Melhores Práticas no Controle de Ativos Fixos: Otimizando a Gestão e a Rentabilidade

 

Melhores Práticas no Controle de Ativos Fixos: Otimizando a Gestão e a Rentabilidade

 

Introdução

 

A gestão eficiente dos ativos fixos é essencial para a rentabilidade e o sucesso das empresas. No entanto, muitas organizações ainda não adotam práticas adequadas no controle desses ativos, o que resulta em perdas significativas. Neste capítulo, discutiremos as melhores práticas no controle de ativos fixos, destacando a importância do controle permanente, a identificação física dos ativos, o tratamento dos ativos em desuso, a utilização da capacidade instalada, a cobertura de seguros e a auditoria dos ativos em casos de aquisições.

 Controle Permanente dos Ativos Fixos

 Diferentemente dos inventários gerais realizados uma vez por ano, os ativos fixos requerem um controle permanente. É necessário acompanhar e registrar as movimentações desses ativos, pois eles estão sujeitos a transferências internas, permanecem em posse de funcionários ou terceiros e podem ser cedidos a clientes. Um exemplo comum são os notebooks e outros equipamentos em posse de funcionários. É fundamental implementar políticas de uso, padrões de controle e seguros adequados para garantir a integridade e o controle eficiente desses ativos.

 

Identificação Física e Controle por Códigos de Barra

 

A identificação física dos ativos fixos é uma prática essencial. Recomenda-se o uso de plaquetas de identificação, preferencialmente com códigos de barra. A utilização de códigos de barra facilita o controle e o registro dos ativos, além de agilizar atividades como o inventário geral. Essa prática contribui para um controle mais eficiente e preciso dos ativos fixos.

 

Tratamento de Ativos em Desuso

 

Ativos obsoletos ou em desuso devem ser baixados ou provisionados contabilmente. É um equívoco esperar pela avaliação anual para identificar esses ativos, pois podem ocorrer perdas significativas. É importante analisar os motivos do desuso e adotar medidas corretivas para evitar perdas futuras. A contabilização correta desses ativos é essencial para uma gestão eficiente e precisa.

 

Utilização da Capacidade Instalada

 

A utilização adequada da capacidade instalada é crucial para a rentabilidade da empresa. Empresas com baixa utilização da capacidade incorrem em custos fixos elevados dos ativos ociosos, prejudicando a rentabilidade e a saúde financeira. Ativos de valor expressivo que estão subutilizados devem ser questionados quanto à sua validade em serem mantidos. Caso seja constatada uma utilização muito menor do que o esperado quando adquiridos, é necessário realizar um teste de impairment e ajustar contabilmente o valor desses ativos. Isso pode resultar em perdas não recuperáveis que devem ser devidamente reconhecidas.

 

Cobertura de Seguros

 

Os ativos fixos, dentro ou fora da empresa, devem ter cobertura adequada de seguros para proteção contra incêndios, roubos, riscos cessantes e outros eventos. Uma infraestrutura bem mantida pode reduzir os custos das apólices de seguro e, consequentemente, minimizar os custos indiretos associados aos ativos fixos. É fundamental garantir uma cobertura abrangente que minimize os riscos e proteja os ativos em diferentes cenários.

 

Auditoria de Ativos em Aquisições

 

Quando ocorrem aquisições de empresas, é essencial realizar uma auditoria dos ativos fixos, reavaliando-os pelo seu valor justo (Fair Value). Infelizmente, nem sempre essa prática é adotada de forma mandatória, o que pode resultar em perdas e erros contábeis graves. A avaliação adequada dos ativos é fundamental para garantir a precisão das informações financeiras e a conformidade com os princípios contábeis.

 

Manual de Controle e Utilização dos Ativos

 

Recomenda-se que as empresas mantenham um manual de controle e utilização dos ativos fixos. Esse manual deve fornecer diretrizes claras sobre as práticas adequadas de uso e movimentação dos ativos. É importante que os funcionários sejam informados sobre essas normas desde o início de sua trajetória na empresa. Além disso, é essencial que os gestores e diretores sejam exemplos de conduta correta e cobrem de seus colaboradores atitudes alinhadas com as melhores práticas no controle e utilização dos ativos fixos.

 

Conclusão

 

A implementação de melhores práticas no controle de ativos fixos é essencial para otimizar a gestão e a rentabilidade das empresas. O controle permanente, a identificação física, o tratamento adequado dos ativos em desuso, a utilização eficiente da capacidade instalada, a cobertura de seguros abrangente e a auditoria de ativos em aquisições são aspectos-chave a serem considerados. Ademais, um manual de controle e utilização dos ativos fixos deve ser estabelecido para garantir a padronização e a conformidade das práticas adotadas.

 

Referências:

 

Hronec, S. M. (2009). The Manager's Pocket Guide to Preventing Equipment Failure. HRD Press.

Bragg, S. M. (2017). Fixed Asset Accounting and Management Procedures. AccountingTools.

Santos, C. (2016). Contabilidade de Ativos Fixos: Um Guia Prático para Gestão e Controle. Editora Atlas.

International Accounting Standards Board. (2018). International Financial Reporting Standards (IFRS).