SISTEMAS DE CONTROLE DE CUSTOS EM EMPRESAS DE CONSUMO

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Cada setor de negócios possui suas particularidades únicas, e os sistemas de custos devem ser adaptados para refletir essas especificidades.

Com mais de 20 anos de experiência trabalhando com marcas renomadas como Hellmann's, Knorr, Maizena, SBP, Super Bonder, Durepoxi, Cascola, Cascorez, entre outras, adquiri uma compreensão profunda das características e necessidades de controle de custos dessas empresas líderes no mercado.

Composição dos custos de manufatura

É comum, empresas de consumo terem uma alta participação de matérias primas e embalagens em seus custos. 

Um bom controle sobre os custos dos materiais pode evitar muitas perdas e contribuir muito para a boa gestão. Em muitas empresas de consumo os custos dos materiais + embalagens chegam a representar cerca de 80, 90% ou mais em relação aos custos totais.

As empresas devem ter cadastrados nos sistemas os consumos de todos os materiais que serão utilizados na industrialização dos produtos.

Custos com materiais de embalagem

clique aqui > Controle de CUSTOS com EMBALAGENS

Custos com matérias primas em empresas na área de produtos para Consumo - FMCG

 clique aqui > Custos com matérias primas - Produtos para Consumo - FMCG

Custos com Processamento

Os custos de processamento para produtos produzidos em larga escala, normalmente não passam de 15 a 10% dos custos totais, logicamente há exceções, e se houverem devem ser tratadas à parte. Esses custos são fortemente afetados pela performance dos equipamentos de produção, pela qualidade dos registros de produção e pelo nível e qualidade da automação existente na linha de produção. Ver nossa postagem SISTEMAS DE CUSTOS DE EMPRESAS METALÚRGICAS.

Nos custos de processo as áreas produtivas precisam ser monitoradas, é necessário acompanhar diariamente por equipamento qual está sendo a produção real por hora, ou por dia e comparar as produções alcançadas com as capacidades teóricas das máquinas. Enquanto que para materiais primas, comparamos o consumo teórico com o consumo real, nos processos produtivos precisamos acompanhar a produção real comparativamente às capacidades teóricas que deveriam ser alcançadas. Quando fazemos análises por equipamento ou por área de produção, é comum encontrarmos processos produzindo a 70%, 80% da capacidade ou menos, muitas vezes baixas produtividades são decorrentes de falta de manutenção, problemas de operação, problemas nos tempo de set up, etc.

Apesar dos custos de processos serem os menos representativos os mesmos requerem apuração correta e avaliação sistemática, quando falamos que, os custos mais importante são os de materiais, é um fato, mas isso não significa que podemos relaxar nos controles sobre os custos com processo, mas sim que precisamos aumentar o nível de controle sobre os custos com materiais.

Outros custos e despesas com produtos para o consumo

Produtos destinados ao consumo possuem outros importantes custos que precisam ser identificados ao nível de produto e cliente e serem sistematicamente avaliados. Os principais são os seguintes:

Custos com armazenagem e frete

Esses custos podem atingir 10% ou mais com relação ao preço de vendas líquido dos produtos. Igualmente aos demais é requerida forte monitoração dos custos reais obtidos, e compará-los sistematicamente com os custos esperados.

Os gastos com fretes precisam ser conferidos, grandes empresas recebem milhares de cobranças de fretes que precisam ser checados. Muito importante nessa área é a apuração sistemática do nível de serviço. Muitas empresas estão terceirizando serviços de armazenagem e logística. Estudo detalhado sobre terceirizar o serviço ou assumir execução, precisam suportar decisões nessa área. Acompanhamento de KPI´s como custo por quilo transportado, porcentagem dos custos com transporte e armazenagem em relação às vendas precisam ser monitorados, precisam ter metas e estratégias para serem atingidas.

Custos com gastos promocionais

É comum empresas de produtos destinados ao consumo pagarem verbas promocionais. Os principais clientes que demandam verbas promocionais são as redes. É necessário muito critério na concessão de verbas promocionais. Quando uma empresa concede uma verba promocional é esperada uma contra partida, que pode ser na forma de maior volume, ou melhor preço. Um bom sistema de aprovações das verbas concedidas pelos gerentes e área financeira ou controladoria, é essencial. Contratos que envolvem compromissos assumidos devem ser assinados e nunca devem ser aceitos contratos retroativos. Verbas comprometidas e devidas suportadas por documentação formal, precisam ser provisionadas contabilmente segundo o regime de competência contábil.

Verbas de propaganda e marketing

Empresas de consumo normalmente precisam efetuar elevados investimentos com propaganda e marketing. Esses gastos devem ser rigorosamente controlados e de preferência precisam ser alocados a nível de produto, família de produto ou mesmo unidade de negocio. Contratos, cotações adequadas devem suportar os gastos assumidos.

É comum áreas de marketing pagarem sobrepreço em função de terem que realizar eventos, feiras e promoções em caráter de urgência, assim o planejamento é essencial nessa área. 

Um bom budget anual categorizado por tipo de gasto é fundamental para a monitoração dos gastos com propaganda e marketing, com isso deve-se monitorar a execução do budget de gastos dessa área comparativamente aos gastos reais.

Oportunidades de redução de custos

Importante entender que são duas coisas diferentes: 1- apurar, reportar e analisar os custos e despesas; 2- buscar oportunidades adicionais de redução de custos. Nessa segunda parte recomendamos: avaliação sistemática de novos fornecedores inclusive avaliando fornecedores de outros países; melhoria nos processos; automação; terceirização; grupos multi setoriais com foco em melhoria contínua; programas de sugestões promovendo a participação do pessoal do chão de fábrica e outras áreas com premiação às melhores sugestões implementadas.

Utilização de Sistema de Custo Standard

Vejam que me refiro em alguns pontos deste artigo a custos teóricos. Os custos teóricos calculados segundo os princípios dos custos standard, ou seja técnica e cientificamente, representam a melhor forma de se controlar custos.  O Standard é o orçamento do produto. No entanto tenho visto empresas que dizem utilizar um sistema de custo standard quando na realidade não utilizam. Algumas dessas empresas simplesmente atualizam duas receitas e roteiros com os últimos custos disponíveis, esse tipo de utilização está longe de ser um sistema de custo standard. É possível controlar custos sem um sistema de custo standard, no entanto a utilização de standard sempre ajuda.

Conclusão

Assim como em outros tipos de empresa, as empresas do setor consumo precisam monitorar os custos de seus produtos de forma minuciosa.

Sistemas contábeis tradicionais focam a apuração dos custos dos produtos terminados que são consequências de todas as variações, baixas produtividades e rendimentos ocorridos nos processos.

Ao entrar nos processos e ao analisar detalhadamente cada componente de custo, estaremos atuando sobre as causas que determinam os custos finais dos produtos terminados. Assim a obtenção de variações de consumos de matérias primas (teórico versus real), rendimentos dos processos de transformação de produtos e apuração de eficiência de utilização dos recursos de produção, é fator indispensável à correta gestão de custos nas empresas de consumo.

O mercado está repleto de profissionais que acham que conseguem controlar custos por detrás de uma mesa, na realidade o adequado controle de custos requer cálculos de engenharia, contatos diretos com o chão de fábrica, e conhecimento dos produtos, processos e pessoas que determinam os custos dos produtos e serviços.

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