Controladoria de Contratos - - Contratos Grande Fonte de Problemas

Os muitos contratos em vigência nas empresas podem se transformar em grande fonte de problemas.

É necessário que as empresas estabeleçam regras e o mais importante: as empresas devem fazer com que as normas e procedimentos sejam seguidos.

Já fui responsável por análise de muitos contratos em empresa de grande porte, o que me rendeu muita dor de cabeça, mas sobretudo um bom aprendizado.

Vou destacar apenas alguns dos muitos problemas ou oportunidades que as empresas acabam tendo com relação aos contratos.

Problemas nos contratos normalmente são frutos da falta de um bom controle e de conhecimento do que é necessário seguir para que contratos não sejam fontes de problemas, podendo implicar em perdas financeiras consideráveis.

Seguem alguns exemplos de potenciais problemas em contratos e possíveis soluções.



PROBLEMA 1 - PRESTADORES DE SERVIÇO EM ATIVIDADE ANTES DE CONTRATO SER APROVADO


Contrato com serviços contratados em execução antes de ter ocorrido a aprovação e assinatura. Trabalhei em empresa multinacional onde a área de marketing vivia tomando serviços cujos contratos ainda estavam em tramitação. É necessário muito cuidado pois procedimentos devem ser estabelecidos e seguidos. Tomar serviço antes de ter contrato assinado não é recomendável.



SOLUÇÃO 1 -

Estabelecer por procedimento que nenhum serviço poderá ser iniciado sem que a elaboração, análise, aprovação e assinatura dos contratos estejam 100% concluídos.



PROBLEMA 2 - CONTRATOS COM RENOVAÇÃO AUTOMÁTICA

Contratos com cláusula de renovação automática. Como profissional da área financeira sempre detestei contratos com renovação automática.

Certa ocasião a Diretoria de uma grande empresa assinou um contrato sem submeter a área financeira. O contrato era referente aluguel de um carro com mensalidade em dólar a ser paga.


No período houve uma maxi desvalorização e o aluguel ficou inviável. Mas mesmo assim continuaram com a contratação com o objetivo de não renovar o contrato. Com o valor pago durante o período do contrato daria para comprar vários carros iguais.

O objetivo seria não renovar o contrato. No entanto, a área que deveria cuidar da renovação deixou de atentar para cláusula de renovação automática e um novo período de aluguel teve que ser considerado, pois havia multa altíssima para o caso de rompimento de contrato.


SOLUÇÃO 2

Definir por norma que contratos com cláusula de renovação automática não deverão ser aceitos. Evitar também contratos em dólar. Alias, a legislação brasileira nem permite, mas as empresas acabam estabelecendo obrigação em dólar.



PROBLEMA 3 - CONTRATOS IRREGULARES COM REPRESENTANTES DE VENDAS

Contratos com Representantes de Vendas são grandes fontes de problema. Existe uma regulamentação que deve ser seguida.

Representantes precisam estar registrados no CORE. Empresas esquecem que representante não é funcionário e vivem perdendo ações de ex representantes que muitas vezes conseguem altas indenizações por conseguirem vínculo trabalhista. Já vi empresa onde o gerente de Vendas era um Representante Contratado.


SOLUÇÃO 3

Obter orientação jurídica e financeira de profissionais experientes para que Representantes não tenham motivos para processarem as empresas. Existem aspectos como Local Fíxo de trabalho, Horário e Subordinação que se for caracterizada um desses três condições o vínculo trabalhista estará configurado.


PROBLEMA 4 - FALTA DE GESTÃO EFICAZ DO CONTRATO

Desorganização no Controle e Gestão dos Contratos. Trabalhei numa empresa onde os contratos eram uma bagunça. Frequentemente desapareciam e pedir copia da via do contratado era frequente. Não havia um responsável direto, nem uma área para centralizar a o arquivo dos contratos.


SOLUÇÃO 4

As empresas devem ter os contratos centralizados em uma determinada área, que normalmente é a área jurídica, mas pode ser outra área. O importante é que haja controle. Atualmente com os recursos de digitalização, contratos devem ser mantidos em mídia adequada e serem acessados quando necessário.


Concluindo 

Muitos outros problemas e sugestões poderiam ser dados. Já empresa perder numa única ação na justiça vários milhões de reais. Por isso, a assessoria de bons profissionais financeiros e jurídicos é essencial.

Nas empresas todo contrato deve ter um administrador ou gestor do contrato. Essa pessoa deve ter responsabilidade para que o que estiver definido pelo contrato ocorra devidamente.