Boas Práticas no Controle dos Materiais em Poder de Terceiros
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Na realidade quase sempre falta na maioria dessas empresas a designação de um responsável.
PROCESSOS
Com frequência os processos necessários ao controle eficaz dos materiais em poder de terceiros não estão bem definidos ou até mesmo inexistem.
Por isso, logo após a designação de um responsável os processos principais que envolvam esse grupo devem ser formalizados.
REPORTE CORRETO
Uma vez designado o responsável e formalizados os processos deve-se assegurar os registros corretos no sistema.
Registros corretos implicam em ter o saldo físico em poder de terceiros 100% correto e batendo com o saldo virtual registrado.
DEPÓSITO VIRTUAL
Fazem muita confusão sobre a forma correta de controlar e registrar os materiais em poder de terceiros. Muitos chegam a dar baixa dos materiais enviados a terceiros e controlam à parte esses itens.
O que recomendo e que criem um depósito virtual para materiais em poder de terceiros.
E ao registrar as notas de envio a terceiros faça a transferência de depósitos onde os materiais enviados sairão de algum local do estoque interno da empresa e entrarão no Depósito Terceiros.
Um bom truque para ajudar no controle de terceiros e que cada terceiro tenha uma posição de estoque no Depósito Terceiros. Gosto de criar um local para cada terceiro com o próprio nome da empresa. Isso facilitará o controle e será de grande ajuda.
CONFERÊNCIA NOTA A NOTA
Existe um prazo legal para materiais permanecerem com terceiros. Consulte a legislação aplicável e fale com o seu contador.
Os envios e recebimentos de materiais para terceiros precisam ser conferidos nota a nota, nas saídas e nos retornos.
Conferencia Mensal
As empresas ao contratarem terceiros podem definir por contrato a obrigação dos terceiros informarem todo final de mês os saldos de materiais que estiver em poder deles.
Desta forma, poderá ser efetuada um reconciliação e confirmação dos materiais que estiverem com eles.
Inventários
Inventários periódicos devem ser efetuados de forma a garantir que os números reportados estejam corretos.
Também é recomendável deixar definido por contrato, que a qualquer momento poderá ser solicitado a elaboração de inventário no site do terceiro.
Quebras e perdas de produção.
Em algumas terceirizações poderá ser gerada alguma quebra ou perda de produção.
No caso, a porcentagem máxima de perda aceitável poderá também ser definida por contrato e o que exceder o nível aprovado, o terceiro deverá indenizar.
Circularizações
Circularização consiste em enviar uma relação ao terceiro para que ele confirme se está em poder do material. Enviar uma posição mensalmente ou pelo menos trimestralmente ao terceiro que deverá confirmar os montantes é uma outra prática que irá ajudar.
POSIÇÃO MENSAL
A posição mensal dos estoques em poder de terceiros deverá fazer parte do MODELO 7 e Bloco K que são informações para os orgaõs do Governo. Isso é mais uma razão para buscar um Controle de terceiros preciso.
RESPONSABILIDADE CONTÁBIL
A Responsabilidade pelo correto reporte desse grupo é da Controladoria que deverá cuidar e participar da definição dos procedimentos e zelar para que os mesmos sejam cumpridos, ou seja valores e quantidades reportados no sistema deverão corresponder à realidade.
Se ainda tiver dúvida me envie um email. arilopes@folha.com.br
PROCESSOS
Com frequência os processos necessários ao controle eficaz dos materiais em poder de terceiros não estão bem definidos ou até mesmo inexistem.
Por isso, logo após a designação de um responsável os processos principais que envolvam esse grupo devem ser formalizados.
REPORTE CORRETO
Uma vez designado o responsável e formalizados os processos deve-se assegurar os registros corretos no sistema.
Registros corretos implicam em ter o saldo físico em poder de terceiros 100% correto e batendo com o saldo virtual registrado.
DEPÓSITO VIRTUAL
Fazem muita confusão sobre a forma correta de controlar e registrar os materiais em poder de terceiros. Muitos chegam a dar baixa dos materiais enviados a terceiros e controlam à parte esses itens.
O que recomendo e que criem um depósito virtual para materiais em poder de terceiros.
E ao registrar as notas de envio a terceiros faça a transferência de depósitos onde os materiais enviados sairão de algum local do estoque interno da empresa e entrarão no Depósito Terceiros.
Um bom truque para ajudar no controle de terceiros e que cada terceiro tenha uma posição de estoque no Depósito Terceiros. Gosto de criar um local para cada terceiro com o próprio nome da empresa. Isso facilitará o controle e será de grande ajuda.
CONFERÊNCIA NOTA A NOTA
Existe um prazo legal para materiais permanecerem com terceiros. Consulte a legislação aplicável e fale com o seu contador.
Os envios e recebimentos de materiais para terceiros precisam ser conferidos nota a nota, nas saídas e nos retornos.
Conferencia Mensal
As empresas ao contratarem terceiros podem definir por contrato a obrigação dos terceiros informarem todo final de mês os saldos de materiais que estiver em poder deles.
Desta forma, poderá ser efetuada um reconciliação e confirmação dos materiais que estiverem com eles.
Inventários
Inventários periódicos devem ser efetuados de forma a garantir que os números reportados estejam corretos.
Também é recomendável deixar definido por contrato, que a qualquer momento poderá ser solicitado a elaboração de inventário no site do terceiro.
Quebras e perdas de produção.
Em algumas terceirizações poderá ser gerada alguma quebra ou perda de produção.
No caso, a porcentagem máxima de perda aceitável poderá também ser definida por contrato e o que exceder o nível aprovado, o terceiro deverá indenizar.
Circularizações
Circularização consiste em enviar uma relação ao terceiro para que ele confirme se está em poder do material. Enviar uma posição mensalmente ou pelo menos trimestralmente ao terceiro que deverá confirmar os montantes é uma outra prática que irá ajudar.
POSIÇÃO MENSAL
A posição mensal dos estoques em poder de terceiros deverá fazer parte do MODELO 7 e Bloco K que são informações para os orgaõs do Governo. Isso é mais uma razão para buscar um Controle de terceiros preciso.
RESPONSABILIDADE CONTÁBIL
A Responsabilidade pelo correto reporte desse grupo é da Controladoria que deverá cuidar e participar da definição dos procedimentos e zelar para que os mesmos sejam cumpridos, ou seja valores e quantidades reportados no sistema deverão corresponder à realidade.
Se ainda tiver dúvida me envie um email. arilopes@folha.com.br
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