Práticas recomendadas para Contabilidade Intercompany

Tradução do Original Publicado por Rick Yvanovich em quinta-feira, 7 de novembro de 2019 

https://blog.trginternational.com/best-practices-for-intercompany-accounting

   

A contabilidade intercompany é um processo muito importante que qualquer empresa controladora deve acertar. Se não for feito corretamente, pode dificultar gravemente a preparação das demonstrações financeiras consolidadas da empresa . As  práticas recomendadas a seguir para contabilidade intercompany tornarão esse processo muito mais direto e sem complicações. 

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Práticas recomendadas para contabilidade entre empresas

1. Fechamento contínuo

É justo dizer que toda equipe de contabilidade teme o processo de fechamento. É complicado e demorado. Então, como passar do fechamento do período - mensal ou trimestral - para o fechamento contínuo faz algum sentido? 

O fechamento contínuo é a prática de transformar as tarefas de fechamento do final do período em atividades diárias durante um período contábil. As equipes de contabilidade estão adotando cada vez mais essa abordagem devido a várias vantagens importantes.

As transações de correspondência e reconciliação de algumas semanas são inevitavelmente mais cansativas e propensas a erros do que fazê-las continuamente. Aproximar essas tarefas do ponto da transação não é isento de desafios, incluindo a reciclagem da equipe de contabilidade e o processo de atualização, mas os benefícios valem a pena tentar.

Além disso, ao espalhar tarefas estressantes entre empresas, como reconciliação e eliminação ao longo de um período contábil, sua equipe contábil pode evitar o terrível aumento da carga de trabalho quando chegar o final do período. Esta deve ser uma mudança bem-vinda.

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2. Políticas globais padronizadas para gerenciamento de dados

O maior problema que muitas empresas enfrentam é a grande variedade de práticas de relatório em uso. Se a empresa matriz categorizar e marcar suas transações de uma maneira e as subsidiárias o fizerem de outra maneira, o resultado será outra confusão de dados com a qual as equipes de contabilidade precisam lidar. Erros em suas demonstrações financeiras são quase inevitáveis, o que exigirá que suas equipes passem pela mesma confusão novamente para resolver esses erros.

Portanto, é muito importante criar práticas e políticas padronizadas que detalhem todas as etapas do seu processo contábil e como coletar, marcar e armazenar informações transacionais. Isso permitirá que suas equipes de contabilidade organizem e arquivem seus relatórios financeiros com muito mais eficiência e reduzam substancialmente o risco de erro.

Embora não seja aconselhável aplicar políticas uniformes em todos os processos contábeis, como as diferenças entre as leis locais tornariam essas políticas muito vagas, as políticas referentes aos relatórios e gerenciamento entre empresas são muito mais fáceis de serem aplicadas em toda a organização .

O gerenciamento centralizado de documentos é outro aspecto crucial. Na maioria dos casos, as empresas têm seus documentos de transação - faturas, contratos e pedidos de compra - espalhados por diferentes sistemas, dificultando muito a correção das discrepâncias de reconciliação. Um repositório central para todos os registros entre empresas garante que sua empresa não enfrenta mais esses aborrecimentos.

3. Equipe central de contabilidade intercompanhia

Outra maneira de melhorar sua contabilidade intercompanhia é estabelecer uma equipe multifuncional, cujos membros são escolhidos de várias funções com sua empresa - finanças, tesouraria, conformidade etc. Essa equipe deve observar todas as transações na cadeia vertical de operações e pode determinar como as informações são inseridas no banco de dados central.

4. Software especializado de reconciliação e eliminação

A correspondência de transações entre entidades de uma empresa permanece um problema espinhoso na contabilidade entre empresas. Como as transações internas são normalmente processadas e armazenadas em vários sistemas de TI - ERP, software de contabilidade , software de compras etc. -, é necessária uma ferramenta especializada para uma rápida reconciliação e eliminação entre empresas.

Essas ferramentas podem parecer um item de luxo para algumas empresas-mãe, mas o investimento se paga muitas vezes em tempo e esforço economizados. Você pode optar por um software de reconciliação e eliminação de uso único ou por um conjunto de softwares de gerenciamento de desempenho corporativo mais complexo que vem com a função de reconciliação e eliminação.