Depois de anos de trabalho com Controladoria de Negócios que focam fortemente Vendas e Marketing proponho uma metodologia para a realização de revisões mensais.
Para obter eficácia operacional as revisões mensais nas primeiras semanas de cada mês encerrado é essencial. Essas revisões podem ocorrer da seguinte forma:
1- Abertura repassando as pendências mencionadas na ata da reunião anterior.
2- Apresentação de cada gerência regional ou unidade de negócio
Mostrar resultados por cliente, por produto, por categoria mostrando Volumes, Vendas Liquidas e Margens. Apresentações com tempo definido e de preferência curtas e com charts padronizados e práticos.Atribuir tempo e número de charts para cada participante. Alguns tendem a breves demais já outros são mais detalhistas.
Observação: Para mostrar as margens é muito importante ter um sistema muito bem montado onde custos reais com fretes, verbas promocionais e todo os custos variáveis sejam muito bem demonstrados. Relatórios podem mostrar números sumarizados, mas havendo necessidade devemos ter a capacidade de fazer um dril down ( termos em inglês para abrir e detalhar melhor as linhas de um relatório financeiro ).
3- Comparação dos resultados alcançados comparativamente com as metas.
Essa é uma parte essencial, um sistema integrado bem operado é essencial para a extração dos dados apresentados.
Se uma área de vendas tem apenas valor de vendas como meta e tem 100% da remuneração variável atrelada ao valor de vendas, a tendência e fazerem qualquer coisa para alcançar as metas. Para que ocorram boas práticas a qualidade da Controladoria conta muito. Muitas barbaridades são cometidas para se alcançarem metas. Algumas delas com grande criatividade. Infelizmente até diretorias e coordenações mundiais por vezes incentivam más praticas para alcançar metas.
4- Evoluções de indicadores
Mostrar análises numéricas e gráficas mostrando evolução de Preços Unitários, Margens, Volumes, Devoluções e outros indicadores. Essa comparações normalmente são apresentadas com dados do período e dados acumulados do anos e por vezes do trimestre, isso para o ano atual, ano anterior e orçado.
5- Custos de Servir
Apresentar o custo efetivo e apoiado em dados contábeis e considerando custos fixos e variáveis para atender aos clientes e às regiões de vendas. É recomendável incluir custos calculatórios por exemplo de juros sobre estoques investidos, e custos alocados de todas as ordens que ocorrem para atender ao clientes. Um sistema de Custos ABC atende muito bem essa finalidade, mas é possível montar em planilhas , por exemplo, cálculos detalhados do custos de servir. Custos de servir detalhados poderão surpreender com os resultados apurados. Através de trabalho como esse verificou-se que um certo grupo praticamente zerava os resultados para atender a uma poderosa cadeia de supermercados.
6- Análise de indicadores financeiros afetados pela Gestão de Vendas
Essa é uma parte super importante e que normalmente áreas de vendas não participam. A proposta é que além de participarem, que tenham parte da remuneração variável atrelados a esse elementos. Nesses indicadores pode entrar: working capital ou capital de giro que é representado por Estoques, Contas a Receber e Contas a Pagar, Prazos Médios de Recebimento de Vendas e outros indicadores. É importante que a área comercial não tenham como prática oferecerem como alternativa comercial o oferecimento de condições de pagamento maiores.
7- Outros elementos
Elementos importantes como verbas promocionais que deverão ser alocadas rigorosamente pela competência e que devem ocorrer dentro de normas e limites muito bem definidos. Grandes clientes são especialistas em imporem verbas promocionais leoninas, sendo que muitas delas nunca são usadas na totalidade para se fazer promoção para os produtos negociados. Questões especiais sobre clientes, exigências, dificuldades, devoluções, qualidade de produtos e outros pontos importantes deverão ser apresentados.
8-Abordagem de novos projetos,
Resultados específicos Pontos Positivos e Negativos, Lições aprendidas, lições por fazer, etc, podem ser incluídos nessa parte.
9- Um olhar para o mercado, concorrência, market share e outros elementos que posicionem a situação da empresa no mercado.
As áreas de marketing podem apresentar essa parte.
10- Finalização com apresentação dos resultados da empresa
Mostrar os resultados consolidados e por unidade. Mostrar também a conexão entre os os resultados da empresa com os resultados da gestão de vendas e marketing. Uma coisa depende basicamente da outra.
Outros tópicos pontuais ou rotineiros podem ser incluídos. Para tópicos usuais deve-se avaliar cada empresa e detectar os tópicos mais importantes. Tópicos pontuais como feiras, pesquisas específicas de mercado, etc poderão ser incorporados.
A reunião deve ocorrer sob as melhores práticas para realização de reuniões. Para cada item deve ser designado um tempo, a ata e agenda devem ser respeitados.
Registrar tudo em Ata, atribuir responsabilidades, fazer Follow Up. Encerrar e havendo um bom resultado ir para um almoço ou jantar.
Uma boa prática é dedicar o começo ou parte final da reunião para uma palestra sob temas que possam afetar positivamente as práticas e o ânimo do grupo.
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