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quinta-feira, 13 de outubro de 2016

Fechamento de Resultado Mensal com Rapidez e Qualidade - Boas Práticas no P&L

  • Fechamento de Resultado Mensal com Rapidez e Qualidade 
  • - Boas Práticas no P&L 
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Em primeiro lugar vamos esclarecer o termo P&L, bem listar os termos em inglês usados nesta postagem. Eles são muito comuns em empresas internacionais e até em empresas nacionais internacionalizadas.

P&L é o termo em Inglês para DRE ( demonstrativo de resultado do exercício, ele significa em inglês Profit & Loss ou Lucros e Perdas. 

Outros termos usados nesta postagem:

PY - Prior year ( Ano Anterior )
Plan - Plano é a mesma coisa que Budget ( Orçamento )
Actual - Real ou dados reais para o mês ou para o período acumulado
SAP - Sistema integrado de muita complexidade considerado o melhor do mundo 
Forecast ( Previsão ) - Normalmente usado  revisões do Orçamento ou Budget





Muitas empresas no meio do mês seguinte ainda estão "brigando" com os números do mês anterior e tentando fechar o resultado.

Também é muito comum que as informações registradas nos sistemas sejam retrabalhadas fora do sistema.

Um bom sistema de reporte de resultados mensais é essencial nas empresas, e para isso os resultados devem ser fechados nos primeiros dias úteis após os meses terem sido encerrados.

Isso significa que o ideal é ter o resultado fechado e os principais relatórios processados no máximo até o terceiro, ou quarto dia útil após os meses terem sido encerrados.

Em algumas empresas os resultados são obtidos logo no primeiro dia útil após o mês ser encerrado. Existem até sistemas, como o SAP, onde os resultados parciais são obtidos praticamente "on line", ficando apenas algumas informações para processamento mensal.

A distribuição das informações dos meses fechados com as principais análises prontas deve ser efetuada nos primeiros dias do mês seguinte ao mês fechado. Para isso um bom sistema de informações gerenciais deve ser competentemente operacionalizado por profissionais qualificados e devidamente treinados.

Em pequenas empresas é lógico que não dará para ter uma equipe cuidando disso, mas igualmente deve ser disponibilizada informação para posicionamento, análise e gestão do negócio.

Um bom sistema de informações gerenciais deve divulgar um demonstrativo de resultados ( DRE ou P&L em Inglês) contendo dentre outros os seguintes tópicos:

1- Informações detalhadas com demonstrativos de resultados da empresa como um todo e por unidades de negócio ou segmento, caso assim a empresa seja estruturada. O conceito de unidade de negócio implica em tratar determinados segmentos como se fossem empresas distintas, onde são mostradas receitas, custos, despesas, lucro ou prejuízos, ativos e passivos.

2- As informações devem ser demonstradas comparativamente com ano anterior e com orçamento (budget) . Algumas empresas além do Budget incluem uma linha para o Forecast ( Previsão ), que é uma espécie de Budget revisado. As variações devem ser demonstradas em porcentagem e / ou valor e devem ser justificadas no caso de serem significativas. Costumo colocar nos demonstrativos de resultados ou P&L uma coluna contendo comentários e análises sobre cada linha dos demonstrativos.

3- O Demonstrativo de Resultado ( P&L) deve ser bem detalhado possibilitando a identificação de custos e despesas variáveis e fixos. Uma linha para margem de contribuição deve ser incluída. Essa linha será representada pelas Receitas Liquidas deduzidas de todos os custos e despesas variáveis, e deve ser demonstrada em valores absolutos e em porcentagem.

4- Os custos devem ser demonstrados, além de fixos e variáveis, por categorias o que deve propiciar a identificação de materiais primas, embalagens, custos diretos de fabricação, custos indiretos de fabricação e outros custos relevantes. Os gastos com depreciações e amortizações devem ser demonstrados separadamente.

5- Incorporar diversos indicadores não financeiros como volumes, produção, giro dos estoques, das contas a receber , etc. Já vi sistemas contábeis onde algumas informações não financeiras eram reportadas gerencialmente, o que se constituía em importante informação gerencial.

6- Mostrar dados unitários como preço de venda e custos unitários. Esse valores podem ser calculados tomando-se os valores totais divididos pelos volumes. Se num demonstrativo de resultado
informamos a receita total e o volume total de toneladas vendidas, por exemplo. Podemos no caso dividindo a receita total pelo volume calcular o preço de venda unitário por tonelada. No caso, é importante que as receitas totais e os volumes possam ser demonstrados por produtos e por cliente, pois assim poderão ser efetuadas analises detalhadas do preços praticados. Da mesma forma pode-se proceder para os custos.

7- Demonstrar despesas em grupos, como administrativas e comerciais. Mostrar dados consolidados que possam ser abertos e detalhados por natureza de gastos. Normalmente nos demonstrativos de resultados as despesas são demonstradas em grandes grupos, como despesas administrativas, comerciais, etc. É importante que as despesas demonstradas por grupos possam ser abertas de diferentes formas, como por conta contábil, por centro de custos, etc.


Qualidade das informações

Muitos funcionários da área de Controladoria ou outros departamentos da área financeira são verdadeiros garimpeiros de erros, que outras áreas cometem comprometendo a qualidade e acurácia dos reportes de resultado. Alguns funcionários parecem que tem autorização para errar a vontade provocando grandes inadequações nos relatórios financeiros. Normalmente em muitas empresas as áreas contábil e financeira não cobram ou não saber cobrar a devida e necessária qualidade das informações. Por outro lado, diretores e gerentes parecem não se preocupar com os diversos problemas causados por funcionários relapsos operando sistemas ineficientes.


Resolução dos problemas e aumento da qualidade dos Demonstrativos Financeiros

Empresas devem adotar programas de melhoria contínua e cobrarem fortemente a resolução de problemas recorrentes que atrasam e acarretam informações deficientes. Para isso é essencial o apoio de diretores e gerentes. e muitas vezes pode até ser requerida a demissão de funcionários reativos e geradores de problemas.


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