Ordens de Produção / BOM / Bill of Material

 

Um bom controle sobre Ordens de Produção é essencial para obter qualidade na apuração dos custos. Para isso o reporte das Ordens de Produção / "Lista de Materiais"  deve apresentar alta qualidade.

Muitas empresas têm problemas com as ordens fechadas de forma inadequada que acaba acarretando má qualidade na apuração dos custos.

Uma má qualidade na apuração de ordens de Produção juntamente com um Controle dos Estoques com baixa acurácia estão entre os maiores problemas que as empresas enfrentam para apuração dos seus Custos.

Livros quase sempre não abordam esse tema pois a maioria deles são teóricos e deixam de focar questões mais práticas.

Controle das Ordens de Produção - Uma das maiores causas de problemas na apuração dos custos

Seja qual for o seu sistema integrado, alguns processos básicos necessitam ser efetuados com rigor. Caso contrário seus dados de custos e produção estarão comprometidos sem controle e sem análise.

Algumas práticas simples como análise detalhada das OP´s previamente ao encerramento das mesmas quando adotadas asseguram qualidade nos controles. Nesse momento consumos teóricos, que são aqueles registrados no sistema, deverão ser comparados com os consumos reais.

Encerrar ordens sem assegurar que o consumo de materiais esteja reportado corretamente é uma falha grave que ocorre onde empresas  permitem a seus funcionários não seguirem os processos devidos.

Tenho visto que algumas práticas inadequadas sendo que em alguns casos, quem não deveria, acaba tendo acesso aos cadastros e cometem irregularidades a fim de agilizarem os reportes das produções.

Vou dar um exemplo que já vi ocorrer em várias empresas:

- O Supervisor do PCP tem acesso aos cadastros e alguns consumos de materiais que estão em fase de recebimento acabam sendo consumidos em OP´s sem sequer ter sido dado entrada no estoque.

Para poder reportar materiais produzidos acabam retirando da estrutura itens consumidos irregularmente. Assim, OP´s são fechadas e materiais consumidos ficam fora do consumo, gerando saldos errados nos estoques e custos errados devido a materiais consumidos e não requisitados nas ordens de produção. 

No exemplo hipotético, a supervisão do Almoxarifado responde para o PCP que está mais preocupado com a Produção e menos preocupado com a acurácia dos Estoques.

As áreas que tem a responsabilidade de reportar os consumos e não fazem devem ser instruídas e intimadas a trabalhar corretamente. 

Uma ordem de produção não deve ser encerrada sem que antes se assegure que todos os insumos foram devidamente requisitados e debitados à ordem. Variações entre materiais requisitados nas ordens e o consumo previsto na Lista de Materiais quando significativos, precisam ser muito bem analisados.

Não apenas materiais devem ser fruto da análise, mas também os tempos atribuídos de mão de obra, horas máquina e outros itens de custos.

Uma comparação entre o consumo teórico e o consumo real é essencial. 

Vide exemplo abaixo:

Ordem de Produção número  9999				Item : Bolo de Fubá com queijo
Quantidade		1000 quilos
Relação dos insumos
Codigo	Descrição	Quant. Teorica	Quant. Real	Quant. Variação	Valor Teorico	Valor Real	Valor Variação
100	Fubá	700	770	70	1260	1386	126
110	Açucar	80	75	-5	120	113	-8
120	Leite	200	230	30	398	458	60
130	Fermento	25	24	-1	125	120	-5
140	Óvos	88	80	-8	352	320	-32
150	Coco	120	115	-5	240	230	-10
	Total	1213	1294	81	2495	2626	131
	Horas Máquina	25	32	7	250	320	70
	Horas Homem	100	94	-6	400	376	-24

As áreas de produção, PCP e outras acabam fechando ordens de qualquer jeito e na hora de fechar os resultados apurasse um grande número de inconsistências, e aí inicia-se um imenso trabalho de correção do que foi feito errado no início.

