Demonstrativos Contábeis Estratégicos – Parte 1: KPIs, Semáforos e Tendências no Balanço Patrimonial
Como transformar um Balanço Patrimonial tradicional em uma ferramenta muito mais útil para a gestão, integrando números contábeis, indicadores de desempenho, semáforos, tendências e planos de ação?
Caso ainda não tenha lido a apresentação do conceito, recomendo iniciar pela postagem:
Demonstrativos Contábeis Estratégicos – Introdução
Do demonstrativo contábil ao demonstrativo estratégico
Na introdução desta série apresentei uma proposta que denominei Demonstrativos Contábeis Estratégicos.
A ideia central é relativamente simples:
O Balanço Patrimonial continuará mostrando Ativos, Passivos e Patrimônio Líquido.
Porém, podemos aumentar significativamente sua utilidade gerencial se, junto aos números, acrescentarmos informações relacionadas à qualidade e ao desempenho desses mesmos ativos e passivos.
Nesta primeira etapa vamos utilizar como exemplo a parte do Ativo do Balanço Patrimonial.
Um Balanço Patrimonial tradicional
Em uma apresentação bastante simplificada, poderíamos encontrar no Ativo algumas contas ou grupos importantes como:
| ATIVO | Valor |
|---|---|
| Caixa e Disponibilidades | R$ 1.500.000 |
| Contas a Receber de Clientes | R$ 4.000.000 |
| Estoques | R$ 5.500.000 |
| Ativo Imobilizado | R$ 8.000.000 |
Os valores são fundamentais.
Mas imagine quanto mais rica seria essa informação se, além de saber que existem R$ 5,5 milhões em estoques, o gestor pudesse visualizar imediatamente como esses estoques estão sendo administrados.
Passo 1 – Associar indicadores de desempenho aos principais grupos de contas
O primeiro passo para transformar um demonstrativo financeiro tradicional em um Demonstrativo Contábil Estratégico consiste em identificar os indicadores de desempenho relacionados aos grupos de contas mais relevantes.
Não devemos simplesmente encher o Balanço de indicadores.
É necessário selecionar aqueles que efetivamente ajudam a explicar a qualidade do ativo, sua eficiência, seu risco e sua utilização.
Tomemos alguns exemplos.
| Grupo Contábil | Possíveis Indicadores Estratégicos |
|---|---|
| Contas a Receber | Prazo Médio de Recebimento, DSO, inadimplência, títulos vencidos e concentração de clientes |
| Estoques | Giro dos Estoques, Dias de Estoque, obsolescência, excesso, acuracidade e itens sem movimentação |
| Ativo Imobilizado | OEE, utilização da capacidade, disponibilidade, produtividade e retorno sobre ativos |
Observe a diferença.
O Balanço tradicional informa:
O Demonstrativo Contábil Estratégico poderia informar:
Giro de Estoques: 4,2 vezes ao ano
Dias de Estoque: 87 dias
Itens sem movimentação: 8%
Acuracidade: 96,5%
Agora não temos apenas um número contábil.
Temos informações que ajudam a avaliar a qualidade e a eficiência da gestão daquele ativo.
Materialidade: nem toda conta precisa de um KPI
Um cuidado importante é evitar excesso de indicadores.
Devem ser priorizados os grupos de contas e os fatores que possuem materialidade financeira ou importância estratégica.
Cada empresa terá uma realidade diferente.
Em uma indústria, estoques e imobilizado podem representar pontos extremamente relevantes.
Em uma empresa de serviços, contas a receber, pessoas, projetos em andamento e utilização da capacidade podem ter importância muito maior.
O princípio é:
Medir aquilo que realmente ajuda a administrar o negócio.
Passo 2 – Incluir semáforos de desempenho
Depois de definir os principais indicadores, podemos acrescentar uma segunda dimensão ao Demonstrativo Contábil Estratégico:
a avaliação visual da performance.
