16 dicas para um "go live" ser bem-sucedido -

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16 dicas para um "go live" ser bem-sucedido

Existe uma maneira de garantir o sucesso da implementação do ERP? Quando é hora de ir ao vivo, não há como voltar atrás. Você acabou de gastar muito dinheiro em um novo sistema de software empresarial, então é melhor que funcione. Quando sua organização tiver investido tempo e dinheiro em uma implementação de ERP, você precisa garantir que sua entrada em operação ocorra da maneira mais tranquila possível.

Existem várias maneiras pelas quais uma ativação pode dar errado. Mas descobrimos que a preparação e o planejamento adequados podem mitigar os riscos e facilitar a transição para um novo sistema ERP.

Aqui estão nossas 16 dicas para conseguir uma implementação bem-sucedida do ERP.

1. Esteja pronto para o desconhecido

Freqüentemente, pode haver um pouco de medo do desconhecido quando as organizações estão entrando em operação pela primeira vez. Mesmo que esta não seja sua primeira atualização de software ERP , você ainda pode experimentar o desconhecido do que acontecerá com este projeto específico. Cada implementação de ERP terá suas próprias idiossincrasias peculiares e o melhor que você pode fazer para garantir uma implementação tranquila é estar preparado para quase tudo.

2. Conheça seus riscos e mitigue-os

Conhecer os riscos de um projeto e se preparar para eles é vital antes do go-live. Inevitavelmente, existem riscos em qualquer projeto e, embora o teste ajude a minimizá-los, mesmo que não seja uma garantia. Muitas vezes, você pode avaliar a probabilidade de uma boa implementação com base no envolvimento dos usuários finais e especialistas no assunto durante o teste de aceitação do usuário (UAT). Se houver muitas pessoas envolvidas no teste de aceitação do usuário, você terá uma boa chance de uma entrada em operação bem-sucedida. Se não houver tantas pessoas envolvidas no UAT, você pode ter um pesadelo, pois a entrada ao vivo basicamente se torna a fase de testes. Se isso acontecer, ainda é possível fazer a transmissão ao vivo com sucesso. Você pode configurar a atenuação, como garantir que os desenvolvedores estejam no local, prontos para começar a editar o produto imediatamente em tempo real e corrigir os problemas à medida que se tornam aparentes.

3. Go-Lives de sucesso são criados meses antes da transição

Se você deseja que o seu go-live ocorra sem problemas, lembre-se de que o sucesso é obtido muito antes de a chave ser virada e o novo software ser executado. Ir ao vivo é como muitos outros grandes eventos na vida e a maneira mais fácil de garantir que tudo correrá bem é estar pronto. Um go-live de sucesso não acontece naturalmente por si só, geralmente leva meses e meses de trabalho duro nos bastidores.

4. Obtenha seus melhores recursos com antecedência

Outra maneira de garantir que sua entrada em operação seja o mais tranquila possível é reunir seus recursos e mantê-los à disposição antes do grande dia. Por mais que você se prepare, nunca há garantia de que as coisas não aparecerão quando o novo software estiver no ar. Mas se você tiver pessoas prontas para lidar com esses obstáculos em tempo real, não parecerá uma emergência. Se algo como um erro de faturamento acontecer, ter pessoas competentes à disposição para começar a fazer as correções ajudará a manter todos calmos, tranquilos e controlados.

5. Ensaie, Ensaie, Ensaie

Um go-live pode ser um pouco como uma grande produção musical. Você tem tudo configurado nos bastidores, todo mundo sabe quais papéis eles têm que desempenhar, e então é a hora do show. Para que tudo corra da forma mais fácil possível, a melhor coisa que você pode fazer por você e sua equipe é ensaiar. Isso significa testes, testes e mais testes. Faça testes e peça que sua equipe analise todos os cenários para ver quais problemas podem acontecer. Também faça com que sua equipe de programação analise todas as maneiras de corrigir quaisquer problemas, caso ocorram. Uma vez que tudo isso tenha sido feito, seu go-live deve ser calmo e despreocupado.

6. Esteja pronto para o longo prazo

Tudo em seu plano de projeto de ERP pode parecer estar se preparando para apenas uma coisa: Go-live. Mas não se esqueça de que isso é muito mais do que apenas aqueles primeiros dias, ou mesmo a primeira semana. Assim que a “noite de abertura” terminar, o sucesso virá de como você lida com o que acontece depois disso. Novamente, semelhante a um show da Broadway, você precisará fazer ajustes e melhorias à medida que o sistema é usado e as pessoas encontram problemas ou descobrem maneiras de torná-lo melhor. Um go-live bem-sucedido depende do longo prazo.

