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quarta-feira, 8 de maio de 2013

Manuais de Procedimentos





Quanto mais técnica e profissional a administração maior o grau de normatização e padronização na empresa. Maior grau de normatização não significa uma imensa quantidade de normas e procedimentos. Ao se elaborar um manual é muito importante capacidade de síntese, manuais enormes são convites ao descumprimento, desta forma as normas devem ser sucintas e suficientes.

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Pior do que não possuir um manual, é ter e não respeitá-lo, ou ainda ter e frequentemente serem autorizadas exceções pelos níveis de comando da organização.
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Os manuais não devem ser muito grandes. Um bom nível de detalhe pode ser obtido sem que sejam gerados manuais enormes. Um manual muito grande é um incentivo ao não uso. Trabalhei numa grande multinacional alemã, onde o manual contábil tinha mais de 700 folhas. Consultar aquele manual era uma tortura. Era um caso típico de manual exagerado.

Exemplos de Manuais de Procedimentos:
  • ·         Manual Contábil;
  • ·         Manual de Custos;
  • ·         Manual da Qualidade;
  • ·         Manual de Procedimentos dos diversos departamentos.

A dependência que as empresas possuem em relação a alguns funcionários que se tornam insubstituíveis é indicador de problema de gestão, bons manuais de procedimentos colaboram para que essa situação seja evitada. A elaboração de manuais de procedimentos com o registro criterioso e atualizado das principais rotinas da empresa contribui para a boa gestão.

Um bom manual de procedimentos deve ser claro e conter passo a passo como devem ser executadas as principais atividades da empresa. Os manuais também contribuem para a avaliação dos processos e atividades neles tratados. 
Um boa prática consiste em agregar aos manuais de procedimentos os fluxogramas dos processos. Isso pode ajudar bastante na padronização dos procedimentos normatizados.
O simples fato de documentarmos alguns processos através de manuais de procedimentos já evidencia a necessidade de tais atividades e processos serem melhorados ( reengenharia de processos ), ou até mesmo eliminados (processos discricionários ), outras vezes os processos avaliados são terceirizados ( outsourcing ).

As normas e os procedimentos não devem representar uma camisa de força, mas sim um importante elemento de apoio para a operação da empresa. Uma vez estabelecidos os procedimentos não significa que os mesmos sejam imutáveis. Mudanças, melhorias alterações deverão ocorrer sempre que necessário porem de forma coordenada e organizada.

Os fluxos das principais rotinas devem fazer parte dos procedimentos para tal é necessário que os funcionários envolvidos recebam treinamento específico sobre elaboração de procedimentos e elaboração de fluxogramas.
Por fim, lembramos que quanto mais padronizada e normatizada uma empresa maior a possibilidade de descentralização e delegação. Algumas grandes empresas são altamente padronizadas. Exemplo: Mc Donalds, Carrefour, etc.

Manuais de procedimentos bem implementados irão fazer parte de um sistema maior chamado sistema da qualidade. Tais sistemas poderão dar suporte e sustentação à certificações como ISO 9000 e outras.

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