Para isso utilizamos o conceito de traffic lights, ou simplesmente semáforos de desempenho.
| Semáforo | Situação | Interpretação |
|---|---|---|
| 🟢 | Verde | Indicador dentro ou acima da meta estabelecida |
| 🟡 | Amarelo | Situação de atenção ou aproximação do limite estabelecido |
| 🔴 | Vermelho | Resultado fora dos limites aceitáveis e que exige ação |
A classificação não pode ser subjetiva
Um ponto essencial da metodologia é que a definição das cores não deve depender simplesmente da opinião do gestor.
Cada KPI deve possuir critérios previamente estabelecidos.
Por exemplo:
| Dias de Estoque | Classificação |
|---|---|
| Até 60 dias | 🟢 Verde |
| 61 a 75 dias | 🟡 Amarelo |
| Acima de 75 dias | 🔴 Vermelho |
Observação: os números acima são meramente ilustrativos. Os limites devem ser definidos de acordo com a estratégia, histórico, características do negócio e metas de cada empresa.
Como ficaria o Balanço Estratégico?
Depois de acrescentarmos indicadores e semáforos, uma versão simplificada do Ativo poderia assumir a seguinte configuração:
| Conta / Indicador | Resultado | Status |
|---|---|---|
| CONTAS A RECEBER | R$ 4.000.000 | |
| Prazo Médio de Recebimento | 48 dias | 🟡 |
| ESTOQUES | R$ 5.500.000 | |
| Dias de Estoque | 87 dias | 🔴 |
| ATIVO IMOBILIZADO | R$ 8.000.000 | |
| OEE | 82% | 🟢 |
Com uma rápida leitura visual, o gestor já consegue identificar que os estoques merecem prioridade.
Entretanto, ainda falta uma informação fundamental.
Passo 3 – Acrescentar a tendência
Um indicador mostra onde estamos.
A tendência procura responder:
Podemos utilizar três indicações simples:
- ↑ tendência de melhora;
- → tendência de estabilidade;
- ↓ tendência de deterioração.
É importante observar que a seta não deve representar apenas uma expectativa ou desejo.
A tendência precisa estar sustentada por dados, projeções e, quando necessário, por um plano de ação concreto.
Assim, chegamos a uma estrutura como esta:
| Indicador | Resultado | Meta | Status | Tendência |
|---|---|---|---|---|
| Prazo Médio de Recebimento | 48 dias | 45 dias | 🟡 | ↑ |
| Dias de Estoque | 87 dias | 60 dias | 🔴 | ↑ |
| OEE | 82% | 85% | 🟡 | ↑ |
Um indicador vermelho pode estar melhorando
Este é um dos aspectos mais importantes do conceito.
Imagine um indicador de Dias de Estoque atualmente em 87 dias, quando a meta é 60.
Ele continua vermelho.
Entretanto, se três meses atrás estava em 110 dias, depois caiu para 98 e agora está em 87, existe uma clara tendência de melhora.
Portanto:
Tendência: ↑ Melhorando
Meta: 60 dias
Isso é muito mais informativo do que simplesmente apresentar:
Estoques = R$ 5,5 milhões
Passo 4 – Do semáforo ao plano de ação
Indicadores, semáforos e tendências são importantes.
Mas não podemos transformar o Demonstrativo Contábil Estratégico em apenas um painel colorido.
Quando um indicador estiver fora da meta, devemos procurar responder:
- Qual é o problema?
- Qual é sua causa?
- Qual é o impacto financeiro?
- Qual é a meta?
- Qual ação será executada?
- Quem é o responsável?
- Qual é o prazo?
- Qual resultado esperamos?
Podemos resumir essa lógica da seguinte maneira:
Drill-down: permitindo aprofundar a análise
Outro recurso extremamente útil é permitir que o gestor aprofunde a análise de um indicador.
Ao clicar, por exemplo, no semáforo vermelho dos estoques, o sistema ou planilha poderia abrir informações como:
- estoques sem movimentação;
- materiais obsoletos;
- estoques acima do máximo;
- estoques abaixo do mínimo;
- itens críticos sem cobertura;
- estoques por família;
- estoques por fornecedor;
- estoques por unidade;
- plano de redução;
- responsáveis pelas ações.
