Pior do que não ter um bom sistema que disponibilize Informações dos Relatórios Financeiros é ter um sistema e não usar adequadamente. Mas seguramente a má utilização das informações Financeiras é frequentemente encontrada.
A seguir destaco alguns pontos de apontam para inexistência ou má utilização de Informações Financeiras, ou ainda a existência de Sistemas Inadequados.
1- Dar mais importância para a forma do que para o conteúdo
É muito importante ter uma boa forma de apresentação de relatórios financeiros mas seguramente essa não é a parte principal de um Sistema de Reporte e Análise.
Tenho varias postagens que apontam para formatos que podemos considerar e que enriquecerá o sistema, mas existem gestores que mesmo sem um bom sistema conseguem fazer um acompanhamento, análise e tomada de decisões bem razoáveis.
Com certeza, com informações de melhor qualidade teríamos ainda melhores condições para desenvolver um sistema de Informes Financeiros. Quem já não ouviu falar da história do "Português da Padaria" que controlava sua contas em "papel de pão". Longe de ser um sistema ideal foi uma forma eficaz dentro dos recursos utilizados.
2- Informações disponibilizadas com grande atraso
É muito comum ter informações divulgadas muito tempo depois do necessário. A cada mês encerrado os Relatórios Financeiros devem estar disponíveis, distribuídos e analisados nos primeiros dias úteis do mês seguinte.
Algumas informações podem e devem ser analisadas durante o mês em que ocorrem. Nesses casos não é preciso esperar o mês encerrado mas mediante informações diárias ou mesmo em tempo real os dados devem ser acompanhados e analisados.
Itens como gastos do dia-a-dia, margens por produto e por cliente podem e devem ser acompanhados durante o mês.
3- Apresentação confusa que prejudica a análise
Tenho visto casos de informações que são agrupadas de forma inadequada. Alguns contadores classificam adequadamente uma parte das contas, já outras agrupam em contas como gastos diversos ou outras despesas gerais gastos que deveriam estar demonstrados e agrupadas por categoria.
4- Informações não confiáveis
Não é raro encontrar alguns reportes de gastos que não mostram uma determinada despesa num mês e no mês seguinte mostra duas vezes. Seja qual for a desculpa está errado.
Informações classificadas em centros de custos errados e até erros de digitação podem afetar a qualidade dos dados reportados nos Informes Financeiros.
Falta de reconciliação de contas e muitos outros itens podem contribuir para que as Informações Financeiras não sejam confiáveis.
5- Detalhamentos difíceis de serem obtidos
Trabalhando por mais de 15 anos com o sistema SAP, sei que uma das características desse sistema quando bem implementado, é podermos obter informações e detalhes através do próprio sistema, bastando ir clicando no item que desejamos abrir e os detalhes vão aparecendo até mesmo podendo chegar na imagem ou detalhamento de uma Nota Fiscal.
Mas existem sistemas onde detalhamentos precisam ser solicitados à contabilidade e por vezes o retorno pode demorar dias. Isso é pré histórico e em qualquer sistema razoável não deveria ocorrer.
CONCLUSÃO:
Esses poucos tópicos representam muito em termos de perda de qualidade das Informações obtidas através de relatórios Financeiros. Diversos outros pontos poderiam ser apresentados.
Se você identifica na sua empresa alguns desses pontos não acredite nas desculpas que podem estar justificando a ineficácia.
Boas Práticas e um mínimo de esforço profissional resolverão um a um os pontos apresentados.
Obter informações de qualidade é a parte básica e inicial de um sistema. O mais importante é a análise rápida, a divulgação oportuna e a utilização das informações para Gestão e Tomada Rápida de Decisões.
Na próxima postagem abordarei como analisar as Informações do Relatórios Financeiros.
Vejam também:
A Controladoria e os Relatórios Financeiros
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