Esta postagem é uma tradução livre do excelente site https://www.erpadvisorsgroup.com/
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16 dicas para um "go live" ser bem-sucedido
Existe uma maneira de garantir o sucesso da implementação do ERP? Quando é hora de ir ao vivo, não há como voltar atrás. Você acabou de gastar muito dinheiro em um novo sistema de software empresarial, então é melhor que funcione. Quando sua organização tiver investido tempo e dinheiro em uma implementação de ERP, você precisa garantir que sua entrada em operação ocorra da maneira mais tranquila possível.
Existem várias
maneiras pelas quais uma ativação pode dar errado. Mas descobrimos que a
preparação e o planejamento adequados podem mitigar os riscos e facilitar a
transição para um novo sistema ERP.
Aqui estão nossas
16 dicas para conseguir uma implementação bem-sucedida do ERP.
1. Esteja pronto
para o desconhecido
Freqüentemente,
pode haver um pouco de medo do desconhecido quando as organizações estão
entrando em operação pela primeira vez. Mesmo que esta não seja sua
primeira atualização de software ERP ,
você ainda pode experimentar o desconhecido do que acontecerá com este projeto
específico. Cada implementação de ERP terá suas próprias idiossincrasias
peculiares e o melhor que você pode fazer para garantir uma implementação
tranquila é estar preparado para quase tudo.
2. Conheça seus
riscos e mitigue-os
Conhecer os riscos
de um projeto e se preparar para eles é vital antes do
go-live. Inevitavelmente, existem riscos em qualquer projeto e, embora o
teste ajude a minimizá-los, mesmo que não seja uma garantia. Muitas vezes,
você pode avaliar a probabilidade de uma boa implementação com base no
envolvimento dos usuários finais e especialistas no assunto durante o teste de
aceitação do usuário (UAT). Se houver muitas pessoas envolvidas no teste
de aceitação do usuário, você terá uma boa chance de uma entrada em operação
bem-sucedida. Se não houver tantas pessoas envolvidas no UAT, você pode
ter um pesadelo, pois a entrada ao vivo basicamente se torna a fase de
testes. Se isso acontecer, ainda é possível fazer a transmissão ao vivo
com sucesso. Você pode configurar a atenuação, como garantir que os
desenvolvedores estejam no local, prontos para começar a editar o produto
imediatamente em tempo real e corrigir os problemas à medida que se tornam
aparentes.
3. Go-Lives de
sucesso são criados meses antes da transição
Se você deseja que
o seu go-live ocorra sem problemas, lembre-se de que o sucesso é obtido muito
antes de a chave ser virada e o novo software ser executado. Ir ao vivo é
como muitos outros grandes eventos na vida e a maneira mais fácil de garantir
que tudo correrá bem é estar pronto. Um go-live de sucesso não acontece
naturalmente por si só, geralmente leva meses e meses de trabalho duro nos
bastidores.
4. Obtenha seus
melhores recursos com antecedência
Outra maneira de
garantir que sua entrada em operação seja o mais tranquila possível é reunir
seus recursos e mantê-los à disposição antes do grande dia. Por mais que
você se prepare, nunca há garantia de que as coisas não aparecerão quando o
novo software estiver no ar. Mas se você tiver pessoas prontas para lidar
com esses obstáculos em tempo real, não parecerá uma emergência. Se algo
como um erro de faturamento acontecer, ter pessoas competentes à disposição
para começar a fazer as correções ajudará a manter todos calmos, tranquilos e
controlados.
5. Ensaie, Ensaie,
Ensaie
Um go-live pode ser
um pouco como uma grande produção musical. Você tem tudo configurado nos
bastidores, todo mundo sabe quais papéis eles têm que desempenhar, e então é a
hora do show. Para que tudo corra da forma mais fácil possível, a melhor
coisa que você pode fazer por você e sua equipe é ensaiar. Isso significa
testes, testes e mais testes. Faça testes e peça que sua equipe analise
todos os cenários para ver quais problemas podem acontecer. Também faça
com que sua equipe de programação analise todas as maneiras de corrigir
quaisquer problemas, caso ocorram. Uma vez que tudo isso tenha sido feito,
seu go-live deve ser calmo e despreocupado.
6. Esteja pronto
para o longo prazo
Tudo em seu plano de projeto de ERP pode parecer
estar se preparando para apenas uma coisa: Go-live. Mas não se esqueça de
que isso é muito mais do que apenas aqueles primeiros dias, ou mesmo a primeira
semana. Assim que a “noite de abertura” terminar, o sucesso virá de como
você lida com o que acontece depois disso. Novamente, semelhante a um show
da Broadway, você precisará fazer ajustes e melhorias à medida que o sistema é
usado e as pessoas encontram problemas ou descobrem maneiras de torná-lo melhor. Um
go-live bem-sucedido depende do longo prazo.
