sexta-feira, 22 de setembro de 2017

9 métricas de contas a pagar



9 métricas de contas a pagar para otimizar seu processamento de fatura


Métricas de contas a pagar
Ao automatizar seus processos de contas a pagar (AP), é essencial que você rastreie algumas métricas-chave. Nesta publicação, explicaremos por que isso é importante, quais métricas de contas a pagar para rastrear e como usar cada um para melhorar seu sistema de processamento de fatura.
No final, você deve poder endividar seus fluxos de trabalho AP e otimizar consideravelmente seus processos de fatura. Vamos lá.

Por que você deve rastrear métricas de contas a pagar?

O rastreamento de suas métricas AP é benéfico de muitas maneiras, mas o objetivo final é medir e analisar resultados para melhoria. Sem rastrear, medir e analisar suas métricas de forma regular, será difícil identificar áreas de AP que exijam mudanças.
Essas métricas são indicadores de desempenho chave (KPIs), que podem ser usados ​​como valores mensuráveis ​​para mostrar com que eficácia sua equipe de AP está cumprindo metas e alcançando os objetivos departamentais e determinar como aproveitar ao máximo o tempo e os recursos. Se você não acompanhar suas métricas de contas a pagar, talvez você não saiba o quão produtiva é sua equipe ou a sua potencial produtividade.
Contas a pagar
O rastreamento também fornece uma visibilidade mais clara em seus processos de fatura e etapas de aprovação. A visibilidade é importante para a eficiência e o crescimento.Ele permite que você veja o que está funcionando e o que não está em sua estratégia de AP atual. Com isso, você poderá tomar decisões com base em dados, em vez de adivinhar com base em informações limitadas.
Se puxar alguns números para obter melhores resultados soa intrigante para você, continue lendo para descobrir os KPIs mais importantes para contas a pagar.

As principais métricas de contas a pagar para rastrear

Métricas de contas a pagar
1. Número total de faturas recebidas dentro de um determinado período de tempo. Antes de medir qualquer métrica, você deve seguir o número total de faturas que entram no departamento de contas a pagar dentro de um determinado período de tempo. Pode ser diariamente, semanalmente, mensalmente ou mesmo anualmente. Este conhecimento lhe dará uma ideia do volume de trabalho normal e permite definir algumas linhas de base para facilitar a medida de outras métricas.
O número total de faturas recebidas diretamente depende do tamanho da sua organização - quanto maior a empresa, mais contas tem que pagar e mais facturas serão recebidas.
2. Número total de faturas processadas como uma porcentagem do número total de faturas recebidas dentro de um período de tempo. A razão para rastrear esta métrica é medir a taxa de trabalho da sua equipe de AP.Para análise de longo prazo, como três ou seis meses, esse número deve ser superior a 90%.Se não estiver, então algo está errado e você precisa reavaliar sua estratégia.
Poderia haver estrangulamentos não identificados que retardam os processos ao longo do caminho? Algumas partes dos fluxos de trabalho do AP ainda são gerenciadas manualmente? Existem problemas com exceções? Seja qual for a obstrução, identifique-a e remova-a.
Esforçar-se para melhorar esta métrica irá melhorar a eficiência e a eficácia da sua equipe.
3. O custo médio por fatura. O custo é uma das métricas de contas a pagar mais importantes para rastrear, pois você poderá obter informações sobre fatores que o conduzem. Você também poderá encontrar formas de reduzir seus gastos com fatura e reduzir custos.
No rastreamento de custos de fatura, considere coisas como taxas de software, suporte de TI pago, custo de hardware, salários e benefícios do pessoal, despesas gerais gerenciais e outras coisas de conseqüência financeira.
O tipo de fatura também é importante, uma vez que as exceções e as faturas não-PO são mais dispendiosas para processar que as faturas diretas e baseadas em PO, respectivamente.
Geralmente, o custo de um sistema automatizado é inferior ao custo da operação manual. Com a automação, você não terá que gastar muito dinheiro na entrada manual de dados, pois você poderá capturar automaticamente os dados da fatura rapidamente.
Automação de fluxo de trabalho
4. Tempo de ciclo da fatura. Aqui é onde você rastreia o tempo médio de recebimento / pagamento. Ele mede o tempo médio de trabalho necessário para processar uma fatura desde quando é recebida quando é paga e arquivada.
Esta métrica pode ajudá-lo a identificar quais tarefas ocupam mais tempo, e geralmente informa você como seu time gasta seu tempo.Um tempo de ciclo de faturamento baixo é definitivamente uma coisa boa. Se for alto, você deve agilizar seus processos de AP para acelerar seus fluxos de trabalho. A automação completa é a melhor maneira de fazer isso.
Ao acelerar os fluxos de trabalho, você poderá eliminar as penalidades em atraso e tornar sua empresa mais facilmente elegível para descontos de pagamento antecipado.
5. Taxa de pagamentos errados como percentual do pagamento total . Esta métrica mede o número de pagamentos errôneos feitos durante um determinado período de tempo, dividido pelo número total de faturas pagas ao longo do mesmo período de tempo. Embora os humanos cometem erros, você quer que esse número seja baixo.
Pagamentos duplicados, pagamentos em excesso e outros pagamentos errôneos podem ser um enorme dreno sobre as finanças da empresa.
Um dos principais objetivos da automação é reduzir erros e minimizar pagamentos incorretos. A automação do fluxo de trabalhofacilita o rastreamento de pagamentos incorretos. Isso significa que a automação do fluxo de trabalho pode ajudá-lo a identificar buracos em seu processo que produzem erros, permitindo que você consiga corrigi-los rapidamente e talvez até recuperar o dinheiro de seus fornecedores.
6. Taxa de exceções como porcentagem do número total de faturas processadas. Você deve pressionar por um sistema que o permita processar rapidamente a maioria de suas faturas sem qualquer problema.
Mesmo com um sistema automatizado, algumas faturas podem ser marcadas como exceções devido a discrepâncias no final do fornecedor.As faturas que resultam em uma exceção geralmente requerem intervenção manual (como corrigir um campo) antes de serem aprovadas para pagamento. E uma vez que as exceções custam mais para processar que as faturas diretas, faz sentido rastrear a taxa de exceções.
Isso ajudará você a identificar fontes comuns dessas exceções (como fornecedores com a maioria das exceções em suas faturas), motivos comuns para as exceções e maneiras de resolvê-las facilmente.
Medições
7. Descontos captados como uma porcentagem dos descontos oferecidos.Embora a maioria dos fornecedores geralmente ofereça descontos para pagamentos antecipados, uma empresa pode não conseguir marcar todos os descontos para os quais eles são elegíveis.
Você deve tentar obter o maior número possível de descontos para economizar custos e melhorar a linha de fundo da sua empresa. A automação do fluxo de trabalho irá ajudá-lo a fazer isso, mas, para não deixar pedra nenhuma, é importante rastrear a taxa de descontos captados como uma porcentagem dos descontos totais oferecidos pelos fornecedores.
Seguir esta métrica irá ajudá-lo a saber por que os descontos foram perdidos e apresentá-lo com formas de responder de acordo.
8. Facturas eletrônicas como porcentagem do total de faturas recebidas. As faturas eletrônicas são mais rápidas e mais baratas para processar, pois você não perde tempo e recursos digitalizando e capturando dados.
O objetivo do rastreamento desta métrica é conhecer a porcentagem (e os tipos) de fornecedores que os enviam, de modo que você esteja melhor equipado para eliminar faturas em papel. Quanto mais facturas eletrônicas você recebe, menos tempo e dinheiro você gasta para processá-los.
9. Número de operadores AP. Esta métrica mede o número de trabalhadores que processam uma certa quantia de faturas dentro de um período de tempo.
Um sistema automatizado de processamento de fatura foi projetado para ajudá-lo a fazer mais com o mínimo de força de trabalho necessário.
Ao rastrear o número de trabalhadores de AP, você é capaz de medir a eficiência e encontrar formas de reduzir o número de funcionários, tudo ao fazer mais. Aponte para manter esta métrica baixa sem sacrificar a eficiência e a qualidade do trabalho. Se você se encontrar com um número alto aqui, talvez seja necessário reavaliar seu sistema de processamento de faturas.
Um volume elevado de faturas ainda requer toque manual mesmo depois de automatizar seu sistema? Os membros da sua equipe realmente estão implementando o novo sistema automatizado?
Tudo o que está acontecendo, resolver o problema ajudará a reduzir o número de trabalhadores humanos e libertar o tempo de seus funcionários para fazer tarefas mais importantes e reduzir os custos no processo.
Automação de fluxo de trabalho de contas a pagar
O especialista em gestão e autor Peter Drucker é muitas vezes citado como dizendo: "O que é medido é melhorado." Certamente é verdade para os negócios hoje. Se você quer melhorar ao tornar seu processamento de fatura tão suave e simplificado quanto possível, enquanto desfruta de excelentes retornos em seu investimento em uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho, então você definitivamente precisa rastrear, medir e usar suas métricas de contas a pagar.
Isso deve ser feito de forma regular, seja mensalmente, trimestralmente, a cada seis meses - seja o que for mais sensato para a sua organização.
Comece simples com um pequeno número de métricas e depois melhore.


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Ariovaldo Lopes da Silva – Mestre em Ciências Contábeis, Economista, Professor universitário por 20 anos e executivo de empresas por 40 anos, sendo último cargos ocupados com carteira assinada de Controller para America Latina na Henkel e Diretor Financeiro na Mauser. Atualmente é Palestrante, Consultor e Empresário. Possui mais de 200 artigos sobre Controladoria, Finanças e Gestão de Empresas. 

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