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O grupo
contábil processa transações para suportar a operação do negócio.
O grupo deve
dispor de um conjunto de funcionários bem preparados e capazes de liderar os
processos relativos à gestão.
É requerido ao grupo
capacidade de interagir com sistemas integrados, conhecimentos atualizados das
normas contábeis e estar com os trabalhos em dia.
Enquanto
a boa teoria é abordada nos livros, cursos e treinamentos, na prática
encontramos problemas básicos gerando grandes transtornos nas empresas. Gestores
devem estar familiarizados com novos técnicas, como o Balanced Score Card,
Acitvity Based Costing, sistemas integrados como SAP, J,D.Ewards e outros, mas não
devem deixar de acompanhar e assegurar que as rotinas básicas da empresa sejam
executadas com acurácia.
Prestando
consultoria para pequenas, médias e grandes empresas, multinacionais e locais,
tenho verificado problemas básicos ocorrendo e muitas vezes uma diretoria que
apenas se preocupa com questões de vendas e marketing, as às vezes com
operações.
Não raro os gestores das empresas não focam a área de Controladoria e Finanças, que não raro
estão na mão de pessoas de competência duvidosa. Esse tipo de problema, aliado a outros acabam implicando na ocorrência de problemas básicos, que em tese não poderiam ocorrer em empresas razoavelmente administradas.
Para acessar exemplos de problemas básicos encontrados nas contabilidades das empresas, temos:
Vejam abaixo Relação de Problemas encontrados em muitas áreas de controladoria / contabilidade
- Notas fiscais que são recebidas na empresa devem imediatamente ser registradas. No entanto é muito comum notas fiscais extraviadas, engavetadas, e até não serem lançadas para reduzirem artificialmente despesas. Acessar diariamente XMLs e fazer todas as notas serem registradas na portaria e ainda ter um único e-mail para receber notas podem ajudar.
- Protestos desnecessários devido ao não processamento das notas fiscais.
- Adiantamentos não são liquidados no prazo adequado. Em algumas empresas eles chegam a ficar meses e até anos pendentes.
- Obrigações fiscais não atendidas ou atendidas de forma errada.
- Classificações em contas erradas por erro ou de propósito para disfarçar contas estouradas.
- Classificações de itens que devem ser ativo fixo como despesa, por dificuldade de aprovarem investimentos ou por outros motivos.
- Inventários registrados com diferenças devido a erros frequentes na movimentação, recebimentos e saídas dos estoques.
- Plano contábil com contas esquisitas ou mesmo com descrição genérica, não dando para identificar a natureza da despesas. Como por exemplo: gastos com Prestação de Serviços, Honorários Profissionais e até Gastos com
-Gastos com Cartões de Crédito registrados sem detalhar as contas.
- Inventários em poder de terceiros sem controle necessário, sem checagem periódica e obrigações do terceiro não definida por contrato.
- Inventários de terceiros em poder da empresa, sem controle e identificação adequados e possibilitando à empresa ter que indenizar perdas devido a desorganização no controle.
- Contrato ainda não assinado, mas com prestação de serviço iniciada.
- Prestação de serviço sem tomada de preços e / ou sem contrato assinado.
- Má gestão do caixa deixando valores consideráveis parado na conta e sem aplicação.
- Contas a receber vencidas e sem providências para agilizar recebimentos.
- Falta de reconciliações e resolução de pendências executados em tempo normal.
- Projetos em andamento já encerrados e não transferidos de projetos em andamento para ativos em operação apesar de estarem em operação.
- Ativos fixos sem controle adequado sujeito a perdas, extravios e roubos.
- Ativos fixos da empresa em poder de funcionários ou terceiros sem um termo de uso assinado e observado pelo funcionário ou terceiro.
- Conhecimento de transportes extraviados ou lançados com atraso, fazendo com que despesas com fretes não sejam lançados conforme período de competência.
- Falta de provisões para contingências trabalhistas, fiscais e outras.
- Erro ou falta de provisões referentes encargos sociais envolvendo Férias, 13º. Salário e outros encargos.
- Trabalho executados manualmente quando poderiam ser efetuados de forma integrada pelo sistema, mas que não são por utilização deficiente do sistema.
- Relatórios de análises mal feitos e preparados de forma precária e sem conter informações necessárias para análise e tomada de decisão.
- Bons relatórios disponibilizados más com utilização precária. Fazendo com que problemas detectáveis nos relatórios sejam ignorados.
- Deficiência na segurança dos sistemas que pode incluir: compartilhamento de senhas, falta de documentação, registros dos sistemas que assegure que a normas de utilização do sistema sejam atendidas, baixa performance, versões desatualizadas e muitos outros problemas.
- Seguros desatualizados ou inexistentes, apólices vencidas, pagamento superior ao necessário por falta de análise e trabalho junto ao corretor.
- Dividas e recebíveis em moeda estrangeira sem avaliação de mecanismos de hedge e sem planejamento para fechamento de câmbio visando aproveitar melhores taxas.
- Política de crédito deficiente e concessão de crédito para clientes com perfil perigoso e potencial calote.
- Aceitação de pressão da área comercial sobre área de crédito, fornecendo crédito sem documentação necessária, ou concedendo crédito além do limite razoável.
- Falta de contratos com representantes ou contratos divergentes das práticas usuais.
Muitos
outros problemas podem ocorrer nas áreas de Controladoria e Finanças, os acima
são apenas alguns exemplos. Para cada um deles medidas corretivas precisas e
rápidas devem ser tomadas.
A capacidade de identificação e correção dos
problemas depende muito da qualidade do gerenciamento e direção das áreas
envolvidas.
Contratar uma boa consultoria de tempos em tempos, para avaliação e
análise pode ser uma medida com ótimo resultado em termos de custo benefício.
Na realidade as empresas devem ter práticas adequadas, um bom manual de controle interno, auditorias periódicas, mas sobretudo profissionais competentes e experientes.
Se você tem algum desses, ou outros problemas fale comigo ou com pessoa de sua confiança. Não deixe os problemas se avolumarem. Eles podem inviabilizar a sua empresa.
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Ariovaldo Lopes Consultor
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