Prestando consultoria a uma empresa nacional solicitaram apoio para estruturar sistema de custos.

Na ocasião fui levado a questionar se devemos:

 Ratear Despesas diretamente ou ratear Centros de Custos ?

Eles estavam implantando um sistema de custos e queriam ter um sistema de custos integrado com a contabilidade.

Fiz o trabalho básico que envolve uma boa Departamentalização com definição de Centros de Custos conforme a melhor técnica e de acordo com o porte da empresa.

Os Custos Diretos seriam apropriados aos produtos e desta forma seriam acumulados em centros de custos específicos.

Os custos indiretos seriam acumulados e distribuídos aos centros de custos diretos ou para Centros de Custos "Despesados",  conforme bases de distribuição ou bases de rateios muito bem definidas

Preparei um Plano de Centros de Custos bem detalhado e apresentei ao Diretor, que era o dono da empresa que centralizava e creio que ainda centraliza a maioria das decisões.

Tudo caminhando bem, chamamos o analista da empresa vendedora do ERP e apresentei o Plano de Centros de Custos e comentei sobre a necessidade de fazermos as distribuições dos custos indiretos conforme bases de rateio, ou como se diz hoje " Costs Drivers".

Ocorre que o Analista falou que o sistema deles não distribuía centros de custos pois era desnecessário, pois rateavam as despesas / custos diretamente nos lançamentos.

Tentei explicar ao Analista que isso não atendia as necessidades e que a forma de trabalho deles era inadequada, pois acumular custos indiretos em centros de custos era essencial não só para rateios, mas também para que houvesse controle dos custos.

Custos devem ser acumulados em "Centros de Responsabilidade" e o controle dos gastos se daria nesse nível.   Quando se se explodem gastos diretamente na origem e se divide em diversos centros de custos diretamente . Com isso perde-se o controle sobre os gastos totais.

Distribuir Custos Indiretos é matéria básica de Custos, o que ensino nos primeiros anos de cursos de Contabilidade e de outras áreas que irão trabalhar com Gestão de Custos.

Ocorre que o analista escutava e falava que ia ver com seus superiores. Posteriormente ele voltava com o mesmo discurso de que distribuir centros de custos indiretos não seria necessário pois o ERP distribuía as notas e outros documentos lançados diretamente na origem.

Foram varias reuniões sempre abordando o mesmo tema, até que não fui mais chamado pela empresa e creio que a visão da empresa precisou ser acatada, afinal tinham investido um fortuna na aquisição daquele ERP medíocre.

O sistema tinha varias outras definições insensatas.

Nunca mais tive contato com a empresam nem ouvi mais falar sobre aquele software medíocre.

Particularmente, acho que em poucos casos gastos podem ser distribuídos na origem. mas nesses casos ele devem ser totalizados e administrados dentro do conceito de Centro de Responsabilidade. Desta forma, se puder ser evitado devemos não ratear gastos na origem, mas sim depois que eles forem registrados em algum centro de custos indireto.

Passei por uma situação onde foi notória a visão enganosa que gastos distribuídos na origem podem levar a resultados enganosos. Uma área de TI de uma grande multinacional alemã possuía funcionários próprios para área de HELP DESK. Esses gastos eram acumulados no centro de custos de TI e posteriormente eram distribuídos pela estimativa de uso dos serviços em questão. Ocorre que TI estava sendo cobrada a reduzir custos. Eles tiveram uma ideia "brilhante". Resolveram terceirizar o HELP DESK e contratar uma empresa especializada. O "pulo do gato" foi passar a lançar diretamente nos centros de custos diversos as notas do serviço terceirizado mediante distribuição com base no uso do serviço. Os gastos deixaram de ser lançados diretamente na área de TI proporcionando redução dos custos diretamente alocados nessa área. Nas áreas que passaram a receber os custos, o aumento de custos como estava pulverizado em muitos centros de custos da empresa toda, nem foi questionado, apesar de o Custo com HELPDESK terceirizado ter dobrado em relação ao que se gastava antes. A área de TI foi elogiada pela redução de custos e todos seguiram felizes. 

Erros involuntários ou voluntários continuam ocorrendo. É necessário  seguir a teoria básica que consiste em ter controle sobre gastos e acumular esses gastos em Centros de Responsabilidade para posterior distribuição é etapa essencial.