Elementos
de controle
O
processo de controle das empresas é algo complexo, que varia em função do
modelo de gestão, do ramo de negócio, disponibilidade de recursos, etc...
Abaixo destacamos alguns elementos de controle:
• Sistema
Integrado e outros sistemas diversos da empresa (contabilidade ,custos,
orçamentos);
•
Estatísticas e acompanhamento sistemático dos diversos indicadores de
eficiência e eficácia através das medições contínuas;
•
Processo Orçamentário
•
Sistemas da Qualidade
• Normas
de procedimentos;
•
Auditorias e verificações periódicas;
• Estudos
específicos;
•
Análises do fluxo de documentação;
•
Circularizações.
Segregação de Funções
A segregação de funções na área contábil consiste em que uma mesma pessoa não
tenha acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido ao fato dessas
funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno. 29
Na empresa como um todo diversas áreas podem ser questionadas por não adotarem
a devida segregação de funções. Seguem alguns exemplos:
- Função de compras X Função de armazenagem (almoxarifado )
- Função de contas a pagar X Função de caixa
- Função de vendas X Função produção
Algumas funções acabam se auto controlando, se as funções que se alto controlam
forem colocadas sob a responsabilidade de uma mesma área, a empresa pode correr
risco de ter uma das funções prejudicada.
Outro exemplo podemos destacar a
função de produção da função de controle de qualidade, um gerente de produção
tendo sob responsabilidade a área de controle de qualidade, poderá não estar
motivado a mostrar baixos índices de qualidade, assim poderiam ser reportados
indicadores de qualidade irreais ou indicadores da não qualidade poderiam ser
omitidos.
Pontos de Controle
Para alcançarem as metas com eficiência e eficácia as empresas precisam de
controles nas mais diversas atividades. Algumas áreas apresentam alto risco e
exigem um controle muito efetivo. Abaixo destacamos algumas áreas:
Controle do Caixa
Este é um item muito sensível a erros, ineficiências e fraudes, todas as
transações da área devem ocorrer de acordo com os procedimentos formais que a
empresa deve ter.
Controle dos Estoques
Um bom controle dos estoques é obrigatório. Um estoque mal gerenciado pode
gerar perdas irreparáveis, as empresas precisam minimizar os estoques aplicando
técnicas modernas, especial cuidado deve-se tomar no sentido de se reduzirem
estoques sem prejudicar o nível de serviço.
Algumas empresas adotam com
filosofia e estoque zero ou o "just
in time", termo que significa adquirir mercadorias apenas em tempo de
consumi-las, ou seja, não se trabalha com estoques.
Toda e qualquer material estocado só deve ser entregue mediante documentação
devidamente registrada no sistema de processamentos dos estoques sempre de
acordo com procedimentos formais.
Empresas eficazes já não mais efetuam inventários anuais ou semestrais,
assegurando alta acurácia diária através de práticas de inventário rotativo.
Controle do Contas a pagar
Os pagamentos requerem muito controle, os sistemas informatizados atualmente de
constituem como elemento de controle, mas também podem representar elemento de
risco para o Contas a Pagar.
Todos os pagamentos devem ser resultados da rígida
observância de procedimentos padronizados.
Cabe à Controladoria estabelecer e /
ou avaliar os procedimentos a serem observados. Cabe à Controladoria e / ou
Auditoria interna e/ou externa assegurar que os procedimentos efetivamente
sejam cumpridos.
Algumas áreas são "experts" em criarem
"urgências" que acabam implicando em compras ou contratações de
serviços sem respeitar aos procedimentos necessários.
Processos que resultem em
pagamentos que não respeitem aos procedimentos estabelecidos são grandes
oportunidades de riscos da mais variada natureza, que vão desde perdas
financeiras por pagar preços elevados ou, até mesmo fraudes.
Controle dos Adiantamentos
Todo adiantamento concedido a funcionários e a terceiros em geral devem
submeter-se a normas que assegurem o uso exclusivo para pagamentos da empresa,
procedimentos específicos deverão assegurar que o dinheiro da empresa não seja
utilizado para fins particulares de funcionários. O prazo de permanência de
adiantamentos deve ser rigidamente controlado.
Controle do Contas a Receber
A maioria das empresas sofrem por parte de seus devedores algum grau de
inadimplência Um maior ou menor grau de inadimplência é conseqüência direta da
gestão do contas a receber, incluindo a área de concessão de crédito.
Cabe á
área de Contas a Receber manter um trabalho preciso no manejo do contas a
receber, além de manter estreito contato com devedores e área comercial das
empresas.
Em casos de cobranças difíceis poder-se-á recorrer a empresas
especializadas.
A política de prazos da empresa precisa ter padrões bem
definidos
As áreas comerciais devem estar conscientizadas que a dilatação dos prazos
de recebimento é algo altamente danoso ao fluxo de caixa da empresa.
É recomendável que as áreas comerciais possuam metas não somente relacionadas a
volumes e valores de vendas, mas também metas relacionadas a prazos médios de
recebimento.
O gerenciamento do custo financeiro atribuído aos prazos
concedidos também pode fazer parte da gestão do Contas a Receber.
Controle do Imobilizado
Os ativos imobilizados são elementos cuja falta de controle podem acarretar
perdas imensas além de configurar não cumprimento das obrigações mínimas
com relação a esse item. Desta forma, verificações periódicas incluindo o
confronto físico dos ativos devem assegurar eficiência e eficácia no controle
necessário.
Frequentemente
verifica-se que mais e mais empresas descuidam de seus ativos fixos, destacamos
alguns erros frequentes encontrados:
- Ativos
desaparecidos
- Ativos alocados em centros de custos errados
- Ativos em poder de funcionários sem terem assinado termos de responsabilidade
- Ativos sem cobertura de seguro
- Etc...
É
importante assegurar que todo ativo da empresa seja controlado de forma a
garantir o uso dos bens exclusivamente em função dos interesses da empresa.
Todos os valores a receber que não forem liquidados nos seus vencimentos
deverão ser encaminhados para as providências que devem estar previstas nas
normas da empresa.
Bibliografia
1-Tung. Nguyen H.,
Controladoria Financeira das empresas
uma abordagem prática, Editora Universidade de São Paulo.
2-Kanitz, Stephen Charles
Controladoria : Teoria e estudos de casos
Editora Pioneira.
3-Figueiredo,Sandra e Caggiano, Paulo Cesar
Controladoria Teoria e Prática. 33
4- Roehl-Anderson , Janice M. e Bragg, Steven M.
Controllership, John Wiley &
Sons, Inc
5-Warren, M., Reeve e Fess,
Contabilidade Gerencial, Pioneira, São Paulo
6-Nakagawa, Masayuki,
Introdução à Controladoria, Editora Atlas, São Paulo
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