Introdução à Parte 4: Funções Avançadas de Controladoria
Na Parte 4 do nosso estudo sobre Tópicos de Controladoria, adentramos nas funções avançadas desempenhadas pelo Controller. Como já discutido anteriormente, a Controladoria abrange um conjunto de princípios e métodos provenientes de diversas disciplinas, incluindo Administração, Economia, Psicologia, Estatística e, principalmente, Contabilidade. Nesta seção, exploraremos as responsabilidades mais complexas e estratégicas do Controller, delineando as três principais funções: Planejamento, Controle e Reporte.
A função de Planejamento, como destacada por Anderson & Bragg, é crucial para o sucesso da empresa. Envolve a criação e manutenção de um plano integrado de operações, colaborando com todas as áreas da organização. Este planejamento não deve ser exclusivamente do Controller, mas uma iniciativa coletiva. Destacaremos os estágios do planejamento, desde o estabelecimento de objetivos até a elaboração de programas de ação detalhados.
A função de Controle concentra-se na execução do planejamento, exigindo um sistema eficiente de informações para fornecer feedback sobre o desempenho da empresa em relação aos planos. Ressaltaremos a importância da agilidade nesse processo, permitindo a pronta comparação dos resultados alcançados com as metas planejadas e a subsequente adoção de medidas corretivas.
Por fim, a função de Reporte desempenha papel crucial, assegurando que as informações sejam compreendidas pela direção da empresa. Exploraremos como o Controller não apenas fornece relatórios, mas também realiza análises e interpretações, conduzindo reuniões para garantir que os executivos compreendam plenamente o conteúdo.
Ao longo desta parte, detalharemos ainda mais as funções contábeis do Controller, destacando a aplicação de práticas contábeis atualizadas, a incorporação de transações eletrônicas, a busca pela redução no ciclo de processamento e a possibilidade de terceirização das funções contábeis. Concluiremos com a importância da reengenharia das principais funções contábeis, visando eficiência, redução de erros e controle de custos.
Palavras Chave
Controladoria:
- Definição: Conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências da Administração, Economia, Psicologia, Estatística e Contabilidade, dedicados à gestão econômica das empresas, visando orientá-las para a eficiência.
Controller:
- Definição: Profissional responsável por diversas funções na área de Controladoria, incluindo planejamento, controle, reporte e atividades contábeis.
Planejamento:
- Definição: Estabelecimento e manutenção de um plano integrado de operação, envolvendo a participação de todas as áreas da organização para buscar metas e objetivos.
Controle:
- Definição: Execução do planejamento, garantindo que as atividades da empresa estejam em conformidade com os planos estabelecidos e permitindo ajustes quando necessário.
Reporte:
- Definição: Função essencial para executar e controlar efetivamente o planejamento, fornecendo relatórios, análises e interpretações para auxiliar a direção da empresa nas decisões.
Função Contábil:
- Definição: Aplicação de práticas contábeis no registro sistemático das transações contábeis, incluindo atividades como benchmarking, adoção de transações eletrônicas, redução no ciclo de processamento, terceirização e reengenharia de funções.
Benchmarking:
- Definição: Comparação das principais práticas entre diferentes empresas, visando identificar e adotar práticas mais atualizadas e eficientes.
Transações Eletrônicas:
- Definição: Utilização de sistemas de transmissões eletrônicas de dados (EDI) na contabilidade para registrar automaticamente transações, reduzindo erros e intervenção manual.
Redução no Ciclo de Processamento:
- Definição: Busca ativa por diminuição nos tempos de processamento das atividades contábeis, permitindo à empresa gerar informações sobre resultados de forma mais rápida e com menor custo.
Terceirização das Funções Contábeis:
- Definição: Delegação, total ou parcial, das atividades contábeis para terceiros mais preparados, visando melhor desempenho nos processos contábeis.
Reengenharia das Principais Funções:
- Definição: Abordagem que busca novas formas de trabalho para reduzir esforço, minimizar erros e cortar custos nas funções contábeis, abandonando procedimentos correntes quando necessário.
