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segunda-feira, 14 de março de 2011

Tópicos de Controladoria / parte 6 ( final)

Nesta postagem encontrem a quinta parte do material que preparei sobre Controladoria. Recebo varios pedidos de material sobre controladoria. O material divulgado pode ser usado, desde que se mencione a fonte. Se gostar deste Blog seja um seguidor e deixe um comentário. Para TREINAMENTOS, PALESTRAS E ASSESSORIA ou uma simples troca de idéias, envie um Email para arilopes@folha.com



Aos alunos que buscam temas para TCC´s recomendo que leiam todas as publicações que envolvam Controladoria neste Blog, pois ao final da leitura a escolha de um bom tema poderá ocorrer face aos esclarecimentos que encontrarem aqui.



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Elementos de controle

O processo de controle das empresas é algo complexo, que varia em função do modelo de gestão, do ramo de negócio, disponibilidade de recursos, etc... Abaixo destacamos alguns elementos de controle:
• Sistema Integrado e outros sistemas diversos da empresa ( contabilidade ,custos, orçamentos);
• Estatísticas e acompanhamento sistemático dos diversos indicadores de eficiência e eficácia através das medições contínuas;
• Processo Orçamentário
• Sistemas da Qualidade
• Normas de procedimentos;
• Auditorias e verificações periódicas;
• Estudos específicos;
• Análises do fluxo de documentação;
• Circularizações.


Segregação de Funções

A segregação de funções na área contábil consiste em que uma mesma pessoa não tenha acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido ao fato dessas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno. 29
Na empresa como um todo diversas áreas podem ser questionadas por não adotarem a devida segregação de funções. Seguem alguns exemplos:
- Função de compras X Função de armazenagem ( almoxarifado )
- Função de contas a pagar X Função de caixa
- Função de vendas X Função produção
Algumas funções acabam se autocontrolando, se as funções que se alto controlam forem colocadas sob a responsabilidade de uma mesma área, a empresa pode correr risco de ter uma das funções prejudicada. Como outro exemplo podemos destacar a função de produção da função de controle de qualidade, um gerente de produção tendo sob responsabilidade a área de controle de qualidade, poderá não estar motivado a mostrar baixos índices de qualidade, assim poderiam ser reportados indicadores de qualidade irreais ou indicadores da não qualidade poderiam ser omitidos.

Pontos de Controle

Para alcançarem as metas com eficiência e eficácia as empresas precisam de controles nas mais diversas atividades. Algumas áreas apresentam alto risco e exigem um controle muito efetivo. Abaixo destacamos algumas áreas:

Controle do Caixa

Este é um item muito sensível a erros, ineficiências e fraudes, todas as transações da área devem ocorrer de acordo com os procedimentos formais que a empresa deve ter.

Controle dos Estoques

Um bom controle dos estoques é obrigatório. Um estoque mal gerenciado pode gerar perdas irreparáveis, as empresas precisam minimizar os estoques aplicando técnicas modernas, especial cuidado deve-se tomar no sentido de se reduzirem estoques sem prejudicar o nível de serviço. Algumas empresas adotam com filosofia e estoque zero ou o "just in time", termo que significa adquirir mercadorias apenas em tempo de consumi-las, ou seja, não se trabalha com estoques.
Toda e qualquer material estocado só deve ser entregue mediante documentação devidamente registrada no sistema de processamentos dos estoques sempre de acordo com procedimentos formais.
Empresas eficazes já não mais efetuam inventários anuais ou semestrais, assegurando alta acurácia diária através de práticas de inventário rotativo.

Controle do Contas a pagar

Os pagamentos requerem muito controle, os sistemas informatizados atualmente de constituem como elemento de controle, mas também podem representar elemento de risco para o Contas a Pagar. Todos os pagamentos devem ser resultados da rígida observância de procedimentos padronizados. Cabe à Controladoria estabelecer e / ou avaliar os procedimentos a serem observados. Cabe à Controladoria e / ou Auditoria interna e/ou externa assegurar que os procedimentos efetivamente sejam cumpridos. Algumas áreas são "experts" em criarem "urgências" que acabam implicando em compras ou contratações de serviços sem respeitar aos procedimentos necessários. Processos que resultem em pagamentos que não respeitem aos procedimentos estabelecidos são grandes oportunidades de riscos da mais variada natureza, que vão desde perdas financeiras por pagar preços elevados ou, até mesmo fraudes.

Controle dos Adiantamentos

Todo adiantamento concedido a funcionários e a terceiros em geral devem submeter-se a normas que assegurem o uso exclusivo para pagamentos da empresa, procedimentos específicos deverão assegurar que o dinheiro da empresa não seja utilizado para fins particulares de funcionários. O prazo de permanência de adiantamentos deve ser rigidamente controlado.

Controle do Contas a Receber

Praticamente todas as empresas sofrem por parte de seus devedores algum grau de inadimplência, um maior ou menor grau de inadimplência é conseqüência direta da gestão do contas a receber, incluindo a área de concessão de crédito. Cabe á área de Contas a Receber manter um trabalho preciso no manejo do contas a receber, além de manter estreito contato com devedores e área comercial das empresas. Em casos de cobranças difíceis poder-se-á recorrer a empresas especializadas. A política de prazos da empresa precisa ter padrões bem definidos, as áreas comerciais devem estar conscientizadas que a dilatação dos prazos de recebimento é algo altamente danoso ao fluxo de caixa da empresa, assim, sugere-se que as áreas comerciais possuam metas não somente relacionadas a volumes e valores de vendas, mas também metas relacionadas a prazos médios de recebimento. O gerenciamento do custo financeiro atribuído aos prazos concedidos também pode fazer parte da gestão do Contas a Receber.

Controle do Imobilizado

Os ativos imobilizados são elementos cuja falta de controle podem acarretar perdas imensas além de configurar não cumprimento das obrigações mínimas
com relação a esse item. Desta forma, verificações periódicas incluindo o confronto físico dos ativos devem assegurar eficiência e eficácia no controle necessário.
Frequentemente verifica-se que mais e mais empresas descuidam de seus ativos fixos, destacamos alguns erros frequentes encontrados:

- Ativos desaparecidos
- Ativos alocados em centros de custos errados
- Ativos em poder de funcionários sem terem assinado termos de responsabilidade
- Ativos sem cobertura de seguro
- Etc...

É importante assegurar que todo ativo da empresa seja controlado de forma a garantir o uso dos bens exclusivamente em função dos interesses da empresa.
Todos os valores a receber que não forem liquidados nos seus vencimentos deverão ser encaminhados para as providências que devem estar previstas nas normas da empresa.



Bibliografia
1-Tung. Nguyen H.,
Controladoria Financeira das empresas
uma abordagem prática, Editora Universidade de São Paulo.
2-Kanitz, Stephen Charles
Controladoria : Teoria e estudos de casos
Editora Pioneira.
3-Figueiredo,Sandra e Caggiano, Paulo Cesar
Controladoria Teoria e Prática. 33
4- Roehl-Anderson , Janice M. e Bragg, Steven M.
Controllership, John Wiley & Sons, Inc
5-Warren, M., Reeve e Fess,
Contabilidade Gerencial, Pioneira, São Paulo
6-Nakagawa, Masayuki,
Introdução à Controladoria, Editora Atlas, São Paulo

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