7. Pense fora da
caixa
Criar um go-live de
sucesso não envolve apenas o plano do projeto e os ensaios, mas também as
pessoas. Afinal, são eles que farão esses planos ganharem vida. Às
vezes, a melhor coisa que você pode fazer pelo seu projeto é cuidar de sua
equipe. No ERP Advisors Group, trabalhamos com muitos clientes e um de
nossos go-lives mais bem-sucedidos apresentou um ingrediente secreto:
massoterapeutas. Tê-los à mão ajudou a acalmar os nervos e levou a um
lançamento bem-sucedido em um momento em que as pessoas estavam estressadas com
um projeto particularmente complicado. Pense em maneiras de manter a
equipe relaxada durante a implementação e você poderá encontrar seu próprio
ingrediente secreto para um projeto tranquilo.
8. Prolongue sua
linha do tempo, se necessário
O melhor cenário é
que o go-live ocorra sem problemas, mas nem sempre é a realidade. Às
vezes, não importa quanta preparação você tenha feito, surgirão coisas que
podem causar problemas. Quando isso acontece, não há nada de errado em
estender sua linha do tempo. No final das contas, a única coisa que
realmente importa é que você tenha um sistema com recursos que permitem que sua
equipe funcione com eficácia e que sua organização se expanda. Se demorar
um ou dois meses a mais do que o cronograma original, mas você terminar com um
sistema sólido e funcionando bem, ainda assim será um sucesso.
9. Enfatize o Teste
de Aceitação do Usuário
O Teste de
Aceitação do Usuário não trata apenas de verificar se o software
funciona. Mais importante ainda, é garantir que os usuários aceitem e
trabalhem com o novo sistema. Você pode colocar seu ERP em dezenas de
testes, mas se os funcionários não conseguirem usá-lo no final, seu projeto ainda
será um fracasso. Também tome cuidado com os usuários que relatam que está
tudo bem, mas que não testaram o software adequadamente. Certifique-se de
que o que eles pediram é o que receberam e, se descobrirem que precisam de algo
diferente do sistema, certifique-se de que recebam. Você não quer chegar
ao final do projeto e descobrir que os usuários não estão usando o produto,
caso contrário, todo o projeto teria sido um desperdício.
10. Dados, dados,
dados, dados
Quando se trata do
sucesso de sua implementação, os dados são tão importantes que não podemos
enfatizá-los o suficiente. Os dados são a razão geral pela qual as
organizações implementam um novo software. Claro, existem outras questões
a serem tratadas, como automação de processos, novas interfaces de usuário e
legado de tecnologia. Mas, em última análise, o motivo pelo qual
precisamos de novos sistemas é que queremos informações sobre a organização que
não podemos obter atualmente. Limpar seus
dados da melhor maneira possível durante o processo de
conversão e no go-live é vital. Um segredo para garantir que isso aconteça
é fazer um ensaio geral, onde você implementa várias mudanças de ativação no
início do projeto para testar se você tem todos os dados, todos sabem o que
estão fazendo, os usuários sabem para onde ir e os dados podem ser validado.
11. Defina
expectativas realistas
Este é um fator que
muita gente sente falta, mas também é muito importante. Você deve definir
expectativas realistas sobre o seu projeto. Não confie na sorte ou espere
que seu go-live seja absolutamente perfeito e aconteça sem nenhum
problema. Mesmo que sua implementação corra bem no geral, você ainda
deseja definir essas expectativas para a transição. Comece a conversar com
o seu banco, os acionistas da sua empresa e qualquer outra pessoa que possa ser
afetada pela atualização do software. Informe as pessoas de que você está
trocando de sistema, em que dia isso vai acontecer e que existe a possibilidade
de que os relatórios sejam atrasados. Esperançosamente, nenhum atraso
ocorrerá, mas é melhor definir expectativas baixas e trabalhar como um louco
para superá-las.
