FUJA DO E-MAIL

Transcrevo abaixo uma publicação bastante oportuna sobre a utilização dos Emails.
Sendo usúario e dependente dessa ferramanta, tenho observado o grande prejuízo à boa comunicação que os Emails acarretam quando são mal utilizados.

Na realidade trata-se de excelente ferramenta para complementar as necessidades de comunicação e registro entre funcionários das empresas e entre internautas em geral, mas infelizmente alguns passam a utilizar Emails como principal forma de comunicação, o que é totalmente errado.

Já presenciei pessoas trocando Emails e esperando por resposta, em alguns desses casos tais pessoas sentavam lado a lado no escritório. Na realidade cabe a gerência e alta administração da empresa orientar e definir regras claras para a boa comunicação.

Há algum tempo desenvolví o costume de, sempre que possível, escrever Emails, e deixa-los salvos nos rascunhos, e enviar somente depois de algumas horas por lotes. Normalmente deleto e desisto de enviar boa parte dos Emails. Nesse período de tempo transcorrido os problemas já se resolveram ou constato pela não necessidade do envio.

Vejamos uma interessante publicação sobre Emails:

Por muito tempo, acreditou-se que empresas que difundiam informação por meio de murais, jornais, revistas, e-mail e até reuniões gerenciais podiam ser consideradas modelos em comunicação interna. No entanto, para o Vice-Presidente de Recursos Humanos da Nextel, Américo Rodrigues de Figueiredo, que em agosto estará no Congresso Nacional sobre Gestão de Pessoas - CONARH - apresentando o case de comunicação interna da companhia, nada disso faz sentido se a empresa não está disposta a ouvir o que o empregado tem a dizer:

"Por incrível que pareça, ainda encontramos muitos executivos que acreditam que comunicação interna é um boletim, um informativo, um mural. Muitos pensam que se comunicar é reunir as pessoas e informá-las sobre o que se espera delas. Mas poucos compreendem que comunicação é, essencialmente, ouvir o outro", assinala.Segundo Figueiredo, a comunicação que as empresas praticam tanto com empregados quanto com seus públicos externos, inclusive a sociedade, costuma refletir os valores e a cultura da organização:

"Se a empresa reconhece que os empregados são decisivos para conquistar e satisfazer os clientes, então a comunicação assume um papel de importância fundamental. Isto é válido para todos os negócios, mas ainda mais para empresas que atuam na área de serviços, nas quais os negócios se realizam por meio do capital humano da organização", assinala.Para Figueiredo, a qualificação dos empregados, que normalmente é maior em empresas de tecnologia da informação e aquelas cuja a tecnologia assume um papel preponderante na oferta dos produtos e serviços, como é o caso de empresa de telecomunicações, estabelece a necessidade de processos de comunicação diretos, objetivos e transparentes, pois as pessoas não se contentam com meias palavras:

"Quanto maior o nível intelectual dos empregados, maior é o grau de exigência no que diz respeito às informações. As pessoas recusam meias palavras, explicações capengas e embromações e quando a empresa apela para essa estratégia não está, de fato, enganando ninguém, mas afastando os colaboradores", adverte.Os danos da comunicação via e-mail - Para o Vice-Presidente de RH da Nextel, o advento do e-mail nas organizações trouxe fatores de complicação adicionais à comunicação nas empresas. Isso porque muita gente acredita que fazer comunicação é mandar um e-mail, mas é muito comum que o envio de um e-mail promova justamente o contrário, ou seja, o aumento do ruído na comunicação entre as pessoas:

"Não estou defendendo o fim do e-mail, o que seria algo insensato. Mas o que eu quero dizer é que assuntos complexos, que exigem debate, interação, o olho no olho para se evitar mal-entendidos, não podem ser tratados por e-mail. Nesse caso, as lideranças precisam sair de suas salas, visitar as pessoas, conversar com elas, ouvi-las e só depois das coisas terem sido debatidas e entendidas é que se pode encerrar o assunto em um e-mail", adverte.Para Figueiredo, ótimas ideias foram sepultadas sob uma montanha de incompreensão por terem sido difundidas, inicialmente, por e-mail, gerando desencontros, incompreensão e resistências que terminaram por inviabilizar o projeto:"Nesse sentido, eu aconselharia as pessoas a evitarem o apelo fácil e enganador do e-mail, optando por debater suas ideias face a face com as pessoas na organização antes de formalizá-las em uma mensagem eletrônica. Se isso parece perda de tempo, com certeza o tempo perdido nos debates será economizado nas tentativas de explicar o que todo mundo entendeu errado", assinala.

Com um processo de comunicação interna abrangente, que envolve, inclusive, reuniões pessoais com os empregados, a Nextel vem administrando com sucesso um amplo crescimento de sua base de empregados, que saltou de 3.500 para mais de 4.500 em um ano. O Congresso Nacional sobre Gestão de Pessoas - CONARH - é o maior evento do setor de Recursos Humanos da América Latina e acontece entre os dias 18 e 21 de agosto no Transamerica Expocenter, em São Paulo.
Fonte:
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