Funcionários que encerram ordens muitas vezes nem têm acesso a telas dos sistemas que mostram variações ocorridas nos materiais e tempos apontados nas ordens. 

Muitas Vezes empresas continuam atuando sobre as consequências e não corrigem as causas dos problemas. 

A solução é simples: DEVE-SE FAZER CORRETO NA PRIMEIRA VEZ.  Treinamentos e Procedimentos rígidos são necessários. Funcionários que insistem na postura: " Sempre fiz assim. Não vou mudar agora se a vida toda funcionou dessa forma" devem ser DEMITIDOS ou intimidados de alguma forma e pararem de destruir os sistemas.

O pior é que em diversas empresas quem incentiva esse tipo de postura é a própria direção, que tem preocupação maior com produzir e faturar, não valorizando a correta execução de outros processos.

CADASTROS CORRETOS

Ter cadastros muito bem feitos é essencial. Muitas empresas restringem os cadastros a poucas pessoas autorizadas que apenas podem atuar sobre de forma muito criteriosa. 

Mudanças em cadastros existentes ou inclusão de novos itens somente devem ser feitos sob regras rígidas. Mudanças devem ser documentadas para serem rastreadas caso necessário.

RASTREABILIDADE.

Os registro e reportes de dados nos sistemas envolvendo Ordens de Produção e Estoque devem permitir rastreabilidade. Isso significa que os lançamentos ocorridos no sistema possam ser identificados e verificados se foram ou não feitos corretamente.

CONSUMO DE MATERIAIS MAIS ANTIGOS OU MAIS PRÓXIMOS A EXPIRAR

É importante assegurar que os materiais mais antigos sejam consumidos primeiramente, para isso controle de lotes, validade, etc. devem seguidos.

Certa ocasião solicitei o desenvolvimento de relatório que demonstrava por funcionário quais foram as transações efetuadas no sistema. 

Assim que o relatório foi disponibilizado verificamos que dois dos dez funcionários da área eram responsáveis por 80% dos erros ocorridos. Praticamente tudo que faziam era errado. O pior é que estavam fazendo isso há anos. 

Lógico que o maior problema estava na supervisão e gerencia da área que ao invés de identificarem e sanarem as falhas apenas reclamavam da dificuldade devido às inconsistências verificadas.

PERDAS

Em muitos processos é comum ocorrerem perdas dentro de níveis técnicos aceitáveis. O nível de perda normal deve fazer parte das listas de materiais. Muitas empresas não colocam perdas normais de processo e depois acabam reportando variações.

Um requisito importante é que cadastros e listas de materiais estejam muito bem estruturados no sistema assim as diferenças entre o teórico ( dados cadastrados no sistema ) e o real ( dados registrados nas ordens ) não ocorram por deficiência dos dados teóricos cadastrados. 

Nas ordens de produção as melhores práticas implicam em fazer corretamente desde no cadastro da lista de material ( BOM - Bill of Material ) até no fechamento das ordens. Isso implica em registrar nas ordens os materiais e os tempos efetivamente consumidos.

Fazer não apenas certo, mas fazer perfeito na primeira vez é essencial. 

O apoio e comprometimento deve partir da diretoria e gerencia da empresa. 

Verificações e validações dos dados reportados logo em seguida ao fechamento das ordens é essencial. 

Eventuais erros achados devem ser corrigidos e terem as causas sanadas. 

Desta forma um bom sistema de Controle e Custos das Ordens de fabricação requer sobretudo fazer certo da primeira vez. 

Um bom sistema não tolera profissionais medíocres e processos que não garantem acurácia nos reportes. 

Ajuda bastante um sistema com reuniões periódicas e com participação dos principais envolvidos, com ata muito bem feita, delegação de responsabilidades e follow up, tudo dentro do enfoque de uma Plano de Melhoria Contínua, mas conhecer e aplicar as melhores técnicas e mandatário.

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