12. Dê incentivos e
agradecimentos
As pessoas
trabalham duro durante a implementação de um software. Eles geralmente
chegam cedo, ficam até tarde, passam tempo nos fins de semana - enquanto ainda
fazem seu trabalho diário. Mesmo se você trouxer ajuda para preencher
algumas posições, não há dúvida de que uma boa equipe vai se dobrar para
garantir que seu go-live seja um sucesso. Uma das melhores coisas que você
pode fazer pelo seu projeto é fazer algo pelo seu pessoal para incentivá-los ou
recompensá-los quando tudo estiver concluído. Pode ser algo tão simples
como um e-mail reconhecendo pessoas específicas e agradecendo por seu
compromisso e contribuição para o projeto. Você pode até enviar presentes
para a família de um funcionário, agradecendo-o por tolerar que um membro da
família perca todas as noites e fins de semana extras durante o
projeto. Seja qual for a maneira que você escolher,
13. Confie na sua
intuição
Outra coisa
importante a saber sobre esses tipos de projetos é que todas as indicações de
um mau go-live acontecem cedo. Não é como se o projeto estivesse indo bem
e, de repente, na transição, tudo se tornasse uma bagunça terrível. Os
projetos simplesmente não funcionam assim. Se você começar a ver as coisas
dando errado, confie em sua intuição e faça algo a respeito. Por exemplo,
se você perceber que o gerente de projeto que seu parceiro de implementação
colocou em seu projeto está desorganizado, informe o patrocinador do projeto no
lado da implementação. Não tenha medo de falar, mas lembre-se também de
escalar apropriadamente e dar a eles ampla oportunidade de consertar a
situação.
14. Saiba quando
ignorar (ou ouvir) os opositores
Em todo projeto, é
provável que você tenha uma pessoa que pode não estar inteiramente a
bordo. Uma entrada ao vivo bem-sucedida dependerá de saber quando ignorá-los
e quando ouvi-los. Sinceramente, na maioria das vezes você pode ignorar os
pessimistas, especialmente se eles não têm muita importância em relação ao
projeto. Se você está confiante de que está tudo bem e tem sua lista de
verificação e mitigação no lugar, ouvi-los pode apenas atrasar o projeto se
você tentar lidar com seus problemas imaginários. Por outro lado, se a
pessoa é superior na empresa e aponta preocupações razoáveis, como não
acreditar que testes suficientes ocorreram em uma área específica, então você
pode querer ouvir. Eles podem encontrar um problema do qual você não
estava ciente e levá-lo a uma solução antes que isso afete a ativação.
15. Lembre-se: um
mau go-live pode se transformar em um sucesso
Em alguns projetos,
não é possível fazer toda a preparação e os testes necessários porque a equipe
está simplesmente muito ocupada. Embora essa proposição possa tornar o
go-live mais complicado, você ainda pode fazer o projeto e ficar bem no
final. Se você sabe que testes extensivos não são uma opção, certifique-se
de ter uma mitigação em vigor para qualquer coisa que possa dar errado. Se
as pessoas não puderem testar de antemão, você basicamente transformará o
go-live na fase de testes. Essa não é a maneira mais ideal de entrar no
ar, mas se você estiver preparado para isso e tiver uma equipe pronta para
fazer as correções, pode funcionar.
16. Não se esqueça
de criar uma lista de verificação do Go-Live
Ter uma lista de
verificação inicial é vital para o seu sucesso, mas pode ser um dos fatores
mais negligenciados em um projeto. Isso pode ocorrer porque muitas pessoas
presumem que a lista de verificação será criada pelo parceiro de implementação
e que conterá tudo o que precisa ser feito para entrar em operação. Embora
seu fornecedor deva ter uma lista de verificação de transição, pode não ter
todas as etapas necessárias. Cada organização deve criar sua própria lista
de ações a serem realizadas e os itens necessários para que o go-live funcione.
Aqui estão alguns
exemplos de itens que devem ser incluídos em uma lista de verificação para
ativação:
·
Auxílios de trabalho para mostrar aos funcionários as etapas a serem
executadas para fazer login no novo sistema, executar etapas simples, etc.
Podem ser documentos impressos laminados ou documentos virtuais, de qualquer
forma, devem ser simples e fáceis de entender.
·
Uma programação de datas de parada para o sistema antigo mostrando
exatamente quando o novo sistema estará online e quando o antigo não estará
mais ativo. Pode ser uma data ou uma série de datas, se você estiver
implementando o novo sistema em segmentos. Deve começar pelo menos uma a
duas semanas após a data de interrupção.
·
Tarefas a serem feitas antes que o sistema antigo seja desligado, como
cortar verificações para ajudar a tornar o AP mais simples após o
go-live. Você também pode listar quando permitirá que clientes e
fornecedores saibam sobre a atualização e como isso afetará suas interações com
o seu site, incluindo quaisquer novos links de que precisem.
·
Uma linha do tempo de todas as tarefas, incluindo teste e treinamento,
bem como integrações vitais e migração de dados. Certifique-se de que
tarefas importantes, como transferências de dados para o seu banco e outras
integrações, sejam configuradas antes de desligar o sistema antigo.
Não há nada pior do
que investir tempo, dinheiro e esforço em uma implementação
malsucedida. Entre em contato conosco aqui no ERP Advisors Group se
precisar de ajuda com sua próxima implementação
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