CONTROLADORIA de Fretes.
Existem varias modalidades de fretes nas empresas.
Trata-se de área muito sensível a erros, custos elevados, nível de serviço ruim, e até em alguns casos fraudes.
A contabilização dos fretes deve propiciar a identificação do tipo de frete que está sendo ocorrendo.
Importante também ressaltar a respeito dos roubos de carga que demandam ações de prevenção que podem incluir contratação de empresas especializadas, seguros especiais sempre com uso de tecnologia atualizada.
Fretes sobre Vendas
Temos no mínimo dois tipos de Venda: FOB e CIF.
Na modalidade FOB o frete corre por conta do comprador e na modalidade CIF o vendedor é responsável para entregar o produto ao cliente. Lógico que ideal é vender FOBGE LÁ Î e deixar de ter esse custo e responsabilidade sobre as entregas.
Em algumas empresas esses fretes como porcentagem da Receita Líquida chegam e até ultrapassam a 10%.
Mas se em sua empresa fretes representam a partir de 2, 3 ou 4% já se trata de número bastante significativo.
Recomendo sempre destacar esses fretes como linha separada no seu DRE gerencial e acompanhá-lo como porcentagem da venda. Controlar o frete por tonelada transportada, como porcentagem sobre vendas e até mesmo por cliente, por produto são medidas recomendadas.
Importante observar o regime de competência, ou seja o frete deve ser reportado no mês em que ocorre o faturamento ou envio dos produtos transportados e se os conhecimentos e notas fiscais dos fretes não foram recebidas deve-se provisionar o valor estimado.
Outra coisa importante é que quem contrata o frete não deve aprovar o pagamento, pois isso pode dar margem a manipulações e até mesmo fraudes.
Conheço grandes empresas onde a contratação e aprovação está nas mãos da mesma pessoa.
Contratação de seguro da carga e outras obrigações correlatas devem ser consideradas como despesas complementares ao frete.
Conferência dos conhecimentos da um grande trabalhado mas é essencial que seja feito.
Hoje em dia existem sistemas que auxiliam em muito o controle dos fretes.
Fretes sobre Compras
Fretes sobre compras devem ser incorporados ao valor da mercadoria comprada. Isso vale tanto para importações como para todas as compras ocorridas dentro do território nacional.
Erro frequente encontrado em muitas empresas é não incorporar os fretes aos custos dos produtos destinados ao estoque e a todos os demais destinos que ocorram como ativos fixos e compras destinadas a despesas.
Assim como nos fretes sobre vendas é importante saber se a compra é FOB ou CIF. No caso de compras é recomendável que elas sejam feitas na modalidade CIF, onde os fretes correm por conta dos vendedores.
No caso de importações, a documentação é mais complexa e composta por diferentes documentos é importante que elas sejam contabilizadas em sua totalidade e que não fiquem valores complementares para contabilizar posteriormente, o que tende a distorcer os custos e dificultar os reportes.
Outros Fretes com objetivos específicos
Outros Fretes não incluídos em nenhuma das duas modalidades acima devem ser incorporados às despesas principais.
Vou dar um exemplo:
Se um equipamento quebra e precisamos mandá-lo da manutenção externa e o frete de envio corre por nossa conta. No caso, o ideal é alocar o frete como despesa complementar ao valor da manutenção a ser pago.
Fretes ou despesas com transportes Gerais
Chamo de "Fretes Gerais" aqueles que são destinados a varias serviços e que possuem valores pequenos.
Exemplo:
O motorista da empresa ou agregado sai com a finalidade de fazer vários trabalhos. Ele entregará alguns materiais em alguns lugares, passará no banco, irá até a papelaria buscar algum material de escritório barato. Nesse caso, se o valor não for expressivo, pode-se acumular os custos desses gastos em contas específicas, nas quais nunca deve ter valor expressivo.
Dificuldade no Controle
Cuidado com o controle dos fretes, porque sempre que algum custo é diluído ou incorporado pode ser prejudicado o controle.
É necessário buscar formas de controle que devem propiciar o acompanhamento e identificação dos fretes nas entradas, ou seja quando os mesmos ocorrem.
Vejam a postagem complementar
Dicas para Gestão dos Fretes <<< Clique
Aumento Desproporcional
Vivemos momento de grandes aumentos nos fretes devido ao constante aumento dos combustíveis e outros motivos. É importante sempre acompanhar quanto cada uma das modalidades de frete representam nos custos e despesas das empresas.
Clique acima para saber mais
CONCLUSÃO
Diversos tipos de fretes oneram o DRE de empresas em geral impactando nas margens, estoques e Lucro apurados.
Essa área requer segregação de funções, o que implica que jamais uma mesma pessoa deve contratar e autorizar pagamentos.
Não raro fretes estão escondidos nos estoques, ou em contas mal controladas ou até mesmo reportados incorretamente.
Ter controle sobre esses itens requer conhecimento e um nível de análise que muitas empresas não tem.
Por trás de um mal controle dos fretes pode ocorrer diversos problemas como perdas de margens e até redução do lucro.
Especial atenção deve ser dada à parte dos seguros e sistemas de controle para prevenção de roubos e fraudes.
Acompanhamento com análise horizontal e vertical dos fretes com identificação de indicadores como custo por tonelada transportada e como % sobre as vendas podem ajudar.
Quando não controlados devidamente levam a "Hiden Costs" ( Custos Escondidos ) que acabam afetando o desempenho e produtividade da empresa.
Contatos: arilopessilva@gmail.com
https://www.linkedin.com/in/ariovaldosilva/
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