7. Pense fora da caixa

Criar um go-live de sucesso não envolve apenas o plano do projeto e os ensaios, mas também as pessoas. Afinal, são eles que farão esses planos ganharem vida. Às vezes, a melhor coisa que você pode fazer pelo seu projeto é cuidar de sua equipe. No ERP Advisors Group, trabalhamos com muitos clientes e um de nossos go-lives mais bem-sucedidos apresentou um ingrediente secreto: massoterapeutas. Tê-los à mão ajudou a acalmar os nervos e levou a um lançamento bem-sucedido em um momento em que as pessoas estavam estressadas com um projeto particularmente complicado. Pense em maneiras de manter a equipe relaxada durante a implementação e você poderá encontrar seu próprio ingrediente secreto para um projeto tranquilo.

8. Prolongue sua linha do tempo, se necessário

O melhor cenário é que o go-live ocorra sem problemas, mas nem sempre é a realidade. Às vezes, não importa quanta preparação você tenha feito, surgirão coisas que podem causar problemas. Quando isso acontece, não há nada de errado em estender sua linha do tempo. No final das contas, a única coisa que realmente importa é que você tenha um sistema com recursos que permitem que sua equipe funcione com eficácia e que sua organização se expanda. Se demorar um ou dois meses a mais do que o cronograma original, mas você terminar com um sistema sólido e funcionando bem, ainda assim será um sucesso.

9. Enfatize o Teste de Aceitação do Usuário

O Teste de Aceitação do Usuário não trata apenas de verificar se o software funciona. Mais importante ainda, é garantir que os usuários aceitem e trabalhem com o novo sistema. Você pode colocar seu ERP em dezenas de testes, mas se os funcionários não conseguirem usá-lo no final, seu projeto ainda será um fracasso. Também tome cuidado com os usuários que relatam que está tudo bem, mas que não testaram o software adequadamente. Certifique-se de que o que eles pediram é o que receberam e, se descobrirem que precisam de algo diferente do sistema, certifique-se de que recebam. Você não quer chegar ao final do projeto e descobrir que os usuários não estão usando o produto, caso contrário, todo o projeto teria sido um desperdício.

10. Dados, dados, dados, dados

Quando se trata do sucesso de sua implementação, os dados são tão importantes que não podemos enfatizá-los o suficiente. Os dados são a razão geral pela qual as organizações implementam um novo software. Claro, existem outras questões a serem tratadas, como automação de processos, novas interfaces de usuário e legado de tecnologia. Mas, em última análise, o motivo pelo qual precisamos de novos sistemas é que queremos informações sobre a organização que não podemos obter atualmente. Limpar seus dados da melhor maneira possível durante o processo de conversão e no go-live é vital. Um segredo para garantir que isso aconteça é fazer um ensaio geral, onde você implementa várias mudanças de ativação no início do projeto para testar se você tem todos os dados, todos sabem o que estão fazendo, os usuários sabem para onde ir e os dados podem ser validado.

11. Defina expectativas realistas

Este é um fator que muita gente sente falta, mas também é muito importante. Você deve definir expectativas realistas sobre o seu projeto. Não confie na sorte ou espere que seu go-live seja absolutamente perfeito e aconteça sem nenhum problema. Mesmo que sua implementação corra bem no geral, você ainda deseja definir essas expectativas para a transição. Comece a conversar com o seu banco, os acionistas da sua empresa e qualquer outra pessoa que possa ser afetada pela atualização do software. Informe as pessoas de que você está trocando de sistema, em que dia isso vai acontecer e que existe a possibilidade de que os relatórios sejam atrasados. Esperançosamente, nenhum atraso ocorrerá, mas é melhor definir expectativas baixas e trabalhar como um louco para superá-las.

