No controle de custos, não basta ficar só na teoria! 😄 Com mais de 40 anos de experiência em ambientes fabris, compartilho como a apuração de custos é só uma parte do que realmente importa para um controle eficaz. Vamos dividir em três partes essenciais:

1. Pré-cálculo: Aqui a gente faz uma previsão bem detalhada dos custos, levando em conta matérias-primas, mão de obra, setups, refugo e muito mais.
2. Pós-cálculo: Durante a produção, é fundamental acompanhar os custos reais e corrigir variações no momento em que acontecem.
3. Análise dos desvios: Depois, comparamos o que foi previsto e o que foi realizado, analisando as diferenças para otimizar ainda mais os processos.

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O Tripé da Apuração de Custos: Teoria e Prática no Chão de Fábrica

September 21, 2024

Introdução

Apurar custos em ambientes industriais é uma tarefa que vai muito além do que a maioria dos teóricos e Controllers de custos, com uma visão puramente contábil, propõem. Como Peter Drucker já destacou, "O que pode ser medido, pode ser gerenciado." No entanto, medir corretamente os custos de produção exige um profundo entendimento do processo produtivo, algo que só a vivência no chão de fábrica pode proporcionar. Com mais de 40 anos de experiência nesse campo, compartilho uma abordagem prática e robusta que considero ser a chave para um controle eficaz de custos. A apuração dos custos é apenas um terço do trabalho necessário; outros dois elementos críticos completam esse tripé.

1. O Pré-Cálculo: A Base da Apuração de Custos

O primeiro passo no controle de custos eficaz é o pré-cálculo, também conhecido como custo previsto ou custo padrão. Essa etapa envolve a preparação detalhada de um levantamento dos custos antes do início da produção. Para isso, é essencial separar os custos em categorias bem definidas:

• Matérias-primas: Devem ser mapeadas com precisão, levando em conta possíveis flutuações de preço e disponibilidade.
• Embalagens: Embora muitas vezes subestimadas, têm um peso considerável em diversos produtos.
• Mão de obra e overheads: Aqui, é fundamental distinguir mão de obra direta e indireta, assim como os custos operacionais internos e terceirizados.

Porém, como Robert Kaplan, um dos pioneiros do custeio baseado em atividades (ABC), nos ensina: "Os custos são causados por atividades." E é aí que muitos Controllers de custos pecam. Não basta somar os números de insumos e salários. Para um pré-cálculo eficaz, é preciso mergulhar nos aspectos técnicos:

• Desenhos técnicos, processos e métodos de trabalho: Esses fatores determinam a eficiência e o custo final da produção.
• Índices de refugo e setups: Estes são elementos críticos que afetam diretamente o custo, sendo frequentemente subvalorizados por teóricos.

Um bom pré-cálculo, quando aprovado pela equipe de produção, estabelece a base para a formação de preços e serve como referência para as fases seguintes do controle de custos.

2. O Pós-Cálculo: A Apuração dos Custos Reais

Como mencionei anteriormente, a apuração de custos é apenas um terço do trabalho. O segundo terço crucial é o acompanhamento da execução ou produção do produto. A grande falha de muitos sistemas de controle de custos é realizar essa apuração apenas depois que o produto está pronto. Para um controle eficaz, é vital que:

• A equipe de produção tenha os dados de custo em mãos: Desde o momento da compra de insumos até a execução das atividades, qualquer variação significativa deve ser questionada e, se possível, corrigida imediatamente.
• O tempo de execução seja monitorado em tempo real: Por exemplo, se o pré-cálculo assumiu que determinado processo levaria 2 horas, o líder de produção deve ter essa informação e justificar qualquer tempo adicional que surgir.

Essa abordagem preventiva e corretiva permite que desvios sejam ajustados durante o processo produtivo, minimizando surpresas ao final. Ao final da produção, devemos realizar um cálculo comparativo, chamado de pós-cálculo, que consiste em:

• Comparação entre custos previstos e realizados: Isso permite uma visão clara dos desvios e possibilita a identificação de áreas que necessitam de melhorias.

Assim, o pós-cálculo não é uma simples verificação de números, mas um processo ativo de ajuste, permitindo um ciclo de retroalimentação que beneficia diretamente a operação.

3. A Análise dos Desvios: O Último Terço do Tripé

Com o pré e o pós-cálculo em mãos, o trabalho ainda não está concluído. O terceiro e último terço do tripé é a análise detalhada das variações entre o custo previsto e o custo realizado. Essa fase é crítica para entender as causas dos desvios e tomar decisões informadas para o futuro. Como Peter Drucker afirmou, “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado.” E medir, neste caso, é a análise:

• Relatórios comparativos: Um bom relatório deve conter três colunas principais: Custos previstos (pré-cálculo).Custos realizados (pós-cálculo).Variações: indicando os desvios entre o que foi planejado e o que realmente ocorreu.

A análise desses desvios é onde a verdadeira gestão de custos ocorre. É nessa etapa que identificamos as causas de ineficiências e oportunidades de melhoria. Por exemplo:

• Variações no tempo de produção: Isso pode indicar problemas no processo ou falta de treinamento.
• Diferenças no consumo de matérias-primas: Podem apontar problemas na qualidade dos insumos ou falhas no processo produtivo.

Essa análise deve ser abrangente e detalhada, sendo essencial para a tomada de decisões estratégicas. Sem ela, o processo de apuração de custos é incompleto. Como bem dito por Kaplan, "A análise de custo não é um fim em si mesmo, mas um meio de conduzir a empresa a melhorar suas operações."

Conclusão: O Tripé da Apuração de Custos

Muitos sistemas de apuração de custos por aí falham em cobrir todos os aspectos necessários para um controle eficaz. Como mencionei, o controle de custos é como um tripé. Se faltar uma perna, o sistema não se sustenta. Ou seja, um sistema que não leva em conta as três fases — pré-cálculo, pós-cálculo e análise de desvios — é um sistema perneta, incapaz de fornecer uma visão completa dos custos e, por consequência, incapaz de sustentar a competitividade da empresa.

Portanto, para um controle de custos eficaz, é fundamental que a apuração seja contínua, que a produção seja acompanhada em tempo real e que as variações sejam analisadas de forma crítica. Somente assim poderemos garantir uma gestão de custos que realmente contribua para o sucesso da operação e a lucratividade do negócio.