DEFINIÇÃO DE CONTROLADORIA
Segundo
Mossimam em Figueiredo e Caggiano, página 28,
"A
Controladoria pode ser conceituada como o conjunto de princípios, procedimentos
e métodos oriundos das ciências da Administração, Economia, Psicologia,
Estatística e principalmente da Contabilidade, que se ocupam da gestão
econômica das empresas, com o fim de orientá-las para a eficiência".
Para
nossos estudos prefiro a definição seguinte:
O trabalho
da Controladoria consiste basicamente no registro e reporte de dados e pode ser
definido superficialmente como a função que engloba o registro e utilização de
todos os fatos pertinentes aos propósitos de:
1-Controle
e proteção de ativos;
2-Cumprir
com as obrigações legais;
3-Propiciar
à direção da empresa informações que irá auxiliá-la no PLANEJAMENTO e CONTROLE
das operações.
A seguir
abordo os três propósitos supra citados:
CONTROLE
E PROTEÇÃO DE ATIVOS
O controle e proteção de ativos envolve:
- o controle de entradas e saídas de caixa;
- assegurar registros adequados dos estoques e
imobilizados;
- acompanhamento, controle e análise de todos os
ativos da empresa de forma a protegê-los contra perdas devido a erros,
descuidos, ineficiências ou fraudes.
Cumprimento
das OBRIGAÇÕES FISCAIS
Requer cumprir com as obrigações fiscais de forma a
evitar contingências fiscais e efetuando o melhor PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO.
Planejamento Tributário - Significa pagar o mínimo
possível de impostos dentro da lei.
PLANEJAMENTO
E CONTROLE DAS OPERAÇÕES
Envolve assistência ao corpo diretivo da empresa no
controle das operações e na formulação de políticas, incluindo não somente o
uso de dados históricos, mas também a sumarização e registro dos dados
planejados na forma de orçamentos, e em alguns casos a análise e interpretação
dos dados externos à empresa.
Detalhamento das funções do Controller
Anderson
& Bragg apresentam interessante divisão das atribuições do Controlller, a
parte seguinte baseia-se no livro Controllership
dos referidos autores
Função de
Planejamento "Planning function"
Essa
função implica em:
Estabelecer e manter um plano integrado de operação
é a principal função Controller.
O
objetivo do negocio é lucro e o planejamento é necessário para buscá-lo.
As
empresas devem ter um planejamento integrado, onde haja participação e
comprometimento de todos.
O planejamento não deve ser o planejamento do Controller, mas de todos.
A atuação do Controller deve ser de coordenador que
coleta e junta informações, mantendo o planejamento como elemento de
gerenciamento do negocio.
As principais tarefas do Controller com relação ao plano são:
• Assegurar que o plano de vendas atenda às
políticas e objetivos em níveis de região, cliente, produto, etc...
• Assegurar que os pressupostos sejam alcançáveis e
compatíveis com dados históricos, por exemplo valor de vendas líquidas por
cliente. • Assegurar que o plano de produção esteja compatível com as
infraestrutura de produção e, também compatível com o plano de vendas, Isso
envolve projeção de volumes, custos, recursos, etc...
• Assegurar um plano detalhado de despesas adequado
com as atividades planejadas e com dados históricos,
• Verificar se haverão suficientes fundos para as
atividades planejadas.
Após o
plano ser preparado, juntamente com a direção da empresa deve avaliar:
- O Plano
é realista?
- Ele
reflete as condições econômicas previstas para o período plano?
-
Produtos descontinuados, baixa de equipamentos ou produtos, e outros custos e
despesas não usuais foram considerados?
- O Plano
contempla expectativas de ROI, EVA, etc....
Estágios
do Planejamento:
Figueiredo
e Caggiano destacam cinco estágios do planejamento1
1- Estabelecer os objetivos da organização;
2- Avaliar o cenário no qual a organização estará
operando, relacionando os fatores que irão possivelmente afetar suas operações;
3- Avaliar os recursos existentes, pois a gestão
tem como escopo o uso mais eficiente desses recursos escassos (em inglês,
apelidados de 4M (men, machine, material
and money) homens, máquinas, materiais e dinheiro.
