CONTROLADORIA - Sistema de Gestão RRAU - Registro, Reporte, Analise e Utilização das informações

A Definição de Controladoria nos remete a um Sistema de Gestão que eu batizei de 

SISTEMA RRAU DE GESTÃO 

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CONTROLADORIA - Sistema de Gestão RRAU - Registro, Reporte, Analise e Utilização das informações

Vejamos uma das mais antigas Definições  de Controladoria. Para mim ela se mantêm excelente e a costumo utilizar.

O trabalho da Controladoria consiste basicamente no registro e reporte de dados e pode ser definido superficialmente como a função que engloba o registro e utilização de todos os fatos pertinentes aos propósitos de:

1-Controle e proteção de ativos;

2-Cumprir com as obrigações legais;

3-Propiciar à direção da empresa informações que irá auxiliá-la no PLANEJAMENTO e CONTROLE das operações.

Consideremos os termos destacados e também o terceiro propósito que a Definição de Controladoria nos apresenta.

- Registro, Reporte e Utilização. Propiciar à direção da empresa informações que irá auxiliá-la no PLANEJAMENTO e CONTROLE das operações.

Acrescentei a esses termos acima também a palavra Análise.

Então fica assim:

Na Controladoria o propósito de Planejamento e Controle de Operações implica em:

Registro de todas as transações que implicam em modificações na Situação Patrimonial da Empresa incluindo também o DRE.

O registro deve ocorrer no tempo correto observando o Regime de Competência e da forma correta observando a devida classificação contábil.

Existem muitos problemas de Registro inadequado na gestão das empresas. Um exemplo clássico disso é a área de estoques onde as movimentações não são registradas corretamente ou não são registradas no momento em que ocorrem.

Algumas informações caso não estejam encerradas devem ter os valores estimados. Custos e Despesas relativos ao mês encerrado mas que ainda não tiverem notas fiscais apresentadas deverão ser provisionados. É melhor ter um resultado ainda que aproximado nos primeiros dias úteis do mês seguinte ao mês encerrado, do que ter números exatos quando a empresa já está caminhando para o encerramento mês.

Obter qualidade no registro efetuados nos sistemas integrados é uma das principais funções da Controladoria, Contabilidade e toda a área financeira.

Reporte diz respeito a levar as informações registradas devidamente processadas na forma de Relatórios, Gráficos, Tabelas ou quaisquer outras formas. 

Quando falamos em reporte dois aspectos principais podem ser destacados:

- O primeiro é a forma. O formato deve ser adequado ao usuário. Informações para a cúpula da empresa devem ser sintéticas e já com algumas análises agregada.

Por exemplo: 

Você está reportando uma venda 15% abaixo do que estava previsto. Ao encaminhar uma informação desse tipo para uma Diretoria, o reporte deve ser acompanhado por explicações dos motivos pelos quais as vendas ficaram 15% abaixo. Isso pode ser por perda de volume, por menor preço, pela concorrência agressiva enfrentada, etc...

Costumo sugerir que adotem o que em Inglês chamamos em sistema "Drill Down" onde as informações veem fechadas, mas se você clica na informação ela é aberta de varias formas:

- por cliente;

- por produto;

- por centro de custos;

-  etc. 

Para saber mais sobre uma boa forma de Reporte, incluindo o efeito Drill Down vejam:

P & L Based Analysis / Análise Baseada no Demonstrativo de Resultados

O segundo aspecto a ser cuidado no Reporte diz respeito ao tempo, ou seja, ao momento em que a informação é Reportada.

Empresas precisam ter informações de forma rápida. Em alguns casos as informações podem ocorrer "on Line" ou em "Real Time". Já outras informações são mensais em sua maioria e também trimestrais e anuais.

Em muitas empresas é comum os relatórios gerenciais referentes ao fechamento do mês encerrado serem apresentados no meio ou até no final do mês seguinte. A boa prática manda que relatórios gerenciais sejam disponibilizados nos primeiros dias após serem encerrados os meses, se possível no primeiro dia.

