Em paralelo deve-se avaliar profundamente os estoques existentes. Nas análises que tenho feito não raro costumo encontrar estoques em demasia de alguns itens, itens sem demanda ou com demanda muito lenta, produtos descontinuados, e outros problemas diversos.
Importante levar em conta que para os gestores de estoques interessa ter os maiores estoques de segurança, assim nunca faltará produto para venda ou produto para ordens de produção.
Como começar a analisar os estoques?
Eu costumo iniciar com uma avaliação física dos estoques. É importante avaliar:
- como está a identificação;
- avaliar se a localização é controlada via sistema;
- confirmar se utiliza-se sistema FIFO ( first in first out ) ou FEFO ( first to expire first out );
- verificação se existem áreas específicas e bem identificadas para produtos recebidos e ainda passivos de conferência;
- verificar se há produtos devolvidos para triagem, produtos em quarentena e outros produtos indisponíveis para uso ou venda.
É fundamental ter uma identificação física perfeita. Ao olharmos os estoques a impressão primeira deve de organização, boa identificação, limpeza e qualidade do controle. Por isso, dou muito valor à visita e avaliação visual dos estoques.Sempre é válido avaliar se o mesmo produto pode estar em dois ou mais códigos, ou ainda se existe um sistema de codificação bem elaborada e competentemente controlada.
Feito isso, recomendo avaliar se os estoques físicos estão corretamente registrados no sistema. Em muitas empresas é prática comum encontrar diferenças importantes entre físico e sistema, e em muitos casos até gerentes, diretores e donos acham normal encontrar grandes divergências.
Coisas como retiradas de itens de estoque sem programação, sem documentação é prática comum em muitas empresas. As pessoas deveriam entender que não há muita diferença entre o estoque e o caixa de um banco. Ambos controlam coisas que possuem alto valor. Então, para aqueles que defendem a bagunça nos estoques em detrimento de um monte de bons argumentos, recomendo que procurem tirar dinheiro do banco e mandar o cheque no dia seguinte.
Para dar continuidade à análise dos estoques costumo obter os estoques em dias. Assim, se uma empresa tiver um estoque de um milhão, e utilizar uma média de 250 mil por mês, significa que tem um estoque para 4 meses. A maioria dos que analisam acham suficiente o cálculo do estoque em dias para todo o estoque, mas esse cálculo é um parâmetro importante porém não basta que se avalie a qualidade dos níveis médios dos estoques para todo o estoque, mas deve-se avaliar e calcular esse índice para cada item em estoque.
Algumas empresas que possuem estoques médios para 4 ou mais meses, possuem itens com estoques para anos e para outros poderá faltar. Por isso, é importante que se calculem os dias de estoque para todos os itens. Ao fazer isso você irá constatar que para alguns itens os estoques poderão durar anos, ou séculos, ou ainda nunca serem usados.
Uma boa prática é ordenar os estoques por ordem do indicador estoques em dias. Isso deve ser feito do maior para o menor. Se preferir pode fazer uma lista para cada categoria ABC dos estoques.
Ao fazer isso nos primeiros itens aparecerão os estoques com maiores prazos em dias, o que facilitará as ações para se reduzirem itens de estoque.
Em alguns casos é necessário um inventário geral, e a partir de então é requerido que se passe a trabalhar direito. Para isso a definição de regras que assegurem boas práticas nos controles dos estoques.
A revisão de estoques de segurança, lotes econômicos e manter a área dos estoques organiza também são medidas importantes.
Deve-se manter a área de estoques isolada e exigindo-se que apenas pessoas autorizadas possam transitar pelos locais dos estoques.
Um bom sistema de inventário rotativo, conferências, monitoração por câmeras e outras práticas devem assegurar alta qualidade nos estoques.
Vender, baixar e até doar itens sem movimentação ou com movimentação muito lenta também são ações necessárias.
Manter a área bem controlada, ter um líder ou supervisor competente, efetuar treinamentos frequentes e adotar medidas são também pontos a serem considerados.
É necessário se conscientizar que estoques são coisas sérias e importantes e apenas um sistema de primeira linha, à prova de erros e tocado por uma equipe de alto desempenho, é que poderá entregar os resultados esperados.
Se quiser uma avaliação do seu sistema de estoques, bem como de uma revisão de seu sistema e adoção de um programa de melhorias fale comigo. arilopes@folha.com.br
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