4- Determinar a estratégia para alcançar os
objetivos estabelecidos no plano geral que especifica as metas. As decisões
estratégicas dizem respeito ao estabelecimento do relacionamento entre a
empresa e o meio ambiente.
5- Delinear um programa de ação para alcançar metas
estratégicas selecionadas para programas de longo prazo e de curto prazo,
descriminando o tipo de recurso no orçamento anual.
1-
Figueiredo, Sandra e Caggiano, Paulo Cesar
Controladoria
Teoria e Prática.
Função de Controle
A função
de Controle diz respeito à execução do Planejamento. O Controller é responsável para prover informações à direção de forma
a demonstrar dados realizados comparativamente aos planejados, possibilitando
assim ajustes ou confirmação dos dados planejados.
O
controle visa assegurar que as atividades da empresa estejam em conformidade
com os planos.
O
controle requer um bom sistema de informações que possibilite a obtenção de FEED BACK sobre as diversas variáveis da
empresa para todas as áreas envolvidas com o Plano. Uma vez obtido o FEED BACK a próxima etapa será a adoção
de ações.
PLANEJAMENTO==>OPERAÇÃO==>FEED
BACK==>AÇÃO
A
agilidade dos sistemas de controle é fundamental, visto que, quanto mais
prontamente forem comparados os resultados alcançados com o planejado, maior a
possibilidade de se adotarem medidas corretivas quando estas se fizerem
necessárias.
O desafio
do Controller é passar para a empresa
uma postura de visão do futuro, utilizando dados passados como elemento de
medição, análise e aprendizado.
Uma das
mais importantes atividades do Controller
diz respeito a que esteja fortemente envolvido em todos os estágios da função de
controle, o que compreende:
- análise de sistema através da identificação dos
problemas;
- proposta e implementação das mudança necessárias;
- controle dos relatórios que demonstram os
resultados das alterações nos controles.
Função de
Reporte "Reporting Function"
Essa
função é essencial para executar o planejamento e controlá-lo efetivamente. As
direções das empresas para tomarem decisões necessitam não somente de
relatórios, mas a função de reporte incorpora também a análise e interpretação
dos dados. As informações não devem ser liberadas enquanto não estiverem
adequadamente explicadas e entendidas pelo Controller
e seu grupo inicialmente, e posteriormente pelo corpo gerencial da empresa.
Assegurar
que os executivos entendam o conteúdo dos relatórios pode requerer algumas
reuniões com os recebedores dos relatórios. É aconselhável que os recebedores
dos relatórios recebam treinamento periódico a respeito do conteúdo e significado
das informações disponibilizadas.
Além dos
usuários internos das informações contábeis também podemos ter os usuários de
outros países ou regiões e também os usuários externos como órgãos do governo,
entidades de classe, etc. A coordenação do atendimento das informações para
esses usuários também é tarefa do Controller.
Função
Contábil "Accounting Function"
É função
do Controller aplicar adequadamente
as principais práticas contábeis no registro sistemático das transações
contábeis, bem como estar atualizado com os últimos avanços tecnológicos alguns
dos quais são destacados a seguir:
1- Benchmarking das principais práticas –
Comparação das principais práticas entre varias empresas visando identificar e
adotar práticas mais atualizadas.
2- Adoção
de transações eletrônicas. Atualmente muitas grandes empresas utilizam sistemas
de transmissões eletrônicas de dados (EDI), na contabilidade as transações
podem ser registradas automaticamente reduzindo erros e evitando intervenção
manual.
3-
Redução no ciclo de processamento. O Controller
deve ativamente buscar redução nos tempos de processamento das atividades, o
que irá permitir para a empresa gerar informações sobre resultados de forma
mais rápida e com menor custo.
4-
Terceirização das funções contábeis – O Controller
poderá delegar parte ou toda a função contábil para terceiros que estejam mais
preparados para melhor desempenharem os processos .
5-
Reengenharia das principais funções – Algumas funções contábeis podem requerem
tanto esforço para execução que seria melhor abandonar os procedimentos
correntes e buscar novas formas de trabalho de forma a reduzir esforço, ter
menos erros e cortar custos.
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