Nas melhores multinacionais é comum os resultados das afiliadas serem divulgadas nos primeiro ou segundo dia útil do mês seguinte, propiciando que a consolidação dos resultados ocorra a partir do terceiro dia útil.

Vamos tomar o exemplo do Reporte do fechamento do mês encerrado. Boas empresas já possuem o resultado das Vendas, Despesas, Custos e Resultado nos primeiros dias úteis do mês seguinte. Já outras somente conseguem ter as informações desejadas depois de varias semanas, o que por vezes extrapolam até o período de 30 dias.

Um bom Controller faz mais do que isso. Ele está sempre com boas previsões na mão e assim que encerra o mês, ele consegue ter um resultado preliminar muito próximo ao real de forma muito rápida. Trabalhando em algumas empresas eu estava acostumado a ter o fechamento do mês praticamente no primeiro dia útil do mês seguinte.

Já Contadores tradicionais e conservadores estão preocupados em reportar as informações de forma exata e não liberam reportes informativos sem que estejam totalmente finalizados.

Em suma o Reporte de Resultados deve ocorrer na forma adequada e no tempo certo. Isso é o que difere bons sistemas de sistemas ruins para apoio à Gestão.

Veja também 

Fechamento de Resultado Mensal com Rapidez e Qualidade - Boas Práticas no P&L

Análise - Ao reportar dados você deverá já ter em mãos uma Análise das principais variações ocorridas. É muito comum empresas trabalharem com sistemas de metas e comparativos com dados planejados e com períodos anteriores. Fatalmente muitas questões surgirão e se o Controller estiver desinformado tal fato poderá ser prejudicial para sua imagem. Lógico que ele poderá mencionar que tal fato foi verificado e que a análise está em curso devendo ser concluída em X horas.

Quando ocorrerem variações importantes nas vendas, a primeira coisa a ser feita e quebrar essas variações em Variações de Volume e Variações de Preços. Mas mostrar essas quebras ainda requer análise detalhada dos reais motivos que estão por trás de cada uma dessas variações. Análises por cliente, produto e mercados poderão ser necessárias.

Vejam: 

Como calcular variações de preços e de volumes nas vendas.

Já outras variações nos Custos e Despesas principalmente, precisam ser amplamente analisadas e explicadas aos recebedores dos Reportes. 

Utilização - Por fim temos a utilização dos Reportes e Análises informados. Bons sistemas de Reportes devem induzir à tomada de decisões e adoção de ações corretivas sempre que necessário 

Empresas que trabalham com Planejamento devem reportar resultados reais comparativamente com dados orçados e com períodos anteriores.

Quando algumas variações ocorrem e a tendência é alcançar um resultado previsto diferente do resultado planejado, e caso a diferença seja relevante, as empresas devem fazer um Re- Planejamento, que em inglês chamamos de Forecast.

Efetuar Forecasts é uma das responsabilidades da Controladoria para a qual é necessário que se trabalhe juntamente com outras áreas envolvidas como Vendas e Produção.

Conclusão 

Essa foi uma breve abordagem do Sistema RRAU de Gestão onde cada letra tem o seu significado e onde uma Gestão Eficaz tende a fazer a diferença. Nesse sistema:

 

R – Registro possue qualidade;

R – Reporte ocorre no formato e no tempo adequado;

A – Análise  é rápida e com divulgação eficaz;

U – Utilização do sistema com ações corretivas, Elaboração de forecasts e melhoria contínua.  

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Ariovaldo Lopes da Silva – Mestre em Ciências Contábeis, Economista, Professor universitário por 20 anos e executivo de empresas por 40 anos, sendo último cargos ocupados com carteira assinada de Controller para America Latina na Henkel e Diretor Financeiro na Mauser. Atualmente é Palestrante, Consultor e Empresário. Possui mais de 200 artigos sobre Controladoria, Finanças e Gestão de Empresas.  arilopes@folha.com.br