Problemas Contábeis - Falta de Controle Interno

Trabalhei em cerca de uma dúzia de empresas com carteira assinada e tive dezenas de clientes de consultoria. Nas empresas com carteira assinada a maioria consistia de empresas multinacionais. 

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Trabalhando como consultor a maioria dos clientes são empresas nacionais e algumas multinacionais. Em todas, sem exceção, encontrei Problemas Contábeis - Falta de Controle Interno das mais variadas ordens. Abaixo segue uma coletânea desses problemas que infelizmente ocorrem usualmente nas empresas. 

1. Notas fiscais extraviadas, engavetadas, não emitidas pelos fornecedores, e até não lançadas para se reduzirem artificialmente as despesas. Hoje as notas eletrônicas minimizam esse tipo de problema. Importante ter em mente que o Controller e / ou o Contador devem assegurar as contabilizações segundo o regime de competência, e no caso de notas fiscais não recebidas relativas a serviços prestados devem ter os valores provisionados.
2. Protestos desnecessários devido ao não registro, registro errado, perdas e extravios de notas fiscais, boletos e demais documentos.
3. Adiantamentos não liquidados no prazo adequado. Em algumas empresas eles chegam a ficar meses, ou por vezes até anos pendentes. Reconciliações efetuadas mensalmente e forte follow up sobre pendências minimizam eventuais problemas. Adiantamentos podem ser das mais variadas ordens como: adiantamentos de viagem, de salários, a fornecedores, etc.
4. - Obrigações fiscais não atendidas ou atendidas de forma errada. Empresas precisam manter profissionais capacitados para cuidarem das suas áreas tributárias. Isso tanto para impostos indiretos (ICMS, PIS/ Cofins e outros ) como para os diretos ( Imposto de Renda, CSL ). São dezenas as obrigações a serem atendidas, e uma má execução fiscal pode expor a riscos imensos. Empresas pequenas trabalham com escritórios de contabilidade, já algumas empresas médias ou grandes costumam terceirizar a execução das obrigações fiscais. É recomendável que as empresas contratem consultores especializados para fazerem revisão de suas atividades relacionadas ao atendimento das obrigações fiscais. Existe ainda muitas perdas devido a crédito de impostos não tomados ou tomados de forma errada. Conheço empresa que até hoje não toma crédito de imposto devido da parte produtiva de energia elétrica. A empresa diz não fazer isso para não chamar atenção de fiscalização.
5. - Classificações em contas erradas por erro ou de propósito para disfarçar contas estouradas. Explicando melhor, às vezes uma conta está com o orçamento previsto totalmente comprometido, por isso, é possível que  resolvam classificar gastos em outras contas.
6. - Classificações de itens que devem ser ativo fixo como despesa, por dificuldade de aprovarem investimentos ou por outros motivos. É muito comum vermos investimentos serem classificados como gastos de manutenção. O motivo disso é que os investimentos precisam de aprovação às quais quase sempre envolvem níveis elevados, e para não precisar obter a aprovação mudam a classificação do item, configurando em grave problema de compliance.
7. - Áreas de Estoques são grande fontes de problemas. Inventários registrados com diferenças devido a erros frequentes na movimentação, recebimentos e saídas dos estoques. Ao efetuar ajustes de estoques devido a diferenças encontradas em inventários gerais ou parciais, deve-se avaliar as implicações fiscais. Frequentemente ajustes necessários nos impostos não são efetuados. Ficando a empresa exposta a potenciais contingências fiscais. 
8. - Aquisições não registradas para diminuir os estoques. Presenciei empresa onde se pagou alta cifra referente a custos de armazenagem para manter material importado sem dar entrada no sistema para mascarar excesso de compra. No caso deixou-se de efetuar a devida contabilização como materiais importados em trânsito.
9. Falta de lançamento de materiais recebidos por devolução por meses sem dar entrada nos estoques. No caso era preciso uma análise da área de qualidade para avaliar o que seria feito do produto. Mas a análise não era efetuada nem ocorria qualquer follow up.
10. - Plano contábil com contas esquisitas ou mesmo com descrição genérica, não dando para identificar a natureza das despesas. Como por exemplo: gastos com prestação de serviços, gastos diversos, etc. Encontrei muitos planos de contas mal elaborados em muitas empresas por onde passei como funcionário efetivo ou como consultor.
11. - Inventários da empresa em poder de terceiros sem controle necessário, sem checagem periódica, e obrigações dos terceiros não definidas mediante contrato.
12. - Inventários de terceiros em poder da empresa, sem controle e identificação adequados e possibilitando à empresa ter que indenizar perdas devido a desorganização no controle. No caso, é preciso ter sistema que assegure a segregação e boa identificação dos estoques de terceiros.
13. - Falta de acompanhamento, controle e documentação adequados sobre bens da empresa entregues a outras empresas em comodato.
14. - Contrato ainda não assinado, mas com prestação de serviço iniciada. É bem comum termos prestadores de serviços com contratos ainda pendentes de assinatura, terem iniciado a prestação do serviço. Conheci  uma grande multinacional onde marketing vivia tomando serviços de contratações ainda em fase de aprovação, coisa que jamais deveria ocorrer.
15. - Contratos assinados por pessoas não habilitadas, tanto por parte do contratado como do contratante. Apenas representantes legais das empresas estão habilitados a assinarem contratos. Nas áreas comerciais é comum encontrarmos acordos assinados por vendedores ou supervisores.
16. - Prestação de serviço sem tomada de preços. Nas empresas privadas em geral e também nas empresas públicas a contratação direta de prestadores de serviço sem uma detalhada cotação de preços não é recomendável. No entanto, nos dois setores esse tipo de ocorrência sempre tem sua causa justificada com base em alegadas urgências. Algumas empresas definem que compras abaixo de um certo valor não precisam de cotações, por serem os valores considerados imateriais. Mas a soma de um monte de valores imateriais tende a totalizar um valor material.
17.  - Má gestão do caixa deixando valores consideráveis parado na conta e sem aplicação.
18. - Contas a receber vencidas, e sem providências para se agilizar recebimento.
19. - Falta de reconciliações e falta de resolução de pendências executados em tempo reduzido.
20. - Projetos encerrados e não transferidos da conta de projetos em andamento para ativos em operação com início da depreciação.
21. - Ativos fixos sem controle adequado sujeito a perdas, extravios e roubos.
22. - Ativos fixos da empresa em poder de funcionários ou terceiros sem um termo de uso assinado e observado pelo funcionário ou terceiro.
23. - Conhecimento de transportes extraviados ou lançados com atraso, fazendo com que despesas com fretes não sejam lançados conforme período de competência.
24. - Falta de provisões para contingências trabalhistas, fiscais e outras com provável perda avaliada pelos advogados da empresa.
25. - Erro ou falta de provisões referentes encargos sociais envolvendo Férias, 13º. Salário e outros encargos.
26. - Trabalhos executados manualmente quando poderiam efetuados de forma integrada pelo sistema, mas que não são por utilização deficiente do sistema.
27. - Relatórios de análise mal feitos e preparados de forma precária e sem conter informações necessárias para análise e tomada de decisão.
28. - Bons relatórios disponibilizados porém com utilização precária. Fazendo com que problemas detectáveis nos relatórios sejam ignorados.
29. - Deficiência na segurança e performance dos sistemas que pode incluir: compartilhamento de senhas, falta de documentação, falta de registros dos sistemas, baixa performance do sistema, versões desatualizadas e muitos outros problemas.
30. - Seguros desatualizados ou inexistentes, apólices vencidas, pagamento  superior ao necessário por falta de análise e trabalho junto ao corretor.
31. - Dívidas e recebíveis em moeda estrangeira sem avaliação de mecanismos de hedge.
32. - Política de crédito deficiente e concessão de crédito para clientes com perfil perigoso e potenciais mal pagadores. Aceitação de pressão da área comercial pela área de crédito, fornecendo crédito sem documentação necessária, ou concedendo crédito além de limite razoável.
33. - Falta de contratos com representantes ou contratos divergentes das práticas observadas.
34. - Contratos diversos não administrados pela empresa, podendo incidir em ocorrências que podem gerar contingências, multas, renovações automáticas, etc.

Ufa! Esses são apenas alguns dos inúmeros problemas encontrados com frequência em muitas empresas. Evidenciar esses casos e enquadrá-los dentro das melhores técnicas de gestão e controle interno é missão dos profissionais gestores e consultores.

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