Na gestão de inventário a visão financeira tradicional não é suficiente para se obter a qualidade necessária nos controles.Profissionais que acham adequado efetuar inventários anuais, ou mesmo por períodos menores podem estar incorrendo em grave erro. Muitas empresas efetuam inventários e ajustam automaticamente muitas variações. Nesses sistemas de trabalho as causas efetivas das variações não são trabalhadas no sentido de se ter eficiência, eficácia e melhoria contínua nos controles.
Assim como em outras áreas a gestão dos inventário requer melhoria contínua, e bons sistemas de controle devem se assemelhar a um caixa de banco, onde nenhuma variação é aceita.
É muito importante que as variações sejam medidas adequadamente. Desta forma recomenda-se que se somem as variações negativas e positivas independentemente do sinal, obtendo-se assim a variação absoluta.
Veja exemplo a seguir:
Variação Negativa - 5 milhões
Variação Positiva - 4 milhões
Variação Total ou
contabil - 1 milhão
variação absoluta - 9 milhões ( Esse número é que deve-se tomar para medir a porcentagem de erros nos estoques )
Supondo que o total dos estoques seja 50 milhões, a variação apurada corresponderia a 18%. Enquanto a variação contábil corresponde a 2%.
Empresas que realizam inventários uma vez por ano, podem estar enquadradas em pelo menos 2 situações:
* O sistema de controle é tão eficiente que não necessita de inventários mais frequentes. Essa sistuação é bastante rara;
* A empresa está defasada em termos de controle, pois os inventários precisam estar sempre corretos, e erros de inventários podem implicar em problemas graves, como vender o que não existe ou comprar o que não precisa.
As empresas industriais ou não precisam estar com inventários corretos todos os dias, e as empresas bem gerenciadas possuem sistemas de inventários rotativos, onde a acurácia dos inventários são medidas e as variações analisadas continuamente, e os problemas encontrados são trabalhados de forma a obter melhoria continua na gestão de estoques.
Implementei um sistema de inventários rotativos que com o tempo apresentava elevado nível de acurácia. Os inventários rotativos eram validados pela auditaria externa, que dispensava a realização de inventários gerais. Efetivamente um investimento para a boa gestão dos inventários vale a pena.
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