Essa capacidade de sair de uma visão executiva resumida para o detalhamento das causas é conhecida como drill-down.
É necessário desenvolver um software?
Não necessariamente.
Uma das vantagens dos Demonstrativos Contábeis Estratégicos é que sua implantação pode começar de maneira bastante simples.
Uma empresa pode iniciar o modelo utilizando uma planilha bem estruturada, desde que as informações sejam confiáveis e os critérios estejam claramente definidos.
À medida que a metodologia amadurece, a solução poderá evoluir para:
- Business Intelligence – BI;
- dashboards automatizados;
- integrações com ERP;
- bancos de dados;
- APIs;
- ferramentas de Inteligência Artificial.
A tecnologia deve facilitar o processo.
Ela não deve transformar uma metodologia gerencial relativamente simples em um projeto excessivamente complexo.
Depois escolhemos a melhor tecnologia para automatizar a gestão.
E a Inteligência Artificial?
Atualmente, a Inteligência Artificial acrescenta uma nova possibilidade ao conceito original.
Além de apresentar indicadores, um sistema inteligente poderá auxiliar o gestor a identificar relações entre os números.
Por exemplo:
Dias de Estoque: 87 dias
Meta: 60 dias
Status: 🔴
Tendência: ↑ Melhorando
Possíveis causas identificadas:
• redução de vendas da família A;
• aumento de compras do fornecedor X;
• 11% dos itens sem movimentação há mais de 180 dias;
• estoque de segurança acima do parâmetro em determinadas famílias.
A IA não substitui o julgamento do gestor.
Mas pode ampliar enormemente sua capacidade de analisar volumes cada vez maiores de informações.
O Balanço Patrimonial Estratégico
Ao final desse processo, nossa visão do Ativo deixa de conter apenas valores.
Passamos a ter:
- valores contábeis;
- KPIs relacionados às principais contas;
- metas;
- semáforos de desempenho;
- tendências;
- possibilidade de drill-down;
- planos de ação.
Algo aparentemente simples, mas que exige por trás do demonstrativo uma estrutura consistente de gestão.
É necessário ter:
- metas estratégicas;
- indicadores confiáveis;
- responsáveis claramente definidos;
- disciplina de acompanhamento;
- planos de ação;
- execução eficaz;
- foco em melhoria contínua.
O indicador mostra como estamos administrando.
O semáforo mostra nossa posição em relação à meta.
A tendência mostra para onde estamos caminhando.
O plano de ação mostra o que faremos para melhorar.
A mesma filosofia pode ser aplicada ao Passivo e ao DRE
Nesta postagem utilizamos principalmente a parte do Ativo do Balanço Patrimonial para explicar a metodologia.
Na parte do Passivo e Patrimônio Líquido a filosofia é semelhante:
identificar os grupos relevantes, selecionar indicadores, estabelecer metas, avaliar o desempenho, definir tendências e associar planos de ação quando necessário.
E essa mesma lógica pode produzir resultados ainda mais interessantes quando aplicada à Demonstração do Resultado do Exercício – DRE.
Continue a série: construindo um DRE Estratégico
Na próxima parte vamos avançar da posição patrimonial para o desempenho econômico da empresa.
Veremos como incluir indicadores de desempenho nas principais linhas da DRE e transformá-la em um verdadeiro instrumento de análise estratégica.
Sobre esta metodologia
Os Demonstrativos Contábeis Estratégicos representam uma abordagem desenvolvida pelo Professor Ariovaldo Lopes da Silva para integrar informações contábeis, indicadores de desempenho, tendências e ações gerenciais.
A metodologia tem como objetivo ampliar a utilização dos demonstrativos tradicionais como instrumentos de apoio à gestão e à tomada de decisões.
Professor Ariovaldo Lopes da Silva
Economista, Mestre em Contabilidade e Finanças, professor, consultor e executivo com experiência em Controladoria, Finanças, Custos, Gestão Estratégica e Operações.
Excelant;
ResponderExcluirPerfect;
Muito bom