12. Dê incentivos e agradecimentos

As pessoas trabalham duro durante a implementação de um software. Eles geralmente chegam cedo, ficam até tarde, passam tempo nos fins de semana - enquanto ainda fazem seu trabalho diário. Mesmo se você trouxer ajuda para preencher algumas posições, não há dúvida de que uma boa equipe vai se dobrar para garantir que seu go-live seja um sucesso. Uma das melhores coisas que você pode fazer pelo seu projeto é fazer algo pelo seu pessoal para incentivá-los ou recompensá-los quando tudo estiver concluído. Pode ser algo tão simples como um e-mail reconhecendo pessoas específicas e agradecendo por seu compromisso e contribuição para o projeto. Você pode até enviar presentes para a família de um funcionário, agradecendo-o por tolerar que um membro da família perca todas as noites e fins de semana extras durante o projeto. Seja qual for a maneira que você escolher,

13. Confie na sua intuição

Outra coisa importante a saber sobre esses tipos de projetos é que todas as indicações de um mau go-live acontecem cedo. Não é como se o projeto estivesse indo bem e, de repente, na transição, tudo se tornasse uma bagunça terrível. Os projetos simplesmente não funcionam assim. Se você começar a ver as coisas dando errado, confie em sua intuição e faça algo a respeito. Por exemplo, se você perceber que o gerente de projeto que seu parceiro de implementação colocou em seu projeto está desorganizado, informe o patrocinador do projeto no lado da implementação. Não tenha medo de falar, mas lembre-se também de escalar apropriadamente e dar a eles ampla oportunidade de consertar a situação.

14. Saiba quando ignorar (ou ouvir) os opositores

Em todo projeto, é provável que você tenha uma pessoa que pode não estar inteiramente a bordo. Uma entrada ao vivo bem-sucedida dependerá de saber quando ignorá-los e quando ouvi-los. Sinceramente, na maioria das vezes você pode ignorar os pessimistas, especialmente se eles não têm muita importância em relação ao projeto. Se você está confiante de que está tudo bem e tem sua lista de verificação e mitigação no lugar, ouvi-los pode apenas atrasar o projeto se você tentar lidar com seus problemas imaginários. Por outro lado, se a pessoa é superior na empresa e aponta preocupações razoáveis, como não acreditar que testes suficientes ocorreram em uma área específica, então você pode querer ouvir. Eles podem encontrar um problema do qual você não estava ciente e levá-lo a uma solução antes que isso afete a ativação.

15. Lembre-se: um mau go-live pode se transformar em um sucesso

Em alguns projetos, não é possível fazer toda a preparação e os testes necessários porque a equipe está simplesmente muito ocupada. Embora essa proposição possa tornar o go-live mais complicado, você ainda pode fazer o projeto e ficar bem no final. Se você sabe que testes extensivos não são uma opção, certifique-se de ter uma mitigação em vigor para qualquer coisa que possa dar errado. Se as pessoas não puderem testar de antemão, você basicamente transformará o go-live na fase de testes. Essa não é a maneira mais ideal de entrar no ar, mas se você estiver preparado para isso e tiver uma equipe pronta para fazer as correções, pode funcionar.

16. Não se esqueça de criar uma lista de verificação do Go-Live

Ter uma lista de verificação inicial é vital para o seu sucesso, mas pode ser um dos fatores mais negligenciados em um projeto. Isso pode ocorrer porque muitas pessoas presumem que a lista de verificação será criada pelo parceiro de implementação e que conterá tudo o que precisa ser feito para entrar em operação. Embora seu fornecedor deva ter uma lista de verificação de transição, pode não ter todas as etapas necessárias. Cada organização deve criar sua própria lista de ações a serem realizadas e os itens necessários para que o go-live funcione.

Aqui estão alguns exemplos de itens que devem ser incluídos em uma lista de verificação para ativação:

·         Auxílios de trabalho para mostrar aos funcionários as etapas a serem executadas para fazer login no novo sistema, executar etapas simples, etc. Podem ser documentos impressos laminados ou documentos virtuais, de qualquer forma, devem ser simples e fáceis de entender.

·         Uma programação de datas de parada para o sistema antigo mostrando exatamente quando o novo sistema estará online e quando o antigo não estará mais ativo. Pode ser uma data ou uma série de datas, se você estiver implementando o novo sistema em segmentos. Deve começar pelo menos uma a duas semanas após a data de interrupção.

·         Tarefas a serem feitas antes que o sistema antigo seja desligado, como cortar verificações para ajudar a tornar o AP mais simples após o go-live. Você também pode listar quando permitirá que clientes e fornecedores saibam sobre a atualização e como isso afetará suas interações com o seu site, incluindo quaisquer novos links de que precisem.

·         Uma linha do tempo de todas as tarefas, incluindo teste e treinamento, bem como integrações vitais e migração de dados. Certifique-se de que tarefas importantes, como transferências de dados para o seu banco e outras integrações, sejam configuradas antes de desligar o sistema antigo.

Não há nada pior do que investir tempo, dinheiro e esforço em uma implementação malsucedida. Entre em contato conosco aqui no ERP Advisors Group se precisar de ajuda com sua próxima implementação