FONTE e créditos para : https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/deals/data-room/

M&A - O que é um DATA ROOM?

Uma  é um local seguro usado para armazenar dados privilegiados, geralmente para processos judiciais ou transações de fusões e aquisições . 

Os DATA ROOMs são usados para armazenar documentos, compartilhar arquivos, proteger documentos confidenciais e conduzir transações financeiras. Existem dois tipos de DATA ROOMs: DATA ROOMs de dados físicos e de dados virtuais .

 

 

Em fusões e aquisições, o data room normalmente é instalado nas dependências comerciais ou no escritório do vendedor, onde os compradores, vendedores e os advogados encarregados das transações podem se reunir para acessar os documentos.

 

DATA ROOMs de dados  físicos

DATA ROOM de dados  físicos  também é conhecido como DATA ROOMs de dados  físicos de due diligence . É um local físico estabelecido pelo vendedor para armazenar documentos essenciais que são exigidos durante uma transação de M&A. Ele faz parte do processo de due diligence; compradores e advogados que representam o comprador podem acessá-lo antes de fechar a transação.

O comprador frequentemente precisará obter o máximo de informações possível sobre a empresa que está sendo adquirida antes de fechar o negócio. Portanto, o vendedor geralmente armazena os documentos necessários em um local central que é continuamente monitorado e protegido para limitar o acesso apenas a pessoas autorizadas. Frequentemente, o vendedor permitirá o acesso de um licitante / comprador por vez, junto com sua equipe de especialistas, como forma de manter a integridade dos documentos.

Em grandes transações de M&A que envolvem muitos licitantes, os vendedores exigirão que os compradores voem para o país ou região e estejam disponíveis durante todo o processo. Como o processo envolve hospedar um grande número de compradores e especialistas de alto nível, o custo de funcionamento de uma sala de dados física costuma ser alto. Para gerenciar melhor os custos, a maioria dos vendedores está mudando para salas de dados virtuais, onde os compradores e seus especialistas podem acessar os documentos remotamente. Uma sala de dados virtual é substancialmente mais barata em termos de tempo e custo do que uma sala de dados física.

 

DATA ROOMs de dados virtuais

Uma sala de dados virtual é uma solução em nuvem para proteger e compartilhar informações confidenciais. Pode facilitar o processo de devida diligência de uma transação de M&A ou de capital de risco , permitindo que os compradores em potencial acessem os dados por meio de uma conexão segura com a Internet. 

DATA ROOMs virtuais estão substituindo rapidamente as salas de dados físicas devido à sua economia, facilidade de acessibilidade e medidas de segurança.

Os recursos padrão das salas de dados virtuais incluem uma ferramenta de perguntas e respostas, notas, autenticação multifator e permissões avançadas. Com o aumento das preocupações com a segurança online, os provedores de salas de dados virtuais estão apresentando melhorias de segurança mais sofisticadas para garantir a integridade dos dados.

 

Como as 

DATA ROOMs são usados

 

Transações de fusões e aquisições

O uso mais popular de DATA ROOMs  virtuais ocorrem em fusões e aquisições. Os compradores geralmente precisam de acesso a grandes volumes de documentos confidenciais como parte do processo de devida diligência. Muitos desses documentos são de natureza confidencial e devem ser armazenados em um local seguro e acessível aos licitantes. 

DATA ROOMs  virtuais tornam mais fácil para os compradores revisar e trocar documentos sem precisar ir aos escritórios do vendedor. Isso também torna o processo de revisão mais barato, pois o comprador não precisa manusear grandes documentos em papel ou pagar pela viagem de vários especialistas para examinar os documentos.

 

Processos judiciais

Os processos judiciais frequentemente envolvem lidar com grandes volumes de documentos. Alguns desses documentos são altamente confidenciais e podem ser facilmente perdidos ou roubados. O uso de DATA ROOMs  virtuais permite que advogados, reguladores e outras partes interessadas acessem os documentos remotamente sem se preocupar com o roubo dos mesmos.

DATA ROOMs  virtuais também entram em jogo quando um caso envolve equipes internacionais trabalhando no mesmo caso. As equipes podem acessar todos os documentos necessários de um local central, sem a necessidade de voar para acessar alguns documentos. Quando a integridade desses documentos é ameaçada, a parte emissora pode definir os documentos como “somente visualização” para limitar o acesso.

 

Oferta Pública Inicial (IPO)

Quando uma empresa está emitindo um IPO , uma quantidade significativa de papelada está envolvida, já que advogados, banqueiros de investimento e outras partes são obrigados a assinar e verificar os documentos. O armazenamento desses documentos em um DATA ROOM garante a segurança e integridade dos documentos e impede o acesso de terceiros que não fazem parte da transação. A empresa também pode garantir que os concorrentes não tenham acesso a esses documentos, impedindo a cópia, impressão e edição dos documentos.

 

Data Rooms Físicos vs. Data Rooms Virtuais

Um grande número de empresas está fazendo a transição de data rooms físicos para data rooms virtuais devido aos seguintes motivos:

 

Custos operacionais e de configuração mais baixos

Administrar uma sala de dados virtual costuma ser mais barato, pois a única coisa que uma empresa exige é um sistema de computador seguro e acesso a documentos online. Com DATA ROOM  físico, a empresa precisará alugar um espaço físico e contratar uma empresa de segurança para manter a sala sob vigilância 24 horas.

Além disso, quando os compradores em potencial vierem revisar os documentos, a empresa incorrerá em um custo extra no pagamento de sua viagem, acomodação e refeições. A implementação de uma sala de dados virtual elimina todas as despesas acima, portanto os custos operacionais são menores.

 

Acessibilidade global

Uma DATA ROOM virtual é hospedada na Internet; qualquer pessoa no mundo pode acessar os documentos. Oferece aos investidores de todo o mundo acesso a documentos vitais que os ajudarão a tomar uma decisão informada. A acessibilidade global também aumenta a competição entre os compradores, uma vez que a empresa que está sendo adquirida pode se beneficiar ao obter um preço mais alto do que seria possível quando a competição fosse limitada a uma localização geográfica específica.