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segunda-feira, 27 de março de 2017

Implantação de um Sistema de Custos - Por onde começar?

costs system


Está ai uma questão que preocupa a muitos.

A grande maioria dos sistemas de custos são de pouca utilidade para a efetiva gestão e entendimento dos custos.
[highlight]Ao pensar em um sistema de custos grande parte dos gestores deixam de se preocupar com a parte mais importante e partem para a definição do que a meu ver é secundário.[/highlight]
[highlight]Antes de qualquer coisa cuide da qualidade das informações que irão alimentar o seu sistema de custos.[/highlight] Se não houver qualidade nelas de nada vai adiantar se você usa o melhor ERP do mundo ou se utilizará o mais avançado de sistema de custos como Activity Based Costing, Target Costing, UEP, ou seja lá o que for.
[highlight]Nas redes sociais consultores e gestores de custos mostram seus sistemas a eles mesmos como as melhores soluções em termos de sistemas de custos, mas raramente apontam o melhor caminho para a implantação de um sistema de custos[/highlight].
O [highlight]primeiro passo para a implantação de um sistema de custos é assegurar qualidade das informações que o sistema de custos irá tratar[/highlight]. Isso deverá incluir:

- Abertura, controle e encerramento correto das ordens de produção.
Independentemente do tipo de produção as OP´s, OF´s ou seja qual for o nome que se dê ao serem encerradas devem ter as quantidades e valores reais consumidos comparados com os valores teóricos ou padrões. [highlight]Em muitas empresas as ordens são fechadas com erros e muitas vezes as áreas de custos sofrem para remediar ou ajustar os inúmeros erros contidos nas nas ordens. Logo, se a empresa não tiver um controle de ordens de produção com alta qualidade, antes de implantar o sistema de custos deve assegurar a devida acurácia nos processos envolvidos[/highlight]. Isso pode requerer treinamentos, mudança de postura, comprometimento e suporte da chefia e gerencia envolvidos e em último caso, funcionários que não tenham o perfil necessário devem ser substituídos.

- Controle dos estoques eficaz
Em grande parte das empresas, eu diria que [highlight]na maioria, os problemas com estoques errados são cada vez maiores[/highlight]. Os funcionários e principalmente as lideranças envolvidas devem ter claro o fato de que apenas uma opção existe na área de estoques.[highlight] A opção é fazer correto no momento e na forma devidos. No momento correto significa que ao movimentar um material imediatamente tal fato deve ser registrado no sistema. Nas empresas é muito comum deixar para depois, ou se esquecer de fazer o devido registro no sistema. Na forma devida significa observar todos os procedimentos devidos o que pode implicar em registrar lotes, locais, além de identificar e assegurar o cumprimento de todos os processos necessários.[/highlight]



Cal.mail.folha.uol.com.br/calendar/?mode=alarm&master=1&esid=webmail-afiliados|d0MvcmMrc1FnMG1EQXYrMTFRZkxERU9qaWRUQzdhMis2N25aN3A3RUtDQ1Nmd09CQnhxbzdUU3ZFWlhtZFNhRjlvZDIyOUJQd2dYdi9SamdKK1JESFpERGlUd3g5U3Z&neutral=1- Cadastros devidamente efetuados no sistema
Este é um outro tópico onde frequentemente encontramos problemas. [highlight]Os cadastros devem estar nas mãos de poucas pessoas e serem muito registrados, documentados e controlados. Empresas sofrem muito por problemas nos cadastros. Além de fazer os cadastros eficazmente é necessário que as alterações de cadastros sejam documentadas de forma a podermos rastrear eventuais divergências.[/highlight][highlight][/highlight]
Ai estão os três elementos que devem preceder uma implantação de custos. Alguns profissionais sabendo da baixa qualidade desses três elementos acreditam que a implantação de um sistema de custos irá ajudá-los a reduzir os problemas. Na realidade, esse entendimento está errado pois sistemas de custos têm como condição para funcionarem bem uma boa qualidade nas informações que serão pelos sistemas tratadas.

Assegurada qualidade nos três elementos abordados ai sim pode-se dar continuidade à definição do sistema de custos. Falaremos sobre isso nas próximas postagens.
arilopes@folha.com.br


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