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segunda-feira, 14 de março de 2011

Tópicos de Controladoria / parte 4

Nesta postagem encontrem a quarta parte do material que preparei sobre Controladoria. Recebo varios pedidos de material sobre controladoria. O material divulgado pode ser usado, desde que se mencione a fonte. Se gostar deste Blog seja um seguidor e deixe um comentário. Para TREINAMENTOS, PALESTRAS E ASSESSORIA ou uma simples troca de idéias, envie um Email para arilopes@folha.com



Aos alunos que buscam temas para TCC´s recomendo que leiam todas as publicações que envolvam Controladoria neste Blog, pois ao final da leitura a escolha de um bom tema poderá ocorrer face aos esclarecimentos que encontrarem aqui.





Segundo Mossimam em Figueiredo e Caggiano, página 28,

"A Controladoria pode ser conceituada como o conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências da Administração, Economia, Psicologia, Estatística e principalmente da Contabilidade, que se ocupam da gestão econômica das empresas, com o fim de orientá-las para a eficiência".
Para nossos estudos assumiremos a definição seguinte:
O trabalho da Controladoria consiste basicamente no registro e reporte de dados e pode ser definido superficialmente como a função que engloba o registro e utilização de todos os fatos pertinentes aos propósitos de:
1-Controle e proteção de ativos;
2-Cumprir com as obrigações legais;
3-Propiciar à direção da empresa informações que irá auxiliá-la no PLANEJAMENTO e CONTROLE das operações.
A seguir abordo os três propósitos supra citados:
CONTROLE E PROTEÇÃO DE ATIVOS
O controle e proteção de ativos envolve:
- o controle de entradas e saídas de caixa;
- assegurar registros adequados dos estoques e imobilizados;
- acompanhamento, controle e análise de todos os ativos da empresa de forma a protegê-los contra perdas devido a erros, descuidos, ineficiências ou fraudes.
Cumprimento das OBRIGAÇÕES FISCAIS
Requer cumprir com as obrigações fiscais de forma a evitar contingências fiscais e efetuando o melhor PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO.
Planejamento Tributário - Significa pagar o mínimo possível de impostos dentro da lei.
PLANEJAMENTO E CONTROLE DAS OPERAÇÕES
Envolve assistência ao corpo diretivo da empresa no controle das operações e na formulação de políticas, incluindo não somente o uso de dados históricos, mas também a sumarização e registro dos dados planejados na forma de orçamentos, e em alguns casos a análise e interpretação dos dados externos à empresa.

Detalhamento das funções do Controller

Anderson & Bragg apresentam interessante divisão das atribuições do Controlller, a parte seguinte baseia-se no livro Controllership dos referidos autores

Função de Planejamento "Planning function"
Essa função implica em:
Estabelecer e manter um plano integrado de operação é a principal função Controller. O objetivo do negocio é lucro, e o planejamento é necessário para buscá-lo. As empresas devem ter um planejamento integrado, onde haja participação e comprometimento de todos. O planejamento não deve ser o planejamento do Controller, mas de todos. A atuação do Controller deve ser de coordenador que coleta e junta informações, mantendo o planejamento como elemento de gerenciamento do negocio. As principais tarefas do Controller com relação ao plano são:
• Assegurar que o plano de vendas atenda às políticas e objetivos em níveis de região, cliente, produto, etc...
• Assegurar que os pressupostos sejam alcançáveis e compatíveis com dados históricos, por exemplo valor de vendas líquidas por cliente. • Assegurar que o plano de produção esteja compatível com as infraestrutura de produção e, também compatível com o plano de vendas, Isso envolve projeção de volumes, custos, recursos, etc...
• Assegurar um plano detalhado de despesas adequado com as atividades planejadas e com dados históricos,
• Verificar se haverão suficientes fundos para as atividades planejadas.

Após o plano ser preparado, juntamente com a direção da empresa deve avaliar:

- O Plano é realista?
- Ele reflete as condições econômicas previstas para o período plano?
- Produtos descontinuados, baixa de equipamentos ou produtos, e outros custos e despesas não usuais foram considerados?
- O Plano contempla expectativas de ROI, EVA, etc....

