Segregação de Funções para que? Aqui quem manda sou eu!

Se existe um ponto em que muitas empresas fazem uma autêntica "lambança", é no que diz respeito à segregação das mais variadas funções.

Não ter conhecimento de Controle Interno e Gestão não é o maior problema, pois no caso, o CEO ou outros diretores que decidem devem sempre consultar um CFO ou Controller experiente, ou até mesmo um consultor externo especializado.

Caso 1

Fui chamado certa ocasião e prestei alguma consultoria para uma empresa em Osasco, onde os estoques eram e ainda são uma anarquia. 

De imediato verifiquei que quem cuidava dos estoques era a mesma pessoas que fazia compras, configurando assim um grave problema de controle interno. 

Efetuamos algumas mudanças e tentei comentar sobre o conflito de Controle Interno que era ter a mesma pessoa cuidando do Almoxarifado e fazendo Compras.

Ocorre que a pessoa que me contratou queria as mudanças, mas o dono e CEO da empresa não. 

Acabei desistindo da prestação de serviço de Consultoria e a bagunça foi um pouco melhorada, mas o conflito de interesse continuou existindo.

Caso 2 

Uma empresa extremamente lucrativa não possuía portaria nem área de recebimento sob o pretexto economia.

Ocorre que um dos produtos que a empresas recebia e armazenava eram alguns materiais muito caros, que eram importados com frequência.

Por ocasião do inventário geral que a empresa promoveu, registrou-se uma variação enorme nesses produtos, totalizando mais de 2 milhões de perdas como diferença de inventário.

Esse foi uma caso típico onde cada centavo economizado com a eliminação de funções essenciais, resultou em  muitas vezes mais de perdas enormes por falta de controle e falta de segregação de funções.

Caso 3

Uma grande empresa no Rio Grande do Sul, tem fretes contratados pelo gerente de compras. Na hora de pagar as faturas de fretes quem autoriza é o próprio gerente de compras. Desnecessário comentar que fica uma enorme oportunidade para erros e até fraudes por deficiência nos controles.

Caso 4

Esse caso observei numa empresa multinacional americana por incrível que pareça.

A empresa delegou ao responsável pelo PCP toda área de recebimento e controle dos estoques.

Verifiquei que a empresa aceitava situações absurdas, a fim de facilitar a produção. Dentre as muitas irregularidades observadas, uma delas era que alguns materiais eram recebidos à noite e por vezes eram levados diretamente às áreas produtivas que utilizavam os produtos até mesmo antes de registrarem os recebimentos.

Esses são apenas alguns dos inúmeros casos que presenciei. As ocorrências são inúmeras. Por trás disso, não raro encontram-se áreas financeiras fracas e Diretores que priorizam produzir e faturar.

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