BUDGET e o papel da Controladoria

Faz parte das atividades da controladoria trabalhar sobre previsões. As previsões precisam estar alinhadas com um Plano Estratégico de Negócios (Longo Prazo).

O BUDGET e o papel da Controladoria

Assim, será feito um Plano Operacional que normalmente cobrirá o período de um a dois anos. 

Doravante passarei a chamar o plano operacional de Budget.

Definições  Plano operacional: em inglês chamamos de Budget; já algumas empresas multinacionais chamam de Profit Plan, ou, em português, podemos simplesmente chamar de Orçamento. Budget é o conjunto de elementos que envolvem uma projeção detalhada dos diversos elementos que irão determinar os resultados, dados patrimoniais, investimentos , volumes, níveis de atividade e muitos outros indicadores de curto e médio prazos.  Normalmente ele cobre um período que vai de um a dois anos, e deve estar alinhado com o planejamento estratégico que envolvem períodos mais longos que vão de 3 a 10 anos.

Para se fazer  um bom Budget  são necessárias uma série de informações relevantes. 

Recomenda-se que os planos levem em conta as principais variáveis que impactem nos negócios. Algumas dessas variáveis sempre devemos considerar ao preparar planos de curto, médio e longo prazo, conforme segue:

·  -  volumes - deve ser detalhado por produto e se possível por cliente;

·  -  índices de crescimento - será decorrente do Market Share, planos de crescimento por região e outros - fatores, tudo suportado por um Plano de Negócios;

·  -  margens por clientes e produtos;

· -  número de funcionários detalhado por centro de custos ou departamento da empresa;

·   -  investimentos - detalhados por tipo e projetos de investimentos.  

·  

   - gastos - deve-se efetuar projeções de gastos por centro de custos; isso inclui salários, encargos,  depreciações, gastos de manutenção e todas as demais despesas detalhadas por conta ou por grupo de contas;

·  -   preços - preços históricos poderão auxiliar na determinação dos preços orçados, mas outros fatores poderão ser também considerados como condições de mercado, entrada de novos concorrentes e outras;

·  - custos por produto;

· - novos produtos - os lançamentos de novos produtos deverão ter receitas, custos e despesas previstos;

·  - outras variáveis relevantes que sejam importantes para os negócios deverão ser consideradas nos orçamentos.

 Deve ser efetuado uma plano de investimentos bem detalhado que deverá assegurar volumes e produtividades assumidos no Budget. É importante que os investimentos sejam demonstrados por tipo, como exemplo: ampliação de capacidade, meio ambiente e segurança, automação, etc.;

Num bom sistema de definição de Budget, é importante que haja uma participação ampla da empresa, onde cada responsável pelos números assumidos tenham sido consultados e tenham se posicionado sobre tais dados, que uma vez assumidos passarão a ser metas das áreas.

Antes dos responsáveis pelas áreas diversas definirem os dados de suas áreas, eles devem receber diretrizes e premissas. Isso é importante para que números assumidos sejam compatíveis com o crescimento das vendas, rentabilidade e outros números chave da empresa. 

Tenho observado que existe uma tendência de alguns gestores serem agressivos no crescimentos dos custos e modestos nos aumentos das vendas, rentabilidade e projeção de outros indicadores de desempenho de suas áreas. Logo, antes de qualquer definição os números precisam ser alinhados.

Se não considerarmos um nível detalhado de informação corremos riscos de não fazer um Budget, mas sim uma estimativa grosseira. A revisão sistemática dos planos chama-se Forecast, ou Previsão em português.

Forecast  é uma espécie de replanejamento, ocasião onde confirmamos o Budget previamente feito ou revisamos os números.

Há algum tempo participei da implementação em uma grande empresa de uma metodologia onde o objetivo era obter uma certificação chamada Classe A. Para isso, fazíamos mensalmente a projeção de diversas variáveis para um período de 18 meses. 

Essas atividades eram parte de um processo chamado "Sales & Operations Plan - S&OP" , o que também chamávamos de Rolling Forecast ou Forecast Rotativo.

Foi criada uma metodologia de projeção de resultados, onde eram efetuadas projeções por produtos envolvendo volumes, preços, custos, margens e outras variáveis. 

A metodologia foi posta em prática inicialmente no Brasil e, depois, para toda a América Latina. Com ela mantínhamos acompanhamento muito detalhado sobre diversas variáveis e fazíamos projeções detalhadas que culminavam com projeções de resultados.

Os tópicos mencionados estão longe de esgotar os pontos de atenção da Controladoria nas empresas, mas cobrem importante parte. Por isso, o profissional de Controladoria precisa acompanhar ativamente as práticas de mercado e fazer benchmark avaliando diferentes sistemas de gestão.

Um sistema de Budget envolve tudo isso - e algo mais -, por isso a atividade de um Controller é altamente complexa e requer do profissional constante atualização e acompanhamento das melhores práticas de mercado. Aliado a isso, o profissional precisa ter boa habilidade de relacionamento e alta capacidade de vender ideias.

No Budget o papel fundamental da Controladoria é fazer com que os  números assumidos sejam fruto de um trabalho detalhado, de forma que os grandes números apresentados tenham uma contrapartida em dados analíticos muito bem elaborados e analisados.

Na realidade existem duas formas de se construir um Budget: 

- A primeira forma é um "fill in the blanks ", onde os números assumidos não passam de uma "chutometria" sem contra partida analítica e sem grande preocupação ou compromisso com a lógica e a matemática. 

- A segunda forma consiste num amplo exercício, onde muitas variáveis são consideradas e o números finais obtidos possam ser amplamente demonstrados.

Num Budget o mais importante é a capacidade da empresa entregar e até superar os números planejados, quando isso ocorre a empresa, os executivos e os colaboradores terão cumpridos os seus objetivos, e certamente receberão reconhecimento que pode até incluir prêmios e gratificações financeiras. Pelo menos isso seria o esperado.

arilopes@folha.com.br

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