 Estágios do Planejamento:
Figueiredo e Caggiano destacam cinco estágios do planejamento1

1- Estabelecer os objetivos da organização;
2- Avaliar o cenário no qual a organização estará operando, relacionando os fatores que irão possivelmente afetar suas operações;
3- Avaliar os recursos existentes, pois a gestão tem como escopo o uso mais eficiente desses recursos escassos (em inglês, apelidados de 4M (men, machine, material and money) homens, máquinas, materiais e dinheiro.
4- Determinar a estratégia para alcançar os objetivos estabelecidos no plano geral que especifica as metas. As decisões estratégicas dizem respeito ao estabelecimento do relacionamento entre a empresa e o meio ambiente.
5- Delinear um programa de ação para alcançar metas estratégicas selecionadas para programas de longo prazo e de curto prazo, descriminando o tipo de recurso no orçamento anual.

1- Figueiredo, Sandra e Caggiano, Paulo Cesar
Controladoria Teoria e Prática.



Função de Controle

A função de Controle diz respeito à execução do Planejamento. O Controller é responsável para prover informações à direção de forma a demonstrar dados realizados comparativamente aos planejados, possibilitando assim ajustes ou confirmação dos dados planejados.
O controle visa assegurar que as atividades da empresa estejam em conformidade com os planos.

O controle requer um bom sistema de informações que possibilite a obtenção de FEED BACK sobre as diversas variáveis da empresa para todas as áreas envolvidas com o Plano. Uma vez obtido o FEED BACK a próxima etapa será a adoção de ações.

PLANEJAMENTO==>OPERAÇÃO==>FEED BACK==>AÇÃO

A agilidade dos sistemas de controle é fundamental, visto que, quanto mais prontamente forem comparados os resultados alcançados com o planejado, maior a possibilidade de se adotarem medidas corretivas quando estas se fizerem necessárias.

O desafio do Controller é passar para a empresa uma postura de visão do futuro, utilizando dados passados como elemento de medição, análise e aprendizado.
Uma das mais importantes atividades do Controller diz respeitoque esteja fortemente envolvido em todos os estágios da função de controle, o que compreende:
- análise de sistema através da identificação dos problemas;
- proposta e implementação das mudança necessárias;
- controle dos relatórios que demonstram os resultados das alterações nos controles.




Função de Reporte "Reporting Function"

Essa função é essencial para executar o planejamento e controlá-lo efetivamente. As direções das empresas para tomarem decisões necessitam não somente de relatórios, mas a função de reporte incorpora também a análise e interpretação dos dados. As informações não devem ser liberadas enquanto não estiverem adequadamente explicadas e entendidas pelo Controller e seu grupo inicialmente, e posteriormente pelo corpo gerencial da empresa.

Assegurar que os executivos entendam o conteúdo dos relatórios pode requerer algumas reuniões com os recebedores dos relatórios. É aconselhável que os recebedores dos relatórios recebam treinamento periódico a respeito do conteúdo e significado das informações disponibilizadas.

Além dos usuários internos das informações contábeis também podemos ter os usuários de outros países ou regiões e também os usuários externos como órgãos do governo, entidades de classe, etc. A coordenação do atendimento das informações para esses usuários também é tarefa do Controller.

Função Contábil "Accounting Function"
É função do Controller aplicar adequadamente as principais práticas contábeis no registro sistemático das transações contábeis, bem como estar atualizado com os últimos avanços tecnológicos alguns dos quais são destacados a seguir:

1- Benchmarking das principais práticas – Comparação das principais práticas entre varias empresas visando identificar e adotar práticas mais atualizadas.
2- Adoção de transações eletrônicas. Atualmente muitas grandes empresas utilizam sistemas de transmissões eletrônicas de dados (EDI), na contabilidade as transações podem ser registradas automaticamente reduzindo erros e evitando intervenção manual.
3- Redução no ciclo de processamento. O Controller deve ativamente buscar redução nos tempos de processamento das atividades, o que irá permitir para a empresa gerar informações sobre resultados de forma mais rápida e com menor custo.
4- Terceirização das funções contábeis – O Controller poderá delegar parte ou toda a função contábil para terceiros que estejam mais preparados para melhor desempenharem os processos .
5- Reengenharia das principais funções – Algumas funções contábeis podem requerem tanto esforço para execução que seria melhor abandonar os procedimentos correntes e buscar novas formas de trabalho de forma a reduzir esforço, ter menos erros e cortar custos.


Continua em  http://blogdoprofessorari.blogspot.com/2009/06/controladoria-parte-5.html

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