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Custos e Despesas Discricionários
são aqueles que podem ser eliminados ou reduzidos.
- Salários e Encargos
- Benefícios a Funcionários
- Gastos com Feiras e Eventos.
- Gastos com Treinamentos.
- Gastos com Pesquisa e Desenvolvimento.
- Gastos com Consultores.
- Gastos com Benefícios em Geral ( risco trabalhista )
- Gastos com Festas de final de ano
GASTOS DISCRICIONÁRIOS
Podem ser eliminados sem oferecer riscos para o Negócio.
Eles representam grandes oportunidades de economias e de adequação das organizações em estruturas mais enxutas e competitivas.
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Entidades Públicas são grandes exemplos de enormes gastos discricionários que poderiam ser reduzidos mas não o são por motivos políticos ou por outros motivos.
Vejam que usamos o termo Gasto tanto como para Custos ou Despesas.
Esses gastos são muito buscados em períodos de crise ou de reestruturação pelos quais os negócios passam.
Existem muitas oportunidades de se reduzirem ou eliminarem gastos, mas:
o que parece uma oportunidade pode se tornar um risco,
principalmente se a eliminação ou redução do gasto não for acompanhada de um redesenho dos processos visando maior eficiência e eficácia.
Dependendo do gasto a ser cortado serão necessários:
- uma boa análise das implicações legais;
- analisar necessidade de fazer acordo com funcionários com envolvimento;
- homologação no sindicato da categoria;
- verbas para custos de indenizações, acordos e outros desembolsos necessários;
- redesenho dos processos e revisão dos procedimentos envolvidos.
Mas muitas empresas em períodos de baixos volumes de vendas e consequente queda de rentabilidade acabam cortando o café e demitindo o office boy, mas preservam estruturas inchadas e ineficientes.
Neste momento de crise estou assistindo ao mesmo filme que já vi inúmeras vezes. Muitas empresas estão preservando alguns dinossauros, mas cortam gastos essenciais.
Certa ocasião, num momento em que uma multinacional estava com os resultados abaixo da meta foi recebida uma comunicação da matriz comunicando que os gastos com manutenção industrial deveriam ser reduzidos em 30%. Foi uma das instruções mais estúpidas que já vi.
Tentei em vão explicar que um corte em gastos de manutenção daquela ordem, poderia acarretar uma perda muito maior com problemas como:
- má qualidade dos produtos,
- paradas de máquinas não previstas
- outros custos escondidos ( hidden costs ) que tendem a aumentar quando a boa qualidade na manutenção industrial não é assegurada.
Em outro momento, a diretoria de uma grande empresa resolveu terceirizar parte da área de logística. Tal decisão envolvia a armazenagem externa dos produtos acabados e a centralização dos fretes com uma certa empresa já prestadora desse tipo de serviço.
Ocorre que assim que implementada a mudança, os custos começaram a subir e pior é que o nível de serviço ao cliente começou a cair.
O resultado mostrou custos ainda maiores, além de queda no nível de serviço ao cliente.
Posteriormente notei que haviam errado no estudo de viabilização, visto que alguns custos fixos não discricionários foram erroneamente considerados nos estudos.
Na realidade a melhor forma de cortar custos e despesas é através de foco em eficácia e gestão inteligente. Isso requer um olhar e análise minuciosos sobre pelo menos os quatro P´s, quais sejam:
primeiro P de Processos
- devem ser avaliados, otimizados, redesenhados e por vezes até eliminados;
segundo P de Pessoas
- de haver trabalho em grupo, produtividade, ética, postura, comprometimento, eficácia, foco, mas o principal componente é liderança competente;
terceiro P de Procedimentos
- formais ou não procedimentos devem ser seguidos. Mas em algumas organizações parece que alguns empregados fazem o que querem!
Procedimentos podem ser questionados e até mudados, mas o que não pode ocorrer é existir algo no papel e se fazer de outra forma na prática.
Podem ainda ser questionados, revistos, melhorados e melhor comunicados, visto que muitos procedimentos existem apenas para enfeitar os maravilhosos manuais que as empresas adotam ou dizem adotar.
O último P diz respeito aos Processamentos
- Empresas precisam processar suas informações de forma ágil e prática.
- Os sistemas integrados precisam ser bem utilizados,
- Informações devem ser obtidas sem dificuldades e não devem ser reprocessadas.
- Ferramentas como códigos de barra, e outras para agilizar o processamento devem ser amplamente utilizados.
Muitas empresas mantêm sistemas medíocres alegando não poder investir. Já em outros casos possuem sistemas bons mas sub utilizam por colocarem sob coordenação de pessoas pouco preparadas.
Conclusão:
- Um corte de despesas, custos e até investimentos deve ser precedido de ampla análise.
- Um olhar para os quatro P´s pode auxiliar muito.
- Decisões precipitadas podem resultar em efeitos inversos.
- Muitas vezes reduções de curto prazo podem provocar grandes perdas a médio e longo prazos (exemplo do corte nos custos de manutenção).
- Decisões sem ampla avaliação e simulação dos resultados a serem alcançados podem provocar surpresas ( vejam o caso dos custos com distribuição ).
- Em tempo de crise ajustes são necessários, mas estes são menos necessários nas empresas que no dia-a-dia cuidam da gestão dos 4 P´s, e se puderem devem fazer uma reserva para momentos de crise.
Crise seja ela qual for irá passar em algum momento, e as melhores empresas sairão fortalecidas e mais maduras e preparadas para o universo corporativo.
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