lo e quais são suas responsabilidades.
• Limites de gastos: valores máximos por transação, período e categoria, compatíveis com a função e o orçamento aprovado.
• Despesas permitidas e proibidas: regras para viagens, refeições, combustíveis, compras pela internet, assinaturas, saques e gastos pessoais.
• Alçadas de aprovação: quem autoriza cada tipo e valor de gasto, quais operações exigem aprovação prévia e como serão tratadas as exceções. O portador não deve aprovar os próprios gastos.
• Prazos de prestação de contas: prazo objetivo para apresentar documentos e justificativas, com calendário compatível com o fechamento contábil.
• Documentação obrigatória: comprovantes adequados, finalidade empresarial, identificação dos beneficiários quando pertinente, centro de custo e demais informações necessárias à contabilização.
• Conciliação e segregação de funções: definição de quem compra, aprova, confere, contabiliza e acompanha o pagamento, evitando a concentração de etapas incompatíveis na mesma pessoa.
• Tratamento de irregularidades: procedimentos para documentos ausentes, cobranças indevidas, atrasos, uso pessoal e descumprimentos, incluindo bloqueio ou suspensão do cartão e apuração de responsabilidades.
• Segurança e desligamento: proteção dos dados, comunicação imediata de perda ou fraude e cancelamento do cartão quando houver desligamento ou mudança de função.
• Rastreabilidade e fiscalização: manutenção do histórico de transações, documentos, aprovações e alterações, com revisões periódicas e acesso para auditoria.

Não basta ter uma norma escrita: é necessário demonstrar que ela é cumprida. Os portadores devem receber orientação e formalizar ciência das regras. Os gestores precisam acompanhar pendências e aplicar as medidas previstas, inclusive quando o usuário do cartão ocupa cargo de direção.

Como a SOX se relaciona com esses controles?

A Lei Sarbanes-Oxley — SOX, especialmente sua seção 404 e a regulamentação correspondente da SEC, trata da responsabilidade da administração pelos controles internos sobre os relatórios financeiros. Esses controles devem proporcionar segurança razoável de que as operações sejam registradas adequadamente, os gastos ocorram conforme as autorizações da administração e o uso não autorizado de ativos seja prevenido ou detectado tempestivamente quando puder afetar materialmente as demonstrações financeiras. Os pagamentos por cartão corporativo integram esse ambiente de controle. (sec.gov⁠)

É importante delimitar: a SOX não se aplica indistintamente a todas as empresas brasileiras e não fixa um prazo universal de prestação de contas nem um limite específico para cartões. Nas organizações sujeitas às suas exigências, os controles devem ser definidos conforme os riscos e o escopo aplicável, documentados e avaliados quanto à sua eficácia. Os procedimentos apresentados neste item são recomendações práticas para estruturar esse controle.

Mesmo nas empresas não sujeitas à SOX, essas práticas ajudam a proteger recursos e sustentar informações contábeis confiáveis.

O cartão facilita o pagamento. A política interna define a autorização, os limites e a responsabilidade de quem o utiliza.

Essas informações permitem agir antes que pequenas pendências se acumulem e prejudiquem o fechamento contábil.

Uma pergunta para o gestor

Sua empresa consegue explicar cada valor da fatura, identificar sua finalidade e demonstrar que ele foi contabilizado na conta e no período corretos?

Se essa resposta exige procurar comprovantes em mensagens, cobrar funcionários repetidamente ou reconstruir planilhas, o processo merece revisão.

A Alpha Premium pode ajudar sua empresa a avaliar os controles dos cartões corporativos e estruturar uma rotina de prestação de contas, conciliação.

Professor Ari — Controladoria, Finanças, Custos e Gestão.