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quinta-feira, 11 de fevereiro de 2016

Controladoria - Boas Práticas nos Ativos Fixos.



Muitas empresas ainda não adotam práticas adequadas no controle dos ativos fixos. O resultado se reflete em perdas das mais variadas formas e em números errados refletidos nos demonstrativos contábeis.

Não pensem que a falta de boas práticas nesse item ocorre apenas nas empresas nacionais. Já vi grandes multinacionais com enorme descontrole nos ativos fixos.

Assim como nos estoques, os ativos fixos requerem um controle permanente e não apenas serem inventariados de tempos em tempos, normalmente uma vez por ano, ou em períodos ainda maiores.

Por outro lado, pouco se escreve sobre práticas saudáveis no controle dos ativos fixos e, cada empresa adota o que lhe parece mais conveniente.

Atualmente os ativos fixos  sofrem uma movimentação bem maior do que ocorria décadas atrás, isso porque muitos ativos ficam em poder de funcionários e em poder de terceiros ( fornecedores e clientes ).

Muitos funcionários ficam em poder de notebooks, black barries, veículos e outros bens que precisam ser muito bem controlados, precisam de seguro, devem ter política de uso e padrões de controle muito bem executados.

Fornecedores de serviços terceirizados podem ficar em poder de alguns ativos fixos das empresas. No caso, esses ativos precisam ser bem controlados e a empresa que transfere a posse deve ter as condições de uso definidas por contrato.

Algumas empresas costumam transferir para clientes equipamentos e instalações para seus usos, em contrapartida a contratos de fornecimento com exclusividade ou não. Nesse caso, deve-se fazer com o cliente um contrato de comodato. Ativos em comodato precisam ter seguro e potenciais perdas precisam ser previstas e provisionadas. Na prática os custos não recuperáveis de ativos cedidos a terceiros em contrapartida a vendas efetuadas, são efetivamente perdas não recuperáveis que deverão estar cobertas pelos preços de venda praticados.

Já ativos que não saem da empresa podem sofrer movimentação dentro da própria empresa. No caso eles são transferidos entre centros de custos ou até mesmo entre unidades da empresa situadas em locais diferentes. As empresas devem assegurar que no caso de transferências internas, o registro contábil seja imediatamente adequado. No entanto, na prática não é isso que ocorre, ativos são movimentados e em muitos casos a contabilidade é última a saber, pois não há controle e por vezes nem normas que assegurem um controle permanente dos ativos fixos.

Ativos fixos precisam ser identificados fisicamente através de plaquetas de identificação. O ideal é que as identificações dos ativos sejam feitas através de códigos de barra. 

Ativos em desuso ou obsoletos devem ser baixados ou provisionados contabilmente. Muitas empresas esperam para fazer inventário anual ou em períodos maiores. Na ocasião surgem perdas enormes. Em muitos casos as perdas são simplesmente contabilizadas e não ocorre análise dos motivos, nem a adoção de medidas corretivas para evitar mais perdas futuras. Vale lembrar que no caso de baixas de bens de ativo fixo, por desaparecimento, danificação, roubo, etc, uma análise detalhada deveria ser efetuada e medidas corretivas adotadas.

As empresas precisam auditar como os ativos fixos estão sendo usados. Práticas saudáveis de uso dos ativos fixos devem ser asseguradas fazendo com que as empresas otimizem a utilização dos ativos.

Outro aspecto relevante diz respeito à utilização da capacidade instalada. Empresas com baixa utilização da capacidade instalada incorrem em elevados custos fixos dos ativos ociosos, prejudicando a rentabilidade e a saúde financeira. No caso, deve-se avaliar a aplicação das normas contábeis devidas.

Nas áreas de manufatura práticas adequadas de manutenção e produção podem ter forte impacto na qualidade e conservação dos ativos, por conseqüência favorecendo a rentabilidade da empresa.

Dentro ou fora da empresa, os ativos fixos precisam ter cobertura adequada de seguros que deverão abranger uma serie de perdas, incluindo incêndio, roubo, riscos cessantes e outros. Boas condições na infra estrutura minimizam os custos das apólices de seguro e consequentemente minimizam custos indiretos com ativos fixos.

A boa gestão dos ativos fixos requer dentre outras coisas normas adequadas de uso e movimentação, requer boa utilização da capacidade instalada, contabilização adequada, auditorias periódicas e tudo o mais que possa ser acrescido para melhorar o controle e utilização dos ativos.

A seguir menciono alguns problemas frequentes encontrados nos Ativos Fixos das Empresas:

1- Desaparecimento
2- Transferências internas sem o devido registro no contábil
3- Manter lixo nos ativos fixos
4- Roubo
5- Perda de Controle / Não saber onde se encontra o bem
6- Anarquia em moldes e modelos
7- Não dar baixa contábil em itens descartados, sumidos ou sucateados
8- Não existir norma sobre controles dos AF´s
9-Descontrole em projetos
10- Descrições inadequadas e insuficientes
11- Imobilização em imóveis de terceiros não registrada
12- Falta de seguro
13- Pagar seguro mais alto por falta de gestão na área
14- Aumento de periculosidade
15- Falta de um responsável para os processos que envolvem AF´s
16- Gastos de Manutenção contabilizados como AF para melhorar resultados
17-  Ativos Fixos contabilizados como despesa por falta de verba de investimento
18- Falta de plaquetas de identificação.
19- Inexistência de registro analítico
20- Ativos emprestados sem acompanhamento
21- Falta de avaliação de produtividade no uso dos AFs
22- Falta de um sistema de controle de investimentos em AF´s com verbas atribuídas por projeto

Muito outros itens poderiam ser adicionados. Esses são apenas alguns exemplos.
No controle dos ativos com relação a margem de erro, o descontrole outros problemas o céu é limite, mas as oportunidades de melhoria são proporcionais.

Arilopes@folha.com.br

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