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segunda-feira, 14 de março de 2011

Tópicos de Controladoria / parte 5

 Nesta postagem encontrem a quinta parte do material que preparei sobre Controladoria. Recebo varios pedidos de material sobre controladoria. O material divulgado pode ser usado, desde que se mencione a fonte. Se gostar deste Blog seja um seguidor e deixe um comentário. Para TREINAMENTOS, PALESTRAS E ASSESSORIA ou uma simples troca de idéias, envie um Email para arilopes@folha.com



Aos alunos que buscam temas para TCC´s recomendo que leiam todas as publicações que envolvam Controladoria neste Blog, pois ao final da leitura a escolha de um bom tema poderá ocorrer face aos esclarecimentos que encontrarem aqui.




Funções adicionais do Controller em pequenas empresas

Em empresas menores é comum o Controller ser responsável por diversas outras atividades, que normalmente não lhe são atribuídas em organizações de maior porte. Mesmo não tendo o Controller responsabilidade direta sobre as atividades abaixo referidas o entendimento, análise e controle dos indicadores relacionados a essas atividades são de grande importância e devem ser acompanhados pelo Controller.
Abaixo destacam-se algumas das funções adicionais do Controller em pequenas empresas:

Funções na área financeira
• Aquisição de cobertura de seguros
• Coordenação de ofertas públicas
• Relacionamento com investidores e financiadores
• Determinação de níveis de crédito
• Investimento em fundos de pensão
• Investimentos de sobras de caixa

Funções na área de recursos humanos:

• Desenvolver Plano de carreira para principais gerentes
• Manutenção de prontuário dos principais empregados
• Coordenação do plano de benefícios
• Análise e administração das faixas salarias
• Manter manual do empregado atualizado
• Administração das mudanças nos fundos de pensão
• Administração do desenvolvimento dos novos empregados
• Treinamentos
• Recrutamento e Seleção etc...

Funções na área financeira:
• Atendimento de contactos externos em geral
• Infraestrutura e administração de equipamentos de copias e fax
• Assegurar operação adequada do sistema telefônico
• Gerenciar staff administrativo
• Plano de reposição para equipamentos desatualizados e depreciados
• Coordenação de projetos especiais envolvendo terceiros

Funções na área de tecnologia da informação:
• Back up do sistema de computadores
• Reforçar padrões de segurança dos sistemas
• Expandir sistemas de acordo com as necessidades
• Instalar novos hardwares e softwares sempre que necessário
• Manter todos os hardwares e softwares
• Operação e reparação do sistema informatizado
• Prover treinamento em sistemas para usuários


Relacionamento entre o Controller e o CFO

Em grandes empresas pode existir uma clara distinção entre as responsabilidades do Controller e do CFO, por suas vezes as empresas pequenas e medias normalmente não possuem uma ou até as duas mencionadas posições.
Cuidar e manter a linhas de crédito, gerenciamento do caixa, limites de crédito por cliente, relacionamento com investidores, plano de pensão e manutenção da política de seguros são atividades clássicas de um CFO.
A chegada de um CFO em empresas que não possuem tal cargo pode gerar algum conflito interno ou mesmo desmotivação do Controller, visto que a figura do CFO muitas vezes coordena e assumi responsabilidade direta sobre o trabalho do Controller, assim se não houver cooperação entre esses dois profissionais problemas sérios poderão ocorrer.

Funções Básicas da Controladoria segundo o Controllers Institute of America

Uma antigo pronunciamento do Controllers Institute of America detalha as principais obrigações da Controladoria conforme segue:
1-Plano Contábil da empresa (implantar e supervisionar)
2-Relatórios Financeiros (preparar e interpretar);
3-Contas e Registros (verificação continua);
4-Compilação dos Custos de Produção;
5-Compilação dos Custos de Distribuição;
6-Contagens Físicas dos Estoques (realização e custeio);
7-Assuntos referentes a Impostos (preparação, apresentação e supervisão); 26
8-Estatísticas e Relatórios para decisão administrativa (preparação e interpretação);
9-Orçamento global da empresa (preparação);
10-Seguros de todos os bens da empresa (fazer);
11-Normas-Padrão (elaborar);
12-Planos de Aquisição de Ativos ( supervisionar );
13-Decisões Financeiras tomadas pela administração (apoio e comparação de padrões com o real);
14-Contratos da empresa com terceiros ( análise e manutenção);
15-Pagamentos e cheques (aprovação e assinatura);
16-Cauções e Ações emitidas pela empresa (aplicar regulamentos);
17-Regulamento interno para atender governo (preparar e/ou aprovar);

À relação supra citada foi concebida em um período em que o ritmo das inovações não era tão acentuado e por isso sugerimos acrescer alguns tópicos à relação acima, quais sejam:

1-Sistemas computadorizados (selecionar, implantar, manter atualizado e em bom funcionamento, otimizando a integração entre os módulos);
2-Inovações Tecnológicas (providenciar para que não haja defasagem e desinformação na empresa, Exemplos: Activity Based Costing, ISO 9000, EVA. BSC, etc...


Características da função do Controller

Tung nos apresenta um breve resumo das características necessárias às funções do Controller (1).

1-Capacidade de prever problemas em geral e coletar informações necessárias para tomada de decisão;
2-Prever problemas nos departamentos e buscar elementos para solução;
3-Fornecer informações com linguagens adequadas às áreas;
4-Traduzir os fatos estatísticos em gráficos de tendências;
5-Ter olhos voltados para o futuro; 27
6-Dar informações e elaborar relatórios no momento em que forem solicitados;
7-Insistir com estudos e interpretações;
8-Posição de conselheiro e não de crítico;
9-Ser imparcial e honesto;
10-Vender idéias dando aos dados forma compreensível;
11-Compreender que suas informações nunca substituam a capacidade do executivo que as recebe.

Controladoria versus Administração Financeira

As funções da Controladoria distinguem-se das funções do administrador financeiro. Enquanto o Gerente Financeiro está mais ligado aos aspectos relacionados ao caixa e a liquidez o Controller relaciona-se mais aos aspectos de controle e rentabilidade.

No Brasil muitas empresas acumulam num único profissional as duas funções, o que se dá, na maioria dos casos, em função do porte e de estruturas enxutas. Nesse caso recomenda-se ao profissional que procure não sobrepor os interesses, visto que, não raro, eles são conflitantes, de qualquer forma os aspectos inerentes à correta segregação de funções entre as áreas devem ser observados.

Por exemplo: o contas a pagar e o caixa sob responsabilidade de um mesmo profissional.

Na próxima postagem ( link abaixo ) relacionamos as principais diferenças entre as funções do Controller e do Administrador Financeiro extraído do livro Controladoria de Kanitz (2)

Continua em  http://blogdoprofessorari.blogspot.com/2009/06/controladoria-parte-6-final.html

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