No controle dos estoques algumas funções da Controladoria são listadas abaixo.
Vamos abordar aqui de forma breve as
Funções da Controladoria no Controle dos Estoques
Muitas áreas de Controladoria ou na falta de uma Controladoria as área Contábeis Financeiras acabam tendo pouca ou nenhuma participação para assegurar qualidade nos montantes e na qualidade das informações dos dados reportados relativos aos estoques.
Preparei uma lista básica com algumas obrigações das áreas de Controladoria com relação aos Estoques.
Seguem algumas das principais Funções de Uma Controladoria Eficaz no Controle dos Estoques.
Entendam como Funções o mesmo que Obrigações.
Vocês irão perceber que muitas áreas de Controladoria não cumprem minimamente suas obrigações
- Assegurar
que o estoque físico de cada item corresponda ao estoque virtual. Variações
frequentes entre físico e sistema denotam ineficiência.
- Assegurar o registro correto dentro do período de competência ao qual
pertençam. Adotar sistema de "cut off".
- Cuidar do processo de fechamento mensal e diário. Processar e analisar
uma série de relatórios de forma a garantir que eventuais variações nos
preços médios, nos valores unitários de compras estejam devidamente analisados e justificados.
- Efetuar análises do giro dos estoques em dias para o estoque total, para
grupos específicos e para item a item. Destacar e investigar
motivos de itens com volumes elevados em estoque ou até mesmo sem
movimento.
- Estabelecer procedimentos e contabilizar provisão para perdas com itens
sem movimento e com movimentação lenta. Monitorar estoques e segregar
fisicamente e no sistema esses itens.
- Aplicar normas contábeis e assegurar cumprimentos das obrigações
tributárias.
- Prorrogar o pagamento das notas fiscais que forem recebidas alguns dia depois de suas datas de emissão.
- Garantir que estoques em poder de terceiros estejam devidamente
contabilizados e controlados, cumprindo com todas as exigências legais e
contábeis. Uma prática saudável é solicitar dos terceiros uma posição no
final de cada mês de todos os itens que se encontrem com eles.
- Contribuir na definição e cumprimento dos procedimentos para o bom
desempenho da área de logística.
- Contribuir para a identificação e medição de indicadores de desempenho de
forma a obter melhoria contínua e de redução de custos.
- Contribuir para que as funções disponíveis no sistema integrado sejam
amplamente utilizados.
- Contribuir para que recursos como códigos de barras e outros sejam
adotados e utilizados com eficácia.
- Coordenar
a execução de inventário gerais e / ou rotativos, bem como testes para
garantir qualidade nos controles.
Muitas outras Funções poderiam ser destacadas, mas o importante é entender que os Estoques são como o caixa de um banco, devendo da mesma forma ser controlados de forma precisa.
As funções podem variar de uma empresa para outra. Mas o que se vê com frequência são áreas contábeis que acham que não precisam se envolver com o controle dos estoques e que os responsáveis pela área operacional são os únicos responsáveis.
Elas se esquecem, ou não conhecem o “princípio dos quatro olhos”, onde dois são representados pela área que executa o trabalho e outros dois pela Controladoria que deve validar e assegurar boas práticas nas diversas áreas da empresa.
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