Efeitos DRILL DOWN e DRILL THROUGH. Ferramentas preciosas para Controllers e CFO´s

Sempre usei muito esta técnica nos relatórios financeiros e em outros relatórios sobre as mais variadas áreas da empresa.

Efeitos DRILL DOWN  e DRILL TROUGH. Ferramentas preciosas para Controllers e CFO´s

Me lembro que no sistema de custos na empresa que não mais existe porque foi vendida para a Henkel, publicávamos um relatório com variações nos custos padrões que continha mais de 300 produtos, mas constava no relatório 22 itens. Desta forma o relatório mostrava os produtos com as dez maiores variações e na decima primeira linha totalizávamos todas as demais variações. Mostrávamos também as dez maiores variações negativas e igualmente na decima primeira linha totalizávamos as demais variações negativas. O relatório era em Excel e as decimas primeiras linhas eram agrupadas de forma que se quisemos ver os demais itens bastaria clicar sobre a linha e todos demais produtos seriam mostrados.

Já com relação às despesas e custos é raro uma empresa que tenha uma boa apresentação das despesas por conta contábil. O agrupamento das despesas nos demonstrativos de centros de custos poderiam ser agrupadas a partir de um plano de contas bem elaborado.

Fica muito melhor se que relatórios de custos e despesas fossem agrupados. Exemplo:

Despesas com Salários e Encargos 

Em Salarios e Encargos poderíamos colocar diversas contas e se o recebedor do relatório quisesse abrir a informação obteria detalhes com uma serie de contas como:

Salários

- Salarios Normais

- Horas Extras - 65%

- Horas Extras - 100%.

Encargos

- INSS

- FGTS

- Férias 

- 13.0 

Vejam que neste simples exemplo em vez de um recebedor da informação financeira receber 7 diferentes contas com respectivos valores, receberia uma única informação agrupada

Quando o relatório incorpora a possibilidade de ver as informações agrupadas e mediante um clique abre-se a informação num nível mais detalhado, temos ai o efeito DRILL DOWN.

Destaco a seguir um trecho do eBook PAPO DE CONTROLLER

Efeito Drill Down

 

Um bom recurso é utilizar o sistema "Drill Down" de reporte, cujo significado em português seria a capacidade de detalhar uma determinada linha. Suponha que numa linha mostre o nome custos, ao clicar sobre ela essa linha pode ser aberta em matéria prima, embalagem, outros materiais, e custos com mão de obra direta, serviços de terceiros, custos diretos de fabricação variáveis, custos diretos de fabricação fixos, custos indiretos de fabricação, etc.

O recurso "DRILL DOWN" permite o detalhamento das contas do P & L. Assim um P&L com 100, 200 linhas ou mais pode ser apresentado inicialmente com 10 a 20 linhas principais.
Para relatórios desenvolvidos em Excel o Drill Down pode ser obtido por agrupamentos ou por dados com link para outras planilhas ou outras pastas dentro da mesma planilha.

Um P&L bem detalhado com diversas linhas, com índices, variações, análises e justificativas dessas variações cobrirá praticamente tudo que ocorre e impacta nos resultados da empresa.

Um P&L básico e simplificado, sem condições de detalhamento dos itens poderá deixar os gestores da empresa cheio de dúvidas e com com pouca confiança nos dados reportados.

Efeito DRILL DOWN nas receitas

Nas receitas o efeito deve permitir que se abram as vendas por produtos, clientes, etc.

EXEMPLO DE DRILL DOWN

A partir das setas as informações seriam obtidas com  1 clique.

O sistema SAP tem como uma de suas principais funcionalidades a possibilidade de se fazerem Drill Downs múltiplos. Desta forma é possível, por exemplo, clicar sobre um grupo de despesas e ver a abertura por centro de custos, clicamos sobre o centro de custos e vemos a abertura por conta contábil, clicamos sobre a conta contábil e chegamos ao nível de lançamento.

   

  Efeito "Drill Down"

Relatórios financeiros enriquecem muito quando incorporam o efeito "Drill Down". Esse efeito pode fazer com uma informação seja vista fechada ou agrupada, como o caso de Vendas Líquidas. Ao clicar sobre essa informação fechada ela é expandida e podemos ver a Venda Líquida por produto, ou por outro tipo de detalhe.

Informações agrupadas e expandíveis nos relatórios financeiros

Explicando do DRILL THROUGH

O Drill Through é similar ao Drill Down mas é uma espécie de link que nos leva a novos relatórios ou até mesmo sites diferentes onde poderemos obter detalhes da informação que está resumida numa determinada linha de um relatório consolidado.

A visualização das informações de muitos relatórios financeiros, em Excel ou em outra ferramenta, é muito prejudicada por não serem agrupadas. Vou dar um exemplo: O grupo de salários e encargos tem muitas contas como: FGTS, Provisão para13.o salário, Provisão para Férias, etc. É melhor mostrar dois grupos, um para Salários e outro para Encargos, e se quiserem ver os detalhes pode-se obtê-los através do efeito "Dril